Начало работы с приложением «Архивирование»

Настройте компонент «Архивирование» и управление загрузкой, чтобы предоставить конечным пользователям интуитивный доступ к архивным данным в вашей организации. См. раздел «Требования к полномочиям проверенного пользователя для архивирования».

• Установите последовательность, повторив этапы конфигурации в целевой производственной среде.
• Убедитесь, что проверенный пользователь и любые дополнительные администраторы Salesforce, выполняющие действия администратора архивирования, имеют набор полномочий «Администратор архивирования». Назначьте соответствующие наборы полномочий конечным пользователям. См. раздел «Требования к полномочиям проверенного пользователя для архивирования».

Решите распространенные проблемы и просмотрите журналы ошибок, чтобы обеспечить безупречную работу политик архивирования. См. Распространенные ошибки и предупреждения в приложении архивирования.

Узнайте, как прервать середину операции политики или восстановить записи из завершенных операций архивирования. См. Вкладка «Архивные действия».

Ваша подписка содержит отдельные лицензии (SKU) для хранения файлов и данных. Чтобы отслеживать потребление, управлять доступным пространством и не выходить за пределы ограничений, см. «Архивировать панель мониторинга» на начальной странице. См. Архивирование панели мониторинга (Начальная вкладка).

Стратегическое управление данными

Чтобы предотвратить медленную или прерываемую производительность, рекомендуем удалить данные вручную или архивировать их. Удаление инициирует необратимое удаление сведений. Архивирование посредством приложения «Архивирование» сохраняет доступ к данным и предлагает автоматизацию, безопасность и доступность, необходимые для поддержки экономной организации без потери архивного контекста.

Автоматическое управление жизненным циклом

Разработайте автоматизированные политики, сокращающие время, затрачиваемое администраторами на задачи управления данными.

• Настраиваемые правила сохранности: Определите время архивирования записей на основе настраиваемых критериев, например, «Закрытые и нереализованные возможности старше 2 лет».
• Запланированное выполнение: Установите политики на выполнение ночью, еженедельно или ежемесячно.
• Сохранение взаимосвязи: Приложение автоматически определяет и архивирует связанные дочерние записи, например, «Задачи» и «Примечания», вместе с корневой записью.

Непрерывный доступ к данным

Архивные данные остаются доступными, не загромождая оперативную организацию. Таким образом, администраторы могут извлекать архивные данные, когда и где они нужны.

• Компонент архивирования: Добавьте компонент «Архивировать» в стандартные макеты страниц, чтобы пользователи могли просматривать архивные связанные списки непосредственно в оперативной записи.
• Параметры отмены архивирования: Если бизнесу нужны изменения, авторизованный пользователь может восстановить запись и все ее исходные взаимосвязи обратно в оперативную организацию одним щелчком мыши.

Повышение доступности и соответствия

Хотя итоговые значения хранилища данных важны, подробные сведения об использовании данных отображают, где пользователи проводят большую часть времени. Сведения о наиболее и наименее используемых данных помогают выбрать данные для хранения в активном производстве, архивации или удаления.

• Анализатор хранилища: Визуализируйте рост объекта и прогнозируйте время достижения пороговых значений хранилища.
• Расширенная безопасность: Архивные данные шифруются и доступны только для чтения, чтобы соответствовать требованиям GDPR, HIPAA или CCPA.
• Неизменяемые контрольные журналы: Защитите от случайного изменения архивных данных, уменьшив при этом активный выброс данных.

Если организация превышает 80% ограничения хранилища, производительность системы может ухудшиться. Архивирование записей до достижения 100% загрузки предотвращает ошибки «Полная система» и обеспечивает более быструю отчетность и индексацию.

Архивное хранилище состоит из следующих разных типов.

• Хранилище данных: Сохранение текстовых значений и значений полей записи.
• Хранилище файлов: Сохраняет связанные вложения и изображения.

Отдельное вычисление двух типов обеспечивает доступность списка «Связанные файлы» для архивных записей.

Перед покупкой или инициализацией единиц вычислите текущее использование и требуемый буфер.

Сценарий 1: Устранение избытка (использование > 100%)

Если ваша организация превышает ограничение, очистите избыточность и создайте буфер, чтобы избежать повторного достижения ограничения.

Текущее состояние: Использование 115% (11,5 ГБ используется при ограничении 10 ГБ).

Цель: Очистите избыточные 1,5 ГБ и добавьте буфер на 2 ГБ (20% от ограничения).

Общее количество необходимых архивов: 4 ГБ (округлено вверх).

Результат: Использование оперативного хранилища организации падает до 80%, восстанавливая оптимальную производительность.

Сценарий 2: Активное обслуживание (использование при 80%)

При 80% использовании производительность организации начинает снижаться. Архивирование теперь предотвращает ошибки System Full до их появления.

Текущее состояние: Использование 80% (8 ГБ используются при ограничении 10 ГБ).

Цель: Переместите буфер размером 20% (2 ГБ) в хранилище архивирования.

Общее количество необходимых архивов: 2 ГБ.

Результат: Использование оперативного хранилища организации падает до 60%, обеспечивая более быструю отчетность и индексацию.

Q: Почему мне нужно платить за хранилище данных и хранилище файлов?

A: Эти два типа обрабатывают разные типы информации. Хранилище данных сохраняет фактические значения текста и полей записей. Хранилище файлов сохраняет изображения и вложения. Хранение этих объектов отдельно обеспечивает отображение связанных файлов в архивных записях.

Q: Можно ли редактировать или составлять отчеты по архивным записям?

A: Нет. Архивные записи доступны только для чтения и недоступны для редактирования или добавления в стандартные отчеты Salesforce. Чтобы изменить или создать отчет по этим записям, сперва отмените их архивирование для восстановления в оперативной среде.

Q: Зачем добавлять буфер 20%?

A: Архивное хранилище наиболее эффективно, если оно обрабатывает не только переполнение. Архивирование избыточного количества и 20% буфера инициирует удаление неактивных записей и файлов, что позволяет быстро и оперативно работать организации.

Q: Почему использование хранилища более 80% является проблемой?

A: Производительность организаций с использованием хранилища выше 80% снижается. Действия на данном этапе предотвращают замедление системы.

Q: Можно купить полгигабайта?

A: Нет. Архивное хранилище инициализировано целыми единицами (целыми). Если результатом вычисления является десятичное число, всегда округляйте к следующему целому числу, чтобы обеспечить полное покрытие.

Q: Как отслеживать архивное хранилище?

A: Вы можете отслеживать использование данных методов.

• После покупки «Архивировать» анализатор хранилища инициализирован в вашей организации. Эта панель мониторинга предоставляет визуальное представление тенденций хранения и помогает определить, какие объекты растут быстрее всего.
• Вы можете отслеживать общие показатели хранилища посредством автоматизированной ежемесячной сводки организации Salesforce, которая сообщает об использовании за последний месяц, отправленной на электронную почту контакта для выставления счета Salesforce.

Q: Что произойдет, если я превышу лимит хранилища «Архивировать»?

A: Если ваши потребности архивирования превышают исходную покупку, вы можете добавить больше нагрузки к подписке в любое время. Чтобы обеспечить бесперебойное обслуживание и не выходить за пределы ограничений, обратитесь к менеджеру по работе с клиентами для предоставления дополнительных единиц хранения.