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開始使用封存應用程式
「封存」應用程式透過將歷程記錄資料移出您的組織,協助您管理儲存成本並提升效能。
若要確保您的首展安全,請遵循此工作流程。
- 在生產環境中設定。
- 在 Sandbox 中驗證。
- 部署「封存」原則。
- 使用封存應用程式最大化組織效能
隨著資料的成長,管理資料的複雜度也隨之增加。「歸檔」應用程式是一種功能強大的工具,專為協助 Salesforce 管理員主動管理儲存空間限制,同時保護歷程記錄資訊的安全性和可存取性。透過將未啟用的記錄和附件移至專用封存類型,您可以還原系統速度,並確保您的組織保持高效能環境。 - 計算封存應用程式儲存空間需求
歸檔未啟用的記錄和檔案附件以維護合規性並降低儲存成本。將儲存空間用量保持在 80% 或以下可確保最高的系統效能,並避免在「封存」應用程式中編製索引的延遲。 - 封存應用程式儲存空間計算工作表
計算您在「封存」應用程式中封存資料與檔案所需的儲存空間量。 - 封存應用程式儲存策略案例
根據您目前的組織狀況決定您需要的「封存」儲存空間。 - 封存應用程式儲存空間問與答
在「封存」應用程式中計算和監視儲存空間用量的常見問題。
初始生產組態
在 Sandbox 中進行測試之前,請先在您的生產環境中建立基礎。
- 將「封存管理員」權限集指派給您自己,以及管理應用程式的任何其他管理員。請參閱「歸檔管理員權限集」。
-
完成「生產組織」內的初始驗證流程以連結服務。
重要 此步驟與 Hyperforce 使用者無關。
Sandbox 對齊方式
當您設定生產環境時,請對齊 Sandbox 環境以反映授權狀態。
- 移至 Sandbox 組織。
- 使用「比對生產授權」功能。
- 如果 Sandbox 中缺少授權或功能,請遵循 如何在不重新整理 Sandbox 的情況下比對生產和 Sandbox 授權中的步驟。此 Salesforce 支援影片示範如何讓 Sandbox 辨識啟用的「封存」訂閱。請參閱缺少 Sandbox 中的 授權或功能。
在 Sandbox 中建立與測試原則
在 Sandbox 中建立原則,以確保原則符合您的業務規則。
- 使用「相關物件選取」建立「封存」原則。例如,您可以封存 ContentDocuments 和 EmailMessages 搭配相關工作。請參閱 建立歸檔原則。
-
執行原則之前,請確認已驗證的使用者擁有所有必要欄位的存取權。請參閱執行封存欄位級安全性 (FLS) 報告。
重要 此步驟與 Hyperforce 使用者無關。
- 在您測試歸檔記錄後,請確認您可以成功取消歸檔測試記錄。請參閱 從封存搜尋或封存元件取消封存。
- 檢閱使用特定原則類型時機的原則。請參閱封存應用程式中的「保留與清除原則」。
設定使用者體驗
設定「歸檔」元件和下載控制項,以提供一般使用者對組織內已歸檔資料的直覺式存取權。請參閱封存的 已驗證使用者權限需求。
- 決定哪些使用者需要權限才能檢視記錄、設定原則和取消封存記錄。
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設定「歸檔」元件以顯示 Salesforce 記錄內的歸檔資料。請參閱在封存應用程式中設定封存元件。
若要深入瞭解「歸檔」元件,請參閱 歸檔元件限制規則、將歸檔元件新增至 Lightning 頁面,以及在 Experience Cloud 中授與歸檔元件存取權。
- 設定使用者和管理員功能的封存搜尋。請參閱「歸檔搜尋」。
- 設定符合 GDPR 的「被遺忘權」功能。請參閱 歸檔 Apex—被遺忘權 (RTBF)。
