Просмотр архивных записей в приложении «Архив»

Типы записей, макеты страниц и динамические формы

Характеристики типов записей:

• Типы записей сохраняются во время архивирования.
• Тип записи, назначенный записи во время архивирования, определяет поля и значения раскрывающегося списка, доступные при просмотре записи в архиве.
• Типы записей продолжают функционировать в архиве, поэтому пользователи могут различать разные конфигурации записей.

  Например, архивируются две записи обращений: один с типом записи «Служба поддержки», а другой с технической проблемой. При просмотре архивных записей отображаются поля, характерные для каждого типа записи.

Характеристики макетов страниц:

• Макеты страниц поддерживаются для архивных записей.
• Архивирование выполняет назначения макета страницы на основе профиля. Макет страницы, отображаемый пользователю при просмотре архивной записи, определяется его профилем Salesforce.
• Алгоритм макета страницы в архиве соответствует способу назначения и отображения макетов в Salesforce.

  Например, два пользователя с разными профилями просматривают одну архивную запись актива. Каждый пользователь видит запись с разным расположением полей на основе назначенного ему макета страницы.

Характеристики динамических форм:

• Динамические формы предоставляют записям возможность условного отображения полей и компонентов на основе вводных данных пользователя или значений полей.
• Динамические формы и динамические действия не отображаются при просмотре архивных записей. Архивные записи отображаются в стандартном макете страницы, связанном с профилем пользователя.
• Для взаимодействия или просмотра записи в макете динамической формы отмените архивирование записи.

Примечание Хотя динамические формы и стандартные макеты страниц назначаются посредством конструктора приложений Lightning, для просмотра архивных записей поддерживаются только макеты страниц.

Доступ к архивным записям

Пользователи могут просматривать архивные записи посредством компонента «Архивный поиск и архивирование».

Характеристики архивного поиска:

• Пользователи могут находить и просматривать архивные записи в организации посредством функции «Архивный поиск».
• Пользователям нужен набор полномочий «Архивный поиск», назначенный для доступа к этой функции.
• Пользователи могут искать по коду записи, коду ответственного и другим полям, доступным для поиска.
  

  Примечание Некоторые объекты (например, лента, журнал, взаимосвязь и общий доступ) недоступны для поиска.
• Благодаря процессам синхронизации архивные данные становятся доступными для поиска в течение двух часов после архивирования.
• Архивный поиск предоставляет доступ ко всем архивным данным.
• Архивный поиск не учитывает правила общего доступа. Все пользователи, имеющие доступ к функции «Архивный поиск», могут просматривать все архивные записи, независимо от параметров общего доступа.

Характеристики компонента архивирования:

• Пользователи могут просматривать архивные записи непосредственно на страницах записей Salesforce посредством компонента «Архивирование».
• Типы компонентов архивирования включают:
  • Архивирование отдельных объектов: Отображает одну связанную архивную запись.
  • Архивирование нескольких объектов: Отображает список связанных архивных записей.
• Компонент «Архивирование» может быть добавлен на страницы Lightning Record или страницы Visualforce, в зависимости от используемого интерфейса.
• Для доступа к компоненту «Архивирование» назначьте пользователям набор полномочий «Архивный просмотр архивных записей». Также настройте параметры общего доступа на «Общедоступный: только для чтения» для соответствующих объектов.
• Чтобы контролировать доступность конечных пользователей к определенным архивным записям на основе правил общего доступа Salesforce, примените правила ограничения архивирования компонентов. Пользователям отображаются только доступные записи, соответствующие политикам безопасности данных организации.

Примечание В отличие от функции «Архивный поиск», компонент «Архивный поиск» соблюдает правила общего доступа Salesforce, предоставляя более контролируемый доступ к архивным записям.

Важные рекомендации

• Архивирование отображает конфигурацию записи на момент архивирования, включая тип записи и значения связанных полей.
• Макеты страниц, отображаемые в разделе «Архивирование», соответствуют данным, отображаемым пользователем в организации, исключая любые макеты, настроенные посредством динамических форм.
• Для наиболее точного представления записи, использующей динамические формы, выполните операцию отмены архивирования.
• При настройке доступа к архивным записям учитывайте различия между компонентом «Архивный поиск» и компонентом «Архивный поиск», касающиеся доступности данных и применения правил общего доступа.