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Considerazioni sulla condivisione sincronizzata
Quando si imposta la condivisione sincronizzata per la propria organizzazione Salesforce, tenere presenti le considerazioni seguenti.
Impostazione utilizzabile da tutta l'organizzazione
Condivisione sincronizzata è un'impostazione a livello di organizzazione che assegna agli utenti che hanno accesso a un record Salesforce un livello di accesso ai documenti collegati a quel record.
Accesso Amministratore
L'amministratore del sito Quip che abilita la condivisione sincronizzata per un'organizzazione Salesforce deve essere anche l'amministratore Salesforce di quella particolare organizzazione Salesforce.
Appartenenza a un documento
Gli utenti che accedono a un documento tramite la condivisione sincronizzata diventano membri permanenti del documento quando modificano o commentano il documento. Se l'accesso alla condivisione sincronizzata viene modificato, il livello di accesso del membro viene mantenuto. Per rendere dinamico l'accesso ai documenti di condivisione sincronizzata, limita l'accesso a Condivisione sincronizzata.
Un utente ha accesso a un documento tramite Condivisione sincronizzata e modifica il documento. Quindi, l'utente perde l'accesso al record a cui è associato il documento.
| Accesso condivisione sincronizzata | Limita l'accesso condivisione sincronizzato abilitata | L'opzione Limita l'accesso alla condivisione sincronizzata è disabilitata |
|---|---|---|
| Accesso per visualizzazione | N/D | N/D |
| Commento, modifica e accesso completo | Perde l'accesso al documento N/D per l'accesso commento |
Gli utenti con accesso completo possono modificare e condividere il documento Gli utenti dell'accesso con diritti di modifica possono modificare il documento N/D per l'accesso commento |
| Accesso ai record Salesforce | Perde l'accesso al documento | Può accedere al documento e modificarlo |
Un utente ha accesso a un documento tramite Condivisione sincronizzata e inserisce un commento nel documento. Quindi, l'utente perde l'accesso al record a cui è associato il documento.
| Accesso condivisione sincronizzata | Limita l'accesso condivisione sincronizzato abilitata | L'opzione Limita l'accesso alla condivisione sincronizzata è disabilitata |
|---|---|---|
| Accesso per visualizzazione | N/D | N/D |
| Commento, modifica e accesso completo | Perde l'accesso al documento | Gli utenti con accesso completo possono modificare e condividere il documento Gli utenti dell'accesso con diritti di modifica possono modificare il documento Gli utenti dell'accesso per i commenti possono inserire commenti sul documento |
| Accesso ai record Salesforce | Perde l'accesso al documento | Può accedere al documento e modificarlo |
Un utente ha accesso a un documento tramite Condivisione sincronizzata e visualizza il documento. Quindi, l'utente perde l'accesso al record a cui è associato il documento.
| Accesso condivisione sincronizzata | Limita l'accesso condivisione sincronizzato abilitata | L'opzione Limita l'accesso alla condivisione sincronizzata è disabilitata |
|---|---|---|
| Accesso per visualizzazione | Perde l'accesso al documento | Perde l'accesso al documento |
| Commento, modifica e accesso completo | Perde l'accesso al documento | Perde l'accesso al documento |
| Accesso ai record Salesforce | Perde l'accesso al documento | Perde l'accesso al documento |
Notifiche
Gli utenti che possono accedere a un documento tramite la condivisione sincronizzata ricevono una notifica delle @menzioni solo dopo aver aperto il documento per la prima volta.
Accesso retroattivo
La condivisione sincronizzata è retroattiva e si applica ai documenti nuovi ed esistenti collegati a un record Salesforce. Dopo l'attivazione della condivisione sincronizzata, tutti i documenti precedentemente collegati vengono condivisi con i membri dei record a livello di accesso selezionato.
Componente Documenti associati Quip
La condivisione sincronizzata è basata sui documenti collegati al componente Documenti associati Quip. Solo i documenti collegati al componente hanno la condivisione sincronizzata abilitata.
Accesso al documento collegato
La condivisione sincronizzata è abilitata per un documento se l'utente che collega il documento a un record dispone dell'accesso completo al documento. Se un utente con accesso Può modificare, Può inserire commento o Può visualizzare un documento lo collega a un record Salesforce, Condivisione sincronizzata non è abilitata. Gli utenti con accesso a un record non possono accedere ai documenti collegati da utenti con accesso completo al documento meno.
Impostazioni di condivisione dei link
Se la condivisione dei link è impostata su visualizza, commenta e modifica e un utente modifica il documento, ora l'utente è un utente con accesso completo. Anche se Condivisione sincronizzata è impostata su Accesso completo, l'utente mantiene il livello di accesso completo condiviso direttamente.
Automazione
I documenti creati tramite l'azione Copia documento in Flow Builder non hanno la condivisione sincronizzata abilitata per impostazione predefinita. Per rendere effettive la condivisione sincronizzata, i documenti copiati devono essere collegati manualmente al record o tramite l'azione Allega documento al record in Flow Builder.
Record utente
La condivisione sincronizzata non è abilitata per i documenti collegati ai record utente, ad esempio i referenti. Se un utente collega un documento a un record utente, gli utenti con accesso al record non possono accedere al documento tramite Condivisione sincronizzata.
Organizzazioni Salesforce connesse
Un utente può accedere a un documento collegato tramite Condivisione sincronizzata solo se ha collegato la propria organizzazione Salesforce a Quip.
- Dal profilo utente in Quip, fare clic su Salesforce.
- Fare clic su Connetti e accedere a Salesforce.
Documenti condivisi in Quip
Se un documento collegato è condiviso con un utente in Quip, l'accesso concesso in Quip ha la precedenza sull'accesso concesso tramite la condivisione sincronizzata. Se l'utente ha l'accesso Può inserire commenti in Quip ma Condivisione sincronizzata è impostata su Accesso con diritti di modifica, l'utente ha accesso ai commenti al documento.
Rimuovere l'accesso
Se un utente viene rimosso da un record Salesforce per cui è abilitata la condivisione sincronizzata, l'accesso dell'utente ai documenti collegati non viene revocato. È possibile gestire l'accesso degli utenti in Quip.
Rapporti Salesforce
Per visualizzare i dati più recenti, è necessario aggiornare manualmente i rapporti Salesforce nei documenti Quip collegati ai record Salesforce.
