Du är här:
Avarkivera från arkivsökning eller komponenten Arkivera
Återställ arkiverade poster med Arkivsökning eller komponenten Arkiv i appen Arkiv.
För att bevara ursprungliga granskningsloggdata som CreatedBy, CreatedDate, ModifiedBy och ModifiedDate för återställda poster, tilldela behörigheten Ange granskningsfält när post skapas till integreringsanvändaren.
Viktiga överväganden
- När du avarkiverar en rotpost avarkiveras även relaterade underordnade poster automatiskt.
- Relaterade poster som har arkiverats oberoende kan endast avarkiveras om deras rotpost är avarkiverad först.
- Ej arkiverade poster tilldelas nya ID:n vid återinfogning.
- Du kan avarkivera upp till 1 000 poster samtidigt från Arkivera sökresultat när resultaten innehåller en enda objekttyp.
- Du kan komma åt loggar som beskriver avarkiveringsprocessen på fliken Aktiviteter.
Poster med relaterade referenser kräver speciell hantering vid avarkivering. Mer information finns i Hantera relaterade poster under avarkivering.
- Hantera relaterade poster under avarkivering
När du avarkiverar en post tar appen Arkivera bort den från arkivdatabasen och avarkiverar den till din organisation. Inställningen Hantera relaterade poster bekräftar datas integritet under processen att avarkivera. Oavsett om du vill kringgå beroenden, ta bort referenslänkar eller helt återställa relationer ger denna inställning verktygen för att göra det säkert och effektivt. - Avarkivera igen
Om en avarkiveringsåtgärd misslyckas i appen Arkivera, försök igen med avarkiveringsåtgärden för poster som misslyckades under det ursprungliga försöket. Funktionen Avarkivera igen kör den avarkiverade processen med samma eller justerade inställningar. - Bevara det ursprungliga kundcasenumret vid avarkivering
När en post skapas i en organisation skapas ett kundcasenummer automatiskt i kundcaseobjektet. När en arkiverad post återställs till en organisation i appen Arkiv tilldelas posten ett nytt kundcasenummer. Så här bevarar du den ursprungliga postens kundcasenummer genom att använda ett nytt fält. - Avarkivera överdimensionerade e-postmeddelanden
I appen Arkiv lagrar HTML-brödtextfältet EmailMessage rich text-innehållet i e-postmeddelanden i Salesforce och samlar in formaterad text, bilder och inbäddade element så att e-postmeddelanden visas som de ursprungligen skickades. Om ett e-postmeddelandes HTML-brödtext överskrider den maximala storleksgränsen på 131 KB avkortar Salesforce det visningsbara innehållet så att det passar inom denna gräns. - Aktivera Avarkivera vid överordnad arkivering
För att avarkivera en underordnad post i appen Arkivera, slå på funktionen Aktivera avarkivering vid överordnad arkivering. Om du avarkiverar en underordnad post innan dess rotpost avarkiveras bryts rot-underordnad-relationen och den återställda underordnade posten överges. - Uteslut poster med externa referenser vid arkivering
För att undvika problem med dataåterställning vid avarkivering i appen Arkivera, hoppa över att arkivera poster som har länkar till filer eller system utanför Salesforce.
Avarkivera från arkivsökning
Arkivsökning ger läsåtkomst till hela arkivet.
- Sök efter den arkiverade rotpost du vill avarkivera i Arkivsökning.
- Klicka på pilen bredvid rotposten och välj Avarkivera.
- Gå till fliken Aktiviteter.
- För att komma till loggen Utförandedetaljer, klicka på namnet på aktiviteten eller välj loggen från rullmenyn.
Avarkivera upp till 1 000 poster samtidigt från arkivsökning
Avarkivera flera arkiverade poster samtidigt istället för att avarkivera dem individuellt.
- Sök efter arkiverade poster i Arkivsökning.
