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Políticas de retención frente a purga en la aplicación Archivar
La gestión de datos en la aplicación Archivar se realiza a través de políticas de retención y purga. Explore las características de cada tipo de póliza y sus diferencias.
Cuando archiva datos, crea una política de archivado que incluye una opción de retención. El periodo de retención, definido en la política de archivado, es un campo que especifica cuánto tiempo se mantiene un registro basándose en requisitos legales o según un conjunto de criterios.
Una política de purga es un método para crear criterios de purga más complejos que sustituyen la fecha de caducidad original definida por el momento en que se archivaron los datos durante el periodo de retención.
Los procesos de retención y purga eliminan permanentemente registros de Archivo.
Retención
La retención es el periodo durante el cual los datos o registros archivados se mantienen intencionadamente.
El periodo de retención se define al configurar la política de archivado. La duración del periodo de retención se determina basándose en requisitos legales, regulaciones, necesidades comerciales u otros criterios específicos de su organización. Criterios hace referencia al tiempo que se mantienen los datos en Archivo.
Durante el periodo de retención, los datos archivados permanecen accesibles en el Archivo y no se eliminan automáticamente. Cuando se alcanza la fecha de retención, el sistema purga los datos.
Purgar
Purga es el proceso de eliminación permanente o eliminación de datos de Archivo fuera del periodo de retención.
La purga se produce cuando un registro cumple los criterios establecidos en la política de purga, que se desencadena automáticamente o se inicia manualmente como una acción personalizada. Los criterios establecidos en la política de purga sustituyen el periodo de retención.
La purga garantiza el cumplimiento de las leyes de protección de datos o responde a solicitudes de eliminación de datos, como Derecho al olvido (RTBF), que tiene prioridad sobre el periodo de retención predefinido.
Retención y purga en Archivo
Si los criterios de retención para una política de archivo específica cambiaron, puede actualizar el periodo de retención en la política de archivo. Sin embargo, este cambio afecta retroactivamente a todos los registros archivados anteriormente a través de esa política.
Para evitar afectar de forma retroactiva a registros, desactive esta política de archivo y cree una duplicación con el periodo de retención recién definido.
La política de purga se puede aplicar específicamente para sustituir la política de retención, especialmente en respuesta a una solicitud RTBF.
Una política de purga está limitada a eliminar hasta 1 millón de registros por política al día.
Revisar actividades
En la ficha Archivar actividades, puede ver si un registro se purgó a través del periodo de retención definido en la política de archivo o se purgó a través de una política de purga.
Purga muestra registros eliminados a través de la política de purga.
Purga por retención muestra que los registros se eliminaron cuando se alcanzó el periodo de retención.