-
檢閱將已歸檔資料匯出至 AWS S3 以供分析的選項。若要從外部來源匯入,請準備資料並將其卸載至「封存」。請參閱「匯出至 AWS S3 分類」和「準備資料和 AWS S3 環境以供歸檔匯入」。
重要 匯出至 AWS S3 與 Hyperforce 使用者無關。
部署至生產環境
透過經過驗證且經過測試的設定,從 Sandbox 移至生產環境。
- 在目標生產環境中重複您的組態步驟,以建立一致性。
- 確認「已驗證使用者」和任何其他執行「封存管理員」活動的 Salesforce 管理員擁有「封存管理員」權限集。將相關權限集指派給一般使用者。請參閱封存的 已驗證使用者權限需求。
儲存空間與授權
您的訂閱包含檔案和資料儲存空間的個別授權 (SKU)。若要監視您的耗用、管理可用空間並保持在您的限制之內,請參閱首頁上的「封存顯示面板」。請參閱 歸檔顯示面板 (首頁索引標籤)。
另請參照：
使用封存應用程式最大化組織效能
隨著資料的成長,管理資料的複雜度也隨之增加。「歸檔」應用程式是一種功能強大的工具,專為協助 Salesforce 管理員主動管理儲存空間限制,同時保護歷程記錄資訊的安全性和可存取性。透過將未啟用的記錄和附件移至專用封存類型,您可以還原系統速度,並確保您的組織保持高效能環境。
- 報告、顯示面板重新整理、全域搜尋和索引延遲速度變慢
- 額外即時資料與檔案增量花費愈高
- 完整系統錯誤,例如當您達到 100% 用量時封鎖記錄建立
策略性資料管理
為了避免效能變慢或中斷,您的選項是手動刪除資料或將其歸檔。刪除會永久移除資訊。透過「歸檔」應用程式歸檔可保留資料存取權,並提供維持精簡組織所需的自動化、安全性和可視性,而不會遺失歷程記錄內容。
自動化週期管理
建立自動原則,以減少管理員花費在資料管理工作的時間長度。
- 自訂保留規則:根據自訂條件定義何時歸檔記錄,例如超過 2 年的已結束未成交機會。
- 已排程執行:設定每晚、每週或每月執行的原則。
- 關係保留:應用程式會自動識別並歸檔相關子系記錄,例如「工作」和「備註」,以及根記錄。
連續資料存取
已歸檔的資料可供存取,而不會讓您的即時組織混亂。如此一來,管理員便可在需要的時間和地點,從所封存的資料取得。
- 封存元件:將「歸檔」元件新增至標準版面配置,讓使用者可以直接在即時記錄上檢視歸檔的相關清單。
- 取消封存選項:如果業務需要變更,則經授權的使用者只要按一下就能將記錄及其所有原始關係還原回即時組織。
提高可視性與合規性
雖然資料儲存空間總數很重要,但詳細的資料用量資訊會顯示使用者花費大部分時間的位置。關於您最常和最少使用資料的詳細資料可協助您選取要在啟用中生產、歸檔或刪除的資料。
- Storage Analyzer:視覺化物件成長並預估您何時達到儲存空間水準。
- 增強型安全性:已歸檔的資料會加密且為唯讀,以協助符合 GDPR、HIPAA 或 CCPA 需求。
- 固定的稽核追蹤:保護您免受歷程記錄資料意外修改,同時減少已啟用的資料足跡。
計算封存應用程式儲存空間需求
歸檔未啟用的記錄和檔案附件以維護合規性並降低儲存成本。將儲存空間用量保持在 80% 或以下可確保最高的系統效能,並避免在「封存」應用程式中編製索引的延遲。
| 所需的使用者權限 | |
|---|---|
| 檢視儲存空間使用狀況： | 管理使用者 |
當組織超過其儲存空間限制的 80% 時,系統效能可能會降低。在達到 100% 容量之前歸檔記錄可防止發生「全系統」錯誤,並確保更快速地進行報告和索引。
封存儲存空間包含以下不同的類型。
- 資料儲存空間:儲存記錄的文字和欄位值。
- 檔案儲存空間:儲存相關聯的附件和影像。
分別計算這兩種類型可確保已歸檔記錄仍可存取「相關檔案」清單。
