Use políticas de gerenciamento de dados para remover ou mascarar dados que você não deseja mais armazenar. Os motivos comuns para transformar dados incluem quando um sujeito de dados não é mais um cliente ou quando os dados estão fora de uso no seu sistema. Aqui você encontra exemplos de como usar políticas de Gerenciamento de dados para esses casos de uso.
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Neste exemplo, você usa o Salesforce para gerenciar os clientes do seu site como Contatos. Quando um cliente fecha sua conta no seu site, essa ação aciona uma atualização do sinalizador desativado no registro de contato. Sua empresa define esses critérios de política de privacidade para clientes desativados.
Você pode atender a todos esses requisitos com uma política de Gerenciamento de dados e definindo regras no objeto Contato. Para os dois primeiros critérios, crie regras de mascaramento em sua política com um filtro baseado na data de desativação do cliente. A política atualiza os dados confidenciais conforme necessário, definindo campos não obrigatórios para campos em branco e obrigatórios para um valor estático, como CONFIDENCIAL. Ao criar e editar a política, você pode adicionar regras filhas para objetos relacionados.
Se você usar categorizações de conformidade para marcar como seus campos são usados, poderá filtrar os campos na política por categorização de dados.
Você pode atender a todos os três critérios com uma política de Gerenciamento de dados adicionando vários objetos pai à sua política. Você também pode adicionar o mesmo objeto à política várias vezes, com filtros diferentes para cada instância para capturar mais dados no mesmo objeto. Em seguida, agende a política para ser executada com frequência, para que clientes do site desativados sejam processados com frequência.
Às vezes, Casos e dados relacionados retornam muitos anos, geralmente, devido a regulamentos que exigem que você mantenha uma cópia dos dados por sete anos.
Neste exemplo, sua empresa usa Casos para rastrear clientes de integração para capturar os documentos de identidade relacionados, como digitalizações de passaportes, carteiras de habilitação e cartas de serviço. Para armazenar dados confidenciais somente pelo tempo necessário, sua empresa exige que Casos e arquivos associados sejam removidos três anos após o fechamento do caso.
Para encontrar registros relevantes, use uma política de Gerenciamento de dados para definir uma regra no objeto Caso e em todos os objetos relacionados, como EmailMessage. Em seguida, agende a política para remover os registros relevantes. Crie um filtro no objeto Caso para remover todos os registros com uma data de fechamento de caso de três ou mais anos atrás. Defina uma condição para excluir os Arquivos e anexos associados se o registro alvo for o último lugar em que foi compartilhado. Essa condição impede a exclusão acidental de arquivos vinculados a outros registros.
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