Как использовать политики управления данными

Трансформация данных для деактивированных клиентов

В данном примере Salesforce используется для управления клиентами веб-сайта в качестве контактов. Когда клиент закрывает свою организацию на вашем веб-сайте, это действие инициирует обновление деактивированного флажка в записи контакта. Ваша компания устанавливает следующие критерии политики конфиденциальности для деактивированных клиентов.

• Через 60 дней: Удалите все конфиденциальные данные из контакта и любых связанных объектов, например, действий, журнала и дочерних объектов.
• Через 120 дней: Удалите все персональные данные из контакта и любых связанных данных.
• Через 365 дней: Удалите запись контакта клиента и все связанные данные.

Вы можете соответствовать всем этим требованиям посредством политики управления данными и определения правил для объекта «Контакт». Для первых двух критериев создайте правила маскировки в политике с фильтром на основе даты деактивации клиента. Политика обновляет конфиденциальные данные при необходимости, устанавливая необязательным полям пустые, а обязательным полям - статическое значение, например, REDACTED. При создании и редактировании политики можно добавлять дочерние правила для связанных объектов.

Если вы используете категоризации соответствия для присвоения тегов использования полей, поля в политике можно отфильтровать по категоризации данных.

Вы можете соответствовать всем трем критериям с помощью одной политики управления данными, добавив несколько родительских объектов к политике. Вы также можете добавить один и тот же объект в политику несколько раз, с разными фильтрами для каждого экземпляра для сбора дополнительных данных об одном объекте. Потом запланируйте ежедневное выполнение политики, чтобы деактивированные клиенты веб-сайта часто обрабатывались.

Трансформация просроченных данных

Иногда обращения и связанные данные возвращаются много лет назад, часто из-за правил, требующих хранения копии данных в течение 7 лет.

В данном примере ваша компания использует обращения для отслеживания клиентов адаптации для сбора связанных документов, удостоверяющих личность, например, сканов паспортов, водительских прав и служебных писем. Чтобы хранить конфиденциальные данные столько, сколько необходимо, ваша компания требует удалить обращения и связанные файлы через 3 года после закрытия обращения.

Чтобы найти актуальные записи, используйте политику управления данными для определения правила для объекта «Обращение» и любых связанных объектов, например, EmailMessage. Потом запланируйте политику удаления соответствующих записей. Создайте фильтр для объекта «Обращение», чтобы удалить все записи с датой закрытия обращения 3 или более лет назад. Установите условие для удаления связанных файлов и вложений, если целевая запись является последним местом ее общего доступа. Это условие предотвращает случайное удаление файлов, связанных с другими записями.