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Vorbereiten Ihrer Benutzer auf die MFA
Die meisten Menschen sind heutzutage mit einer Form der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) vertraut. Aber gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Benutzer den Wert der MFA intuitiv schätzen werden oder sich beim Anmelden wohlfühlen, wenn sie sich anmelden, ohne dass sie im Voraus informiert und vorbereitet werden. Unabhängig davon, ob Sie eine neue Produktionsorganisation starten, in der die MFA standardmäßig aktiviert ist, die MFA in einer Organisation aktivieren, in der sie zuvor nicht verwendet wurde, oder Ihrem Single Sign-On-Prozess (SSO) die MFA hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer vorab für die MFA geschult sind. Ein einfacher Änderungsverwaltungsplan trägt wesentlich zur reibungslosen Einarbeitung bei.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Salesforce Classic und Lightning Experience |
| Verfügbarkeit: alle Editionen |
Es wird eine Änderungsverwaltungsstrategie empfohlen, die einige oder alle dieser Aktivitäten verwendet.
Einbinden von Benutzern mit Kommunikation
Fördern Sie das MFA-Bewusstsein, indem Sie mit Ihren Salesforce-Benutzern kommunizieren, bevor sie sich damit anmelden müssen, und mehrere Kanäle verwenden, damit Sie alle erreichen. Erläutern Sie, was die MFA ist, was Benutzer tun müssen, um darauf vorbereitet zu sein, und wo sie Anweisungen und Support finden. Erklären Sie Ihren Benutzern, warum sie sich darum kümmern sollten, indem sie sich nochmals verinnerlichen, dass die Multi-Faktor-Authentifizierung ein wichtiger Schutz für ihre Accounts, ihre Daten und das Wohlbefinden ihrer Kunden ist. Wenn Sie diese Art von Details im Voraus freigeben, kann dies den Widerstand der Benutzer verringern.
Im Folgenden finden Sie einige Ideen zur Interaktion mit Ihren Benutzern.
| Kommunikationsforum | Erstellen Sie einen zentralen Ort, beispielsweise einen Slack-Kanal oder eine Chatter-Gruppe, für Ankündigungen, Fragen und Antworten und die Zusammenarbeit mit Kollegen. |
| E-Mail-Kampagne | Sorgen Sie für Bewusstsein, indem Sie E-Mails senden, in denen Benutzer darüber informiert werden, dass die Multi-Faktor-Authentifizierung für Salesforce erforderlich ist, und in denen sie Anleitungen erhalten, damit sie sich für die MFA registrieren und anmelden können. |
Schulen von Benutzern zu den Grundlagen der MFA
Wenn sich ein Benutzer nach der Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung zum ersten Mal anmeldet, wird er durch Aufforderungen in der Anwendung durch die Schritte zur Registrierung und Verwendung einer Überprüfungsmethode geführt. Verlassen Sie sich jedoch nicht allein darauf. Wenn Benutzer formale Schulungen zu den Grundlagen der Multi-Faktor-Authentifizierung durchführen, können sie sich sicher sein, was sie tun sollen, wann sie dies tun müssen und wie sie Hilfe erhalten können, wenn sie nicht weiterkommen.
Es gibt mehrere Schulungsansätze, die Sie anwenden können.
| On-Demand-Schulung | Erstellen Sie Ressourcen, beispielsweise ein Video, auf das Benutzer nach Belieben zugreifen können. Wenn Sie Salesforce Authenticator als Überprüfungsmethode bereitstellen, sollten Sie dieses Videotutorial von Salesforce freigeben. |
| Präsenzschulung | Richten Sie Schulungsmöglichkeiten in Echtzeit ein, beispielsweise Webinare oder Pausenschulungen. |
Berücksichtigen Sie diese Details in Ihren Schulungsmaterialien.
- Beschreibung der MFA und ihrer Relevanz für Ihr Unternehmen und für Ihre Kunden
- Die von Ihnen unterstützten Überprüfungsmethoden und die Schritte, mit denen Benutzer sie registrieren können.
- Anmeldungsweise über die jeweilige von Ihnen unterstützte Überprüfungsmethode.
- Dauer einer aktiven Sitzung eines Benutzers nach seiner Anmeldung und erneute Authentifizierung nach Ablauf der Sitzung
- Informationen zum Erhalt von Unterstützung, wenn Benutzer beim Registrieren einer Methode bzw. beim Anmelden Probleme oder ihre Überprüfungsmethode vergessen oder verloren haben
Verteilen von Einarbeitungsmaterialien
Schulungen sind wichtig, aber vielbeschäftigte Menschen werden sich wahrscheinlich nicht an alles erinnern, was sie gelernt haben. Helfen Sie Ihren Benutzern, sich selbst zu helfen, indem Sie einfache Ressourcen erstellen, die die Aufforderungen zur Registrierung in der Anwendung erläutern und erweitern. Mithilfe von Materialien für die Einarbeitung können Personen selbstständig loslegen (und Anrufe bei Ihrem Supportteam reduzieren).
Sie sollten in Erwägung ziehen, eine Schnellstartseite oder einen laminierten Spickzettel zu erstellen, die Benutzern kurz vor der Aktivierung der MFA bereitgestellt werden können. Konzentrieren Sie sich auf die schrittweisen Anweisungen zum Erwerben, Registrieren und Anmelden mit den in Ihrer Implementierung verfügbaren Überprüfungsmethoden. Erläutern Sie, wie Benutzer Hilfe erhalten können, wenn sie nicht weiterkommen oder verwirrt sind.
Unterstützen von Benutzern bei Inkrafttreten der MFA
Bereiten Sie Ihr Supportteam darauf vor, Benutzern zu helfen, wenn die MFA in Kraft ist. Entwickeln Sie Prozesse und Dokumentationen, um Probleme, die bei der Verwendung der MFA auftreten können, schnell zu lösen. Beispiel:
- Leiten Sie Tickets oder Anrufe von Supportteams ab, indem Sie Materialien zur Selbsthilfe mit Informationen zur Fehlerbehebung für die häufigsten Probleme erstellen, die bei Benutzern auftreten, wenn sie neu bei der MFA sind.
- Halten Sie die Bürozeiten nach der Aktivierung der MFA für etwa eine Woche. Stellen Sie sicher, dass die Personen, die diese Sitzungen besetzen, geschult sind und auf Ihre Dokumentation zur MFA-Fehlerbehebung zugreifen können.
- Richten Sie einen SOS-Prozess für Führungskräfte und Geschäftsbenutzer ein, die bei Problemen mit dem Zugriff vorrangige Hilfe benötigen.
