同步化共用考量事項

組織範圍設定

同步化共用是組織範圍設定,可將存取 Salesforce 記錄的使用者指派存取權層級至連結至該記錄的文件。

管理員存取權

針對 Salesforce 組織啟用「同步化共用」的 Quip 網站管理員也必須是特定 Salesforce 組織的 Salesforce 管理員。

文件成員資格

當使用者編輯或對文件加上註解時,透過「同步化共用」存取文件的使用者會成為永久文件成員。如果變更其「同步化共用」存取權,則會保留其成員存取權層級。若要讓「同步化共用」文件存取權為動態,請使用 限制「同步化共用」存取權。

使用者可透過「同步化共用」存取文件,並可 編輯 文件。然後,該使用者會失去文件相關聯記錄的存取權。

使用者可透過「同步化共用」存取文件,並對文件進行註解 。然後,該使用者會失去文件相關聯記錄的存取權。

使用者可透過「同步化共用」存取文件,並可將文件檢視 。然後,該使用者會失去文件相關聯記錄的存取權。

通知

使用者若可透過「同步化共用」存取文件,則只有在他們第一次開啟文件後,才會收到 @mentions 的通知。

追溯存取

同步化共用是追溯性的,適用於連結至 Salesforce 記錄的新文件和現有文件。開啟「同步化共用」後,所有先前連結的文件都會在所選存取層級與記錄成員共用。

Quip 相關文件元件

同步化共用以連結至「Quip 相關聯文件」元件的文件為基礎。只有連結至元件的文件才啟用「同步化共用」。

連結的文件存取權

如果將文件連結至記錄的使用者擁有「完整存取權」,則會針對文件啟用「同步化共用」。如果具有「可編輯」、「可註解」或「可檢視」文件存取權的使用者將該文件連結至 Salesforce 記錄,則不會啟用「同步化共用」。具有記錄存取權的使用者無法存取由擁有該文件「完整存取權」以下使用者所連結的文件。

連結共用設定

如果文件的連結共用設定為 「檢視」、「註解」和「編輯」,則使用者編輯文件時,他們就會是「完整存取權」使用者。即使「同步化共用」設定為「完整存取權」以下,使用者仍會維持直接共用的「完整存取權」層級。

自動化

在 Flow Builder 中透過「複製文件」動作建立的文件,預設未啟用「同步化共用」。若要讓「同步化共用」生效,則複製的文件必須手動連結至記錄,或透過「將文件附加至記錄」動作在 Flow Builder 中連結。

使用者記錄

未針對連結至使用者記錄的文件 (例如「連絡人」) 啟用「同步化共用」。如果使用者將文件連結至使用者記錄,則具有記錄存取權的使用者無法透過「同步化共用」存取文件。

已連線 Salesforce 組織

使用者只有在將其 Salesforce 組織連線至 Quip 時,才能透過「同步化共用」存取連結的文件。

• 從 Quip 的使用者設定檔中,按一下「Salesforce 」。
• 按一下「連線 」,並登入 Salesforce。

在 Quip 中共用文件

如果在 Quip 中與使用者共用連結的文件,則在 Quip 中授與的存取權會覆寫透過「同步化共用」授與的存取權。如果使用者擁有「可以在 Quip 中註解」存取權,但「同步化共用」設為「編輯存取權」,則使用者擁有對於文件的註解存取權。

存取權移除

如果從已啟用「同步化共用」的 Salesforce 記錄中移除使用者,則不會撤銷使用者對連結文件的存取權。您可以在 Quip 中管理使用者存取權。

Salesforce 報告

若要查看最新資料,您必須在連結至 Salesforce 記錄的 Quip 文件中手動重新整理 Salesforce 報告。