-
Se till att dina sökresultat visar ett enskilt objekt och 1 000 poster eller färre.
Anteckning Massavarkivering är endast tillgänglig när sökresultat innehåller poster från en objekttyp och det totala antalet är 1 000 eller färre.
- Välj kugghjulsikonen och välj sedan Avarkivera sökresultat.
- Gå till fliken Aktiviteter för att bevaka processen att avarkivera.
Avarkivera från komponenten Arkivera
- För att hitta den arkiverade rotpost du vill avarkivera, gå till fliken Relaterat i komponenten Arkivera.
- Välj posten från rullmenyn.
- Klicka på pilen bredvid rotposten och välj Avarkivera.
Se även:
Hantera relaterade poster under avarkivering
När du avarkiverar en post tar appen Arkivera bort den från arkivdatabasen och avarkiverar den till din organisation. Inställningen Hantera relaterade poster bekräftar datas integritet under processen att avarkivera. Oavsett om du vill kringgå beroenden, ta bort referenslänkar eller helt återställa relationer ger denna inställning verktygen för att göra det säkert och effektivt.
Dessa åtgärder påverkar avarkiveringsprocessen.
- Schemaändringar av objektets aktuella fält i Salesforce och om den oarkiverade postens fält matchar.
- Sökrelationer till andra arkiverade poster.
Inställningen Hantera relaterade poster är endast viktig när en oarkiverad post har en sökrelation till en annan post som fortfarande finns i arkivet. Om den relaterade posten är live i din organisation gäller inte denna inställning. Sökrelationen bevaras automatiskt.
CreatedBy, CreatedDate, ModifiedBy och ModifiedDate för oarkiverade poster, tilldela behörigheten Ange granskningsfält när post skapas till integreringsanvändaren. Arkivering återställer de ursprungliga granskningsfältvärdena automatiskt efter avarkivering.Viktiga överväganden
- Den avarkiverade processen är föremål för ditt objekts aktuella schema i Salesforce.
- Om du lägger till ett nytt obligatoriskt fält i ett objekt efter att dess relaterade underordnade poster har arkiverats misslyckas avarkiveringsprocessen för dessa poster. Eftersom de arkiverade posterna inte har något värde för det nya obligatoriska fältet kan Arkiv inte infoga dem igen.
- Om du tar bort ett fält från ett objekt efter att dess relaterade underordnade poster har arkiverats återställs inte data från det fältet under processen att avarkivera.
- Inställningen Hantera relaterade poster gäller för sökrelationer, ofta mellan två rotposter. Inställningen gäller inte för rot-underordnade relationer, som ett kundcase och dess kommentarer, som arkiveras tillsammans som ett dokument. När du avarkiverar ett rotobjekt avarkiveras de relaterade underordnade poster som arkiveras med det.
Alternativ för att hantera relaterade poster
Välj ett av dessa alternativ för att hantera relationer mellan arkiverade poster.
- Ignorera relaterade referenser: Denna standardinställning prioriterar de specifika poster du valt.Detta alternativ avarkiverar endast den begärda rotposten och de direkt relaterade underordnade posterna som arkiveras med den.
Detta alternativ säkerställer att avarkiveringsprocessen inte ändrar några relaterade referenser mellan poster. Om en post som du avarkiverar har relaterade referenser till andra arkiverade poster misslyckas avarkiveringsåtgärden. Detta resultat bibehåller integriteten för beroende relationer och förhindrar att överordnade poster skapas med brutna relationslänkar.
Detta alternativ är standardinställningen för Hantera relaterade poster.