在您購買或佈建單位之前,請先計算目前的用量和所需緩衝時間。
檢視您目前的儲存空間用量
- 進入「設定」,在「快速尋找」方塊中輸入儲存空間用量,然後選取「儲存空間用量」。
-
檢閱「資料儲存空間」與「檔案儲存空間」表格以查看您目前的使用量百分比。
小秘訣 檢閱「熱門物件」清單,識別哪些記錄 (例如「工作」或「電子郵件」) 耗用最多的空間。
封存應用程式儲存空間計算工作表
計算您在「封存」應用程式中封存資料與檔案所需的儲存空間量。
| 元件 | 如何計算 | 總計 |
|---|---|---|
| 目前用量超出限制 | (目前使用量) - (計畫限制) | ______ GB |
| 效能緩衝 | (計畫限制) × 0.20 | + ______ GB |
| 最低購買額 | 超過限制 + 緩衝時間的總和 | = ______ GB |
封存應用程式儲存策略案例
根據您目前的組織狀況決定您需要的「封存」儲存空間。
情況 1:清除超額 (使用量 > 100%)
如果您的組織超過其限制,請清除超額並建立緩衝時間以避免再次達到限制。
目前狀態:115% 使用量 (11.5 GB 使用的 10 GB 限制)。
目標:清除 1.5 GB 的超額空間並新增 2 GB 緩衝區 (20% 的限制)。
需要總封存:4 GB (向上捨入)。
結果：您的即時組織儲存空間用量會下降至 80%,以還原最佳效能。
情況 2:主動維護 (使用量 80%)
使用情況達到 80% 時,組織效能會開始下降。現在歸檔可防止系統完整性錯誤發生。
目前狀態:80% 使用量 (8 GB 使用的 10 GB 限制)。
目標:將 20% 緩衝區 (2 GB) 移至「封存」儲存空間。
需要總封存:2 GB。
結果：您的即時組織儲存空間用量會下降至 60%,以確保更快地進行報告和索引。
封存應用程式儲存空間問與答
在「封存」應用程式中計算和監視儲存空間用量的常見問題。
問:為什麼必須同時支付「資料儲存空間」和「檔案儲存空間」的費用?
A:這兩種類型會處理不同類型的資訊。「資料儲存」會保留您記錄的實際文字和欄位值。「檔案儲存空間」會儲存您的影像和附件。將這些物件保持分開可確保已歸檔記錄仍會顯示其相關檔案。
問:我可以編輯或報告已歸檔的記錄嗎?
A:否,已歸檔記錄為唯讀,無法編輯或包含在標準 Salesforce 報告中。若要修改或報告這些記錄,請先取消封存這些記錄,以將其還原至即時環境。
問:為何包含 20% 緩衝時間?
A:當封存儲存空間處理的項目超過流量時,其效果最佳。透過歸檔超額加上 20% 緩衝時間,您可以移除未啟用的記錄和檔案,進而讓您的即時組織保持快速且反應性。
問:儲存空間用量超過 80% 為何令人關注?
A:儲存空間用量高於 80% 的組織會遇到效能降低。在此階段採取動作可防止系統速度變慢。
問:我可以購買半 gigabyte 嗎?
A:否,封存儲存空間會以整個單位 (整數) 佈建。如果您的計算產生小數,請一律捨入至下一個整數,以確保涵蓋範圍完整。
問:如何追蹤「封存」儲存空間?
A:您可以透過這些方法監視使用狀況。
- 在您購買「封存」後,系統會在您的組織中佈建 Storage Analyzer。此顯示面板提供儲存空間趨勢的視覺呈現,並協助您識別哪些物件成長最快。
- 您可以透過自動 Salesforce 每月帳戶摘要來追蹤一般儲存空間度量,此摘要會報告傳送至 Salesforce 帳單連絡人電子郵件的上個月用量。
問:如果超過「封存」儲存空間限制,會發生什麼事?
A:如果您的歸檔需求超過您的初始購買,您可以隨時將更多容量新增至訂閱。若要確保您的服務不間斷且保持在限制之內,請連絡您的帳戶主管以佈建更多儲存單位。
