Configurar ajustes de archivado

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Validar o cambiar el usuario autenticado

Para ver el nombre de usuario, el correo electrónico, el Id. de usuario o cambiar el Usuario autenticado, vaya a la ficha Usuario autenticado.

Configuración de archivado

• Configurar el periodo de protección de datos de Salesforce: Establezca un periodo de protección predeterminado de hasta 365 días basándose en la LastModifiedDate. A menos que establezca valores personalizados, Periodo de protección de datos de Salesforce evita el archivado de registros modificados recientemente.
• Omitir la protección de datos para actualizaciones de usuario de integración: Omitir la protección para registros actualizados por el Usuario de integración.
• Utilizar eliminación permanente durante el archivado: Elimine registros de forma permanente en vez de enviarlos a la papelera. Esta configuración requiere el permiso de usuario Eliminación masiva de la API. Si un registro tiene secundarias de búsqueda, se envía a la Papelera incluso si este parámetro está activado.
  

  Nota Esta configuración requiere permisos de API masiva. Para obtener más información, consulte Permisos de eliminación masiva de API de Salesforce.
• Archivar cuentas con oportunidades cerradas-ganadas: Archive cuentas con oportunidades Cerradas-Ganadas, sustituyendo la protección de datos predeterminada de Salesforce.
• Excluir objetos específicos del archivado: Excluya tipos de objetos, como Noticias en tiempo real, Historial, Compartir u objetos con campos de fórmula, de todos los procesos de archivado. Estos objetos se eliminan de Salesforce y se excluyen de Archivo.
  

  Nota Los campos omitidos aparecen vacíos en Búsqueda de archivo.
• Configurar ajustes de cuenta personal: Visualice registros secundarios de Contacto personal para Cuentas personales.

  Esta función solo está disponible si está activada en su organización.

• Misma raíz y filtro secundario: Archive un objeto filtrando los Id. de raíz donde un registro secundario es del mismo tipo que el registro raíz.
• Excluir registros con archivos externos: Evitar el archivado de archivos vinculados a referencias externas.
• Excluir ContentDocuments con principales no archivados: Excluya ContentDocuments relacionados con registros raíz que permanecen sin archivar.
  

  Nota Un ContentDocument solo se archiva si el registro raíz archivado es la última o única relación con ContentDocument.
• Reintentar eliminación masiva: Cuando Eliminación masiva está activa, la API de Eliminación masiva gestiona registros principales sin registros secundarios de búsqueda. Si una operación de eliminación falla, la operación se reintenta en lotes más pequeños para mejorar los índices de éxito.
• Archivar mensajes de correo electrónico con tareas relacionadas: Archive un EmailMessage y todos sus registros Tarea relacionados.
  

  Nota Correo electrónico mejorado debe estar activado.
• Archivar firmas digitales: Archive registros de firma digital recopilados en Salesforce Field Service cuando se archiven sus registros raíz relacionados.
• Activar el archivado de objetos con nombres de relaciones que faltan: Agregue compatibilidad de eliminación en cascada para objetos sin un nombre de relación definido en su esquema.
  

  Advertencia Los objetos archivados con esta configuración activada no se pueden desarchivar más adelante porque el sistema no tiene ninguna ruta de relación a seguir para la restauración.
• Gestión de objetos secundarios no admitidos: Controla cómo gestionan las políticas de archivado los objetos secundarios que no se pueden archivar. Cuando se activa, las políticas omiten objetos secundarios no compatibles en vez de fallar. Cuando se desactiva (predeterminado), las políticas fallan cuando encuentran un objeto secundario no compatible, requiriendo ajuste manual. Archive excluye objetos no creables de políticas porque los datos archivados no se pueden desarchivar si el objeto no admite la creación de registros.
  

  Advertencia Cuando esta configuración está activada, las políticas omiten objetos secundarios, lo que puede causar pérdida de datos o relaciones huérfanas cuando archiva registros raíz.
• Importe datos desde un origen de Heroku a Salesforce: Active desarchivar registro desde Formato archivado e importe datos desde un origen de Heroku a Salesforce.