Anteckning Relaterade referenser inkluderar alla relationer, inte bara huvud-detalj-relationer. - Nullifiera relaterade referenslänkar: Detta alternativ prioriterar att avarkivera posten framför att återställa dess relationer. Att avarkivera en post tar bort referenser till andra poster som inte är en del av processen att avarkivera. Till exempel, om sökfältet på ett objekt är associerat med en arkiverad post, ställer Arkiv in sökfältets värde till
nullinnan du infogar posten i din organisation igen.Anteckning Nullify-åtgärden är föremål för ditt objekts schema. Om sökfältet är ett obligatoriskt fält som inte kan nullifieras, till exempel en huvud-detalj-relation eller universellt obligatorisk sökning, misslyckas det avarkiverade jobbet.Detta alternativ är användbart för att återställa en post utan att återupprätta dess ursprungliga hierarkiska relationer eller beroenderelationer.
- Avarkivera med relaterade referenser: Detta alternativ avarkiverar rotposten och alla arkiverade poster som den refererar till, även om du arkiverade dessa poster i separata operationer. När det är klart infogar det avarkiverade jobbet hela kedjan av relaterade poster i din organisation igen, vilket bevarar alla relationer och beroenden. Anteckning Detta alternativ avarkiverar automatiskt en kedja med upp till 100 relaterade poster per rotpost i det avarkiverade jobbet. Operationen misslyckas om kedjan överskrider 100 poster.
Detta alternativ är användbart för att avarkivera kedjor av relaterade poster, som ett e-postmeddelande och dess svar.
Anteckning För att avarkivera EmailMessages med bilagor som ContentDocuments, slå först på inställningen E-postutkast i din organisation.
Avarkivera igen
Om en avarkiveringsåtgärd misslyckas i appen Arkivera, försök igen med avarkiveringsåtgärden för poster som misslyckades under det ursprungliga försöket. Funktionen Avarkivera igen kör den avarkiverade processen med samma eller justerade inställningar.
Slå på funktionen Avarkivera igen:
- Gå till fliken Aktiviteter.
- För att identifiera vilka poster som inte kunde avarkiveras, ladda ner och granska loggen för misslyckade poster.
-
Välj Försök avarkivera igen.
Denna funktion blir tillgänglig om en Avarkivera-aktivitet misslyckas.
- Om du tillfälligt vill åsidosätta standardinställningarna väljer du en annan inställning för Hantera relaterade poster. Du kan även behålla samma inställningar som det ursprungliga försöket.
Bevara det ursprungliga kundcasenumret vid avarkivering
När en post skapas i en organisation skapas ett kundcasenummer automatiskt i kundcaseobjektet. När en arkiverad post återställs till en organisation i appen Arkiv tilldelas posten ett nytt kundcasenummer. Så här bevarar du den ursprungliga postens kundcasenummer genom att använda ett nytt fält.
- Gå till Avarkivera under Arkivinställningar.
- Välj Bevara ursprungligt kundcasenummer.
- Öppna kundcaseobjektet som är associerat med det ursprungliga kundcasenumret som du vill bevara.
- Klicka på ikonen Inställningar.
- Välj Redigera objekt.
- Välj Kundcase.
- Välj Fält & relationer.
- Klicka på Ny.
- Välj Text.
- Klicka på Nästa.
-
Ange dessa detaljer.
- I Fältetikett och Fältnamn, ange
original_number.Anteckning Detta format är skiftlägeskänsligt, så se till att detta värde är gemener. - I fältet Längd, ange
8för standardlängden för kundcasenummer.
- I Fältetikett och Fältnamn, ange
- Klicka på Nästa.
- Spara ditt arbete.
- Gå tillbaka till kundcaset.
- Gå till fliken Arkiv.
- Sök efter Kundcase-ID i komponenten Arkiv.
- I rullmenyn, välj Visa.
-
Klicka på Avarkivera.
När processen för att avarkivera har slutförts visas
original_numberpå sidan Detaljer.
Avarkivera överdimensionerade e-postmeddelanden
I appen Arkiv lagrar HTML-brödtextfältet EmailMessage rich text-innehållet i e-postmeddelanden i Salesforce och samlar in formaterad text, bilder och inbäddade element så att e-postmeddelanden visas som de ursprungligen skickades. Om ett e-postmeddelandes HTML-brödtext överskrider den maximala storleksgränsen på 131 KB avkortar Salesforce det visningsbara innehållet så att det passar inom denna gräns.
