Utilizzare le policy di gestione dei dati per rimuovere o mascherare i dati che non si desidera più archiviare. Quando un soggetto non è più un cliente o i dati non sono più utilizzati nel sistema, alcune ragioni comuni consentono di trasformare i dati. Di seguito sono elencati esempi di utilizzo dei criteri di Gestione dati per questi casi d'uso.
| Disponibile nelle versioni: Developer Edition, Enterprise Edition, Performance Edition e Unlimited Edition. Richiede la licenza Centro privacy. |
In questo esempio, si utilizza Salesforce per gestire i clienti del sito Web come Referenti. Quando un cliente chiude il suo account sul sito Web, questa azione attiva un aggiornamento del flag disattivato sul record Referente. La società imposta i seguenti criteri di policy sulla privacy per i clienti disattivati.
È possibile soddisfare tutti questi requisiti con una policy di gestione dei dati e definendo le regole nell'oggetto Referente. Per i primi due criteri, creare regole di mascheramento nella policy con un filtro basato sulla data di disattivazione del cliente. La policy aggiorna i dati sensibili a seconda dei casi, impostando i campi non obbligatori in campi vuoti e obbligatori su un valore statico come REDACTED. Durante la creazione e la modifica della policy è possibile aggiungere regole controllate per gli oggetti correlati.
Se si utilizzano le categorizzazioni di conformità per contrassegnare il modo in cui vengono utilizzati i campi, è possibile filtrare i campi nella policy in base alla categorizzazione dei dati.
È possibile soddisfare tutti e tre i criteri di una sola policy di gestione dei dati aggiungendo più oggetti controllanti alla policy. È anche possibile aggiungere lo stesso oggetto alla policy più volte, con filtri diversi per ogni istanza per acquisire più dati sullo stesso oggetto. Pianificare quindi la policy in modo che venga eseguita tutti i giorni, in modo che i clienti disattivati vengano elaborati spesso.
A volte, i casi e i dati correlati rimangono disponibili molti anni, spesso a causa di normative che richiedono di conservare una copia dei dati per 7 anni.
In questo esempio, l'azienda utilizza Casi per monitorare i nuovi clienti per acquisire i documenti di identità correlati, ad esempio le scansioni dei passaporti, le patenti di guida e le lettere delle utilità. Per memorizzare i dati sensibili solo fino a quando necessario, la società richiede che i casi e i file associati vengano rimossi 3 anni dopo la chiusura del caso.
Per trovare i record pertinenti, utilizzare una policy di Gestione dati per definire una regola nell'oggetto Caso e in tutti gli oggetti correlati, ad esempio EmailMessage. Quindi pianificare la policy per rimuovere i record pertinenti. Creare un filtro per l'oggetto Caso per rimuovere tutti i record con data di chiusura del caso precedente di almeno 3 anni. Impostare una condizione per eliminare i file e gli allegati associati se il record di destinazione è l'ultima posizione in cui è stato condiviso. Questa condizione impedisce l'eliminazione accidentale di file collegati ad altri record.
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