Configuración de desarchivar

• Periodo de retención no archivado: Especifique el periodo de retención, en días, para evitar que se vuelvan a archivar registros no archivados recientemente.
• Conservar el número de caso original: Al desarchivar un registro de caso, cree un campo personalizado para preservar el número de caso original.
• Anular EmailMessage creado por preinserción de Id.: Borre el Id. de Creado por original para mensajes de correo electrónico.
• Reintentar automáticamente errores de validación de direcciones de correo electrónico: Intenta desarchivar si las restricciones de dirección de Salesforce causan un fallo. El campo ValidatedFromAddress se borra y la operación se reintenta utilizando el FromAddress para restaurar el registro.
• Desarchivar registros de historial: Restaure registros de historial a una copia del objeto de historial original.

  Para restaurar registros de historial, cree un objeto personalizado con un sufijo Copiar, como Copiar historial de cuenta. A continuación verifique que todos los campos del nuevo objeto de historial coinciden con los campos del objeto de historial original.

• Gestionar bibliotecas privadas durante el desarchivado: Borra o ajusta automáticamente campos ContentVersion que hacen referencia a la biblioteca privada de un usuario durante el desarchivado. Esta configuración evita errores durante operaciones de desarchivado o al desarchivar contenido de usuarios anteriores cuyas bibliotecas privadas ya no existen.
• Desarchivar gestión de referencias relacionadas: Seleccione una de estas opciones para referencias relacionadas durante el desarchivado.
  • Ignorar referencias relacionadas: Anule el archivado solo del elemento seleccionado sin afectar a otros registros. Este valor es el valor predeterminado.
  • Anular vínculos de referencia relacionados: Elimine referencias a otros registros fuera del proceso de archivado.
  • Desarchivar con referencias relacionadas: Desarchive registros relacionados y mantenga relaciones.
• Usuario de integración para propietarios inactivos: Cuando el propietario del registro original está inactivo, Archive asigna el registro al Usuario de integración y reintenta la operación de desarchivado.

Configuración de purga

• Datos archivados protegidos de la purga: Defina el número de días que los datos archivados están protegidos de las políticas de purga, que eliminan datos de forma permanente.

Opciones de búsqueda y visualización

• Formato de búsqueda de archivo: Seleccione hasta 15 campos para el formato.
  

  Nota Los campos no indexados pueden tardar más en recuperarse.
• Formato de búsqueda de componente de archivo: Seleccione hasta 15 campos para el formato.
• Configuración de campos de índice: Seleccione múltiples campos de uno o más objetos para enviar para indexar.

  Identifique campos no indexados y verifique cuántos campos permanecen en su cuota.

• Archivar reglas de restricción de componentes: Cree reglas para restringir los datos visibles en el componente Archivar. Puede restringir hasta 5 objetos. Los usuarios solo pueden ver registros secundarios que siguen la configuración de colaboración de su organización.

  Para obtener más información, consulte Reglas de restricción de componentes de archivo.

Configuración de exportación

• De forma predeterminada, para probar la conexión con su destino externo, Archive redacta un pequeño archivo de prueba y luego lo elimina inmediatamente. Esta prueba estándar verifica que la aplicación tiene permisos de escritura (PUT) y ELIMINAR. Para omitir el paso de eliminación de esta prueba, seleccione Comprobar conexión solo mediante PUT. Cuando se activa, la prueba de conexión solo escribe el archivo y confirma una escritura correcta.
• De forma predeterminada, la aplicación Archive filtra y excluye automáticamente objetos con sufijos estándar, ya que normalmente contienen datos del sistema generados automáticamente o información de auditoría.

  Para desactivar este filtro e incluir estos tipos de objetos en su exportación, seleccione Sufijos incluidos. Esta configuración se aplica a objetos con estos sufijos.

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• Al igual que los objetos de sufijo estándar, los objetos de LiveChatTranscriptEvent se excluyen automáticamente de las exportaciones de forma predeterminada. Para incluir este tipo de objeto específico en su archivo, seleccione LiveChatTranscriptEvent Included.

• Algunos extremos de almacenamiento, como AWS S3, requieren que un encabezado Cifrado del lado del servidor (SSE) esté presente de forma explícita para aceptar la conexión y aplicar el cifrado del lado del servidor. Para incluir el encabezado de SSE en todas las solicitudes de exportación, seleccione Enviar encabezado SSE explícitamente.