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Einrichtung und Pflege der Salesforce-Organisation
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            Einschränken der Sichtbarkeit für importierte Daten in der Archivanwendung

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            Einschränken der Sichtbarkeit für importierte Daten in der Archivanwendung

            Schützen Sie sensible archivierte Datensätze, indem Sie Regeln für Sucheinschränkungen im Archiv-Widget manuell aktivieren und benutzerdefinierte Freigabeeinträge für bestimmte Objekte hochladen. Durch diese Konfiguration wird verhindert, dass nicht autorisierte Benutzer auf importierte Daten im Archiv-Widget zugreifen können, während die Sichtbarkeit für Datensatzinhaber gewahrt bleibt.

            Durch die Umstellung des Widgets vom standardmäßigen Status "Offener Zugriff" auf ein eingeschränktes Modell auf der Grundlage Ihrer definierten Salesforce-IDs und Zugriffsebenen wird der Datenschutz gewährleistet.

            Hinweis
            Hinweis Fügen Sie die Salesforce-ID des Inhabers in Ihre Freigabeimportdatei ein, um die Sichtbarkeit für den ursprünglichen Datensatzinhaber aufrechtzuerhalten.

            Wichtige Überlegungen

            • Salesforce-Administratoren mit dem Berechtigungssatz "Widget-Einschränkungsregel archivieren überschreiben" können immer alle Datensätze anzeigen, unabhängig vom Freigabetabellenstatus.
            • Beim Erstellen Ihrer CSV-Datei muss für das Feld RowCause der Wert Manual oder Owner angegeben werden.

            Führen Sie vor dem Importieren Ihrer Daten die folgenden Aufgaben aus.

            • Legen Sie den organisationsweiten Salesforce-Standard für das Objekt auf Private fest.
            • Deaktivieren Sie Freigabeobjekte ausschließen in den Archiveinstellungen.
            • Konfigurieren Sie die Einschränkungsregel in den Archiveinstellungen.

            Phase 1: Aktivieren von Einschränkungsregeln

            Konfigurieren Sie das Archiv-Widget so, dass Freigabeanforderungen für Ihr spezifisches Objekt erkannt werden.

            1. Navigieren Sie unter "Suche" in den Archiveinstellungen zu "Widget Search Restriction Rules" (Einschränkungsregeln für die Widget-Suche).
            2. Klicken Sie auf Objekt hinzufügen.
            3. Wählen Sie das Ihren Daten zugeordnete Freigabeobjekt aus, beispielsweise CaseShare.
            4. Klicken Sie auf Alle senden.
            5. Klicken Sie auf Bestätigen.
              Der Status wird zu "Aktiv" geändert.
              Hinweis
              Hinweis Dieser Vorgang kann bis zu 30 Minuten dauern. Sie können die Arbeit fortsetzen, während die Regel aktiviert wird.

            Phase 2: Importieren von Datensätzen und Freigabelogik

            Importieren Sie Ihre primären Datensätze und ihre entsprechenden Freigabeeinträge zusammen, um die Sichtbarkeit beim Hochladen einzuschränken.

            1. Definieren und speichern Sie Ihre Datensatz-IDs.
              Wichtig
              Wichtig Im Gegensatz zu standardmäßigen Salesforce-Einfügungen generiert Archive diese IDs nicht für Sie. Definieren Sie die Datensatz-IDs in Ihrer Importdatei und behalten Sie eine Zuordnung davon bei, die verknüpft werden soll.
            2. Erstellen Sie Importdateien für das primäre Objekt wie Kundenvorgänge und das Freigabeobjekt wie CaseShare.
            3. Stellen Sie sicher, dass die Daten des Freigabeobjekts die folgenden Pflichtfelder enthalten.
              • Übergeordnete ID: Die eindeutige ID, die Sie für den archivierten Datensatz definiert haben.
              • Benutzer- oder Gruppen-ID: Die Salesforce-ID des Benutzers, der Rolle oder der öffentlichen Gruppe, die Zugriff erhalten.
              • Zugriffsebene: Die Berechtigungsebene, in der Regel "Lesen".
            4. Laden Sie die CSV-Datei "Freigeben" mithilfe des Importtools hoch.

            Phase 3: Überprüfen der Datensatzsicherheit

            Testen Sie die Sichtbarkeit importierter Daten, um sicherzustellen, dass der Status "Geöffnet fehlschlägt".

            1. Melden Sie sich als Standardbenutzer an, der nicht in der Freigabedatei aufgeführt ist. Überprüfen Sie, ob die Datensätze nicht im Archiv-Widget angezeigt werden.
            2. Melden Sie sich als Datensatzinhaber an. Überprüfen Sie, ob ein Datensatzinhaber die Datensätze anzeigen kann.
             
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