I motsats till detta lagrar Arkivera e-postmeddelandens fullständiga HTML-brödtextinnehåll utan storleksbegränsningar, även för meddelanden som är för stora.
Arkiv lagrar hela HTML-brödtexten i alla e-postmeddelanden utan storleksbegränsningar, men att avarkivera ett e-postmeddelande med en överdimensionerad HTML-brödtext misslyckas eftersom Salesforce API begränsar infogningen av innehåll som överskrider denna konfigurerade storleksgräns i objektet EmailMessage. Att justera storleksinställningar i Salesforce löser inte denna begränsning.
Aktivera Avarkivera vid överordnad arkivering
För att avarkivera en underordnad post i appen Arkivera, slå på funktionen Aktivera avarkivering vid överordnad arkivering. Om du avarkiverar en underordnad post innan dess rotpost avarkiveras bryts rot-underordnad-relationen och den återställda underordnade posten överges.
Här är flera användningsscenarion. I dessa scenarion är post A rotposten i post B.
Användningsfall #1—Framgång
Rotpost A arkiveras.
Underordnad post B arkiveras.
Rotpost A avarkiveras och får i den avarkiverade processen ett nytt ID och blir därmed Återställd rotpost C.
Underordnad post B kan avarkiveras.
Arkivera upprätthåller relationen mellan rotpost A och återställd rotpost C. Inställningen Aktivera avarkivering när överordnad arkivering inte krävs.
Användningsfall #2—Misslyckande
Rotpost A arkiveras.
Underordnad post B arkiveras.
Underordnad post B kan inte avarkiveras. Den underordnade posten kan inte avarkiveras när rotposten fortfarande är arkiverad.
Användningsfall #3—Framgång
Slå på funktionen Aktivera avarkivering vid överordnad arkivering. Under arkiveringsprocessen bryts alla rot-underordnade relationer mellan poster.
Rotpost A arkiveras.
Underordnad post B arkiveras.
Underordnad post B kan avarkiveras.
Användningsfall #4—Misslyckande
Rotpost A arkiveras.
Underordnad post B arkiveras.
Rotpost A avarkiveras och får i den avarkiverade processen ett nytt ID och blir därmed Återställd rotpost C.
Återställd rotpost C arkiveras eller återarkiveras.
Underordnad post B kan inte avarkiveras. Rot-underordnad-anslutningen förlorades när rotposten omarkiverades.
Även om rotpost C är oarkiverad och, i den avarkiverade processen, får ett nytt ID och därmed blir Återställd rotpost D, är problemet fortfarande olöst.
Att slå på funktionen Aktivera avarkivering när överordnad arkiverad inte tillåter avarkivering av underordnad post B.
Uteslut poster med externa referenser vid arkivering
För att undvika problem med dataåterställning vid avarkivering i appen Arkivera, hoppa över att arkivera poster som har länkar till filer eller system utanför Salesforce.
Om en post innehåller en referens till en extern fil, till exempel ett dokument som lagras på Google Drive eller på en extern server, finns det begränsningar i arkiveringsprocessen. Arkivet kan lagra posten men det kan inte komma åt eller läsa innehållet i den externa filen. Ännu viktigare är att avarkivering av en post med externa referenser kan leda till problem eftersom Salesforce inte kan återställa sammanhanget eller komma åt data i den externa filen.
För att hoppa över att arkivera dessa specifika poster som beror på data som hanteras utanför Salesforce, slå på inställningen Uteslut poster med externa referenser under arkivering. När denna funktion är aktiverad säkerställer den en smidigare och mer pålitlig dataåterställningsprocess genom att fokusera på poster som kan återställas fullständigt och framgångsrikt inom din organisation.
