Automatizar planes de cierre con Flow Builder

Ahorre tiempo creando y rellenando manualmente planes de cierre mutuos con plantillas en Flow Builder. Utilice Process Builder y Flow Builder para agregar automáticamente una plantilla de Plan de cierre mutuo a un registro y generar un plan de cierre rellenado automáticamente cuando cambie la etapa de oportunidad. Agregue el documento copiado a una carpeta y envíe un mensaje a @everyone para notificar a los usuarios que se creó un documento.

Ediciones necesarias

Disponible en: Lightning Experience

Utilice un flujo para rellenar automáticamente un Plan de cierre mutuo adjunto a una oportunidad. Tras crear un documento a partir de la plantilla, el flujo mueve el documento a una carpeta y envía un mensaje en el panel de conversación. Process Builder iniciará automáticamente el flujo cuando una etapa de Oportunidad cambie a Propuesta/Precio.

Sugerencia Este flujo de trabajo funciona con otros objetos de Salesforce. Para agregar un Plan de cuenta a una cuenta, configure el componente Documento de Quip en una página Cuenta, cree un campo URL de plan de cuenta y seleccione Cuenta como objeto en Flow Builder.

Configurar el componente Documento de Quip

Configure el componente Documento de Quip en el formato de página Oportunidad. Cree un campo URL personalizada de Mutual Close Plan para almacenar los planes de cierre mutuos creados a partir de su plantilla.

Ediciones necesarias

Disponible en: Lightning Experience

1. Navegue hasta un registro de Oportunidad en Lightning Experience.
2. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Modificar página para ir al Generador de aplicaciones Lightning.
3. Cree una nueva ficha denominada Close Plan (Plan de cierre).
4. En el panel izquierdo, seleccione Documento de Quip y arrástrelo a su nueva ficha.
   
5. Seleccionar Documentos diferentes para cada registro.
   

   Nota Documentos diferentes para cada registro utiliza Flow Builder para agregar una plantilla a un registro. Para utilizar Flow Builder o permitir a los usuarios agregar plantillas manualmente, seleccione Una plantilla para cada registro.
6. Para crear un campo URL personalizado para almacenar las nuevas direcciones URL de documento, seleccione Crear un nuevo campo.
7. Introduzca Seguro Mutual Close como la etiqueta de campo y el nombre de campo. Puede realizar cambios más adelante desde el Gestor de objetos.
   
8. Guarde la acción.

To add your Mutual Close Plan template to the Quip Document component and to automate Mutual Close Plan creation, create actions in Flow Builder and Process Builder.

Crear un plan de Mutual Close

Utilice Flow Builder para agregar su plantilla de Plan de cierre mutuo a la oportunidad y para rellenar automáticamente los Planes de cierre mutuos que se crearon a partir de ella.

Ediciones necesarias

Disponible en: Lightning Experience

1. Desde el cuadro Búsqueda rápida en Configuración, introduzca Flujos.
2. Haga clic en Nuevo flujo.
3. Seleccione Flujo iniciado automáticamente y haga clic en Siguiente.
   Flow Builder displays the flow in the Auto-Layout flow layout. You can access Interactions, Logic, and Data via the plus icon.

   Process Builder iniciará el flujo más adelante cuando cambie una etapa de oportunidad.

4. Arrastre el elemento Acción al lienzo.
5. Seleccione Quip.
6. Introduzca Copiar documento de Quip como la acción de Quip.
7. Asigne el nombre a la acción Crear un plan de cierre mutuo desde una plantilla. Para crear automáticamente el nombre de API, pulse Tab.
   
8. Introduzca la URL del documento para el Plan de cierre mutuo (https://quip.com/Rm1bAaCxx71a/OpportunityName-Close-Plan).
9. Incluya el Id. de registro de origen. Bajo Id. de registro de origen, haga clic en + Nuevo recurso.
10. Seleccione Variable como Tipo de recurso.
11. Introduzca el nombre de API OpportunityRecord.
12. Seleccione Registro como el Tipo de datos.
13. Seleccione Oportunidad como el objeto.
14. Seleccione Disponible para entrada y haga clic en Listo.
15. Si recibe el error “El tipo de datos del recurso que introdujo no es compatible” para el Id. de registro de origen, introduzca .id después de OpportunityRecord. Seleccione Id. de oportunidad.
    
16. Seleccione Asignar variables manualmente. Bajo Almacenar valores de salida, haga clic en Vínculo de documento y seleccione + Nuevo recurso.
    
17. Seleccione Variable como Tipo de recurso.
18. Introduzca NewDocumentURL como el Nombre de API.
19. Seleccione Texto como el Tipo de datos. Haga clic en Listo y luego Listo.
20. Arrastre Actualizar registros al lienzo.
21. Asigne el nombre Actualizar registro de oportunidad a la acción. Para crear automáticamente el nombre de API, pulse Tab.
    
22. Seleccione Especificar condiciones para identificar registros y establecer campos de forma individual.
23. Introduzca Oportunidad como el objeto.
24. En Filtrar registros de oportunidad, introduzca Id. como Campo, seleccione Es igual a e introduzca {!OpportunityRecord.Id}.
25. En Establecer valores de campo para los registros de oportunidad, introduzca Mutual_Close_Plan__c como Campo y {!NewDocumentURL} como Valor. Haga clic en Listo.
26. Conecte los elementos y haga clic en Guardar.
    
27. Asigne un nombre al flujo. Para este ejemplo, utilizamos el nombre Crear plan de cierre desde plantilla. Para crear automáticamente el nombre de API, pulse Ficha. Haga clic en Guardar.
28. Haga clic en Activar.

Desencadenar el proceso

Cree un proceso que inicie el flujo de Mutual Close Plan cuando la etapa de una oportunidad cambie a Propuesta/Precio. Cuando un usuario actualiza la etapa Oportunidad a Propuesta/Presupuestado, se crea un Plan de cierre mutuo desde la plantilla adjunta y se rellena automáticamente basándose en los datos de la Oportunidad.

Ediciones necesarias

Disponible en: Lightning Experience

1. Desde el cuadro Búsqueda rápida en Configuración, introduzca Proceso. Seleccione Process Builder.
2. Haga clic en Nuevo.
   
3. Asigne al proceso el nombre Create Close Plan. Para crear automáticamente el nombre de API, pulse Tab.
4. Seleccione Un registro cambia como el desencadenador del proceso. Haga clic en Guardar.
5. Haga clic en + Agregar objeto y seleccione Oportunidad como el tipo de objeto.
   
6. Inicie el proceso cuando se crea o se modifica un registro. Haga clic en Guardar.
7. Haga clic en + Agregar criterios.
   
8. Asigne al criterio el nombre Cambio de etapa de oportunidad.
9. Para determinar cuándo desencadenar el proceso, seleccione Se cumplen las condiciones.
10. Establezca las condiciones:

    Campo	Operador	Tipo	Valor
    [Oportunidad]Etapa	Igual	Lista de selección	Propuesta/Precio

11. Haga clic en + Agregar fila y establezca condiciones:

    Campo	Operador	Tipo	Valor
    [Oportunidad]Etapa	Está cambiado	Booleano	Verdadero

12. Bajo Condiciones, haga clic en Se cumplen todas las condiciones (AND).
13. Haga clic en Guardar.
14. Haga clic en + Agregar acción.
    
15. Seleccione Flujos como Tipo de acción.
16. Asigne el nombre Llamar al flujo para crear documento a partir de plantilla a la acción.
17. Seleccione