プライバシーポリシーのヒントとベストプラクティス

Sandbox でのポリシーの作成

本番組織のデータを意図せずに変更または削除しないように、Sandbox でプライバシーポリシーを作成してテストします。ポリシーにデータ保持が含まれている場合、Sandbox データストアで保持されているレコードを表示し、項目値が期待どおりにコピーされたことを確認します。これにより、設定エラーや予期しない処理の問題が発生した場合でも本番組織のデータが保持されます。

便利なテストとリリースのために、プライバシーセンターでは Sandbox 組織と本番組織間でポリシーを直接エクスポートできます。「Export Policies Between Sandbox and Production」を参照してください。

ポリシーまたはオブジェクトレベルでレコード削除設定を管理

これらのレコード削除設定は、ポリシーレベルとオブジェクトレベルの両方で使用できます。

• 関連する履歴オブジェクトからレコードを削除する
• 項目監査履歴からのレコードの削除
• レコードを完全削除

設定がポリシーレベルで有効になっている場合、その設定はポリシーのすべてのオブジェクトに適用され、オブジェクトレベルでは編集できなくなります。特定のオブジェクトにのみ設定を適用する場合は、ポリシーレベルで設定を選択しないでください。詳細は、「オブジェクトのレコードのマスクまたは削除」を参照してください。

レコードを完全に削除するリスクを知る

レコードを完全に削除するオプションを選択した場合、それらのレコードをごみ箱から復元することはできません。レコードを完全に削除する前に、レコードをバックアップしておくことをお勧めします。これにより、それらを復元できます。

データ削除とごみ箱について

削除されたデータはごみ箱に移動し、15 日間一時的に保存されます。有効期限が切れると、データは完全に削除され、復元できなくなります。ごみ箱の容量は、組織のストレージ割り当てに基づいて制限されます。この容量を超えると、15 日の期限が切れる前に古い項目を完全に削除できます。

親レコードがごみ箱に移動されると、その子レコードは論理削除されますが、ごみ箱には表示されません。親レコードがごみ箱から復元されると、子レコードも復元されます。

ポリシージョブの遅延の回避

複数のプライバシージョブを同時に実行できないため、ジョブがスケジュールされた時間より後に開始される場合があります。キューにジョブがバックアップされないように、ポリシーのスケジュール済み実行時間をずらすことをお勧めします。

親オブジェクトと子オブジェクト間のデータ処理の制限を回避する

ポリシーに追加する親オブジェクトと子オブジェクト間に項目の制限や連動関係が存在する場合があります。これらの制限により、親オブジェクトのデータの削除で問題が発生する可能性があります。親オブジェクトのデータの削除中にジョブのエラーやエラーが発生した場合は、最初に子オブジェクトのデータを削除してください。この回避策を設定するには、ポリシーから子オブジェクトを削除し、親オブジェクトの前に位置する最上位オブジェクトとして再設定します。

ポリシーの編集後に再公開する

ポリシーの名前、説明、実行スケジュール、またはポリシーレベルの削除設定を編集する場合、変更はポリシーを再公開した後にのみ有効になります。ポリシーの更新が終了したら、ポリシーの詳細ページで ［Publish］ をクリックします。

進行中のジョブをキャンセルするときは注意する

すでに進行中のジョブをキャンセルすると、処理済みのレコードは更新された状態のままになります。ポリシー設定や処理されたデータ量によっては、一部のレコードがごみ箱から変更または復元できない場合があります。

ポリシーの削除に関する考慮事項

[プライバシーポリシー] ページから有効なポリシーを削除できるため、実行がスケジュールされているポリシーは削除しないように注意してください。RTBF 要求が関連付けられている RTBF ポリシーは削除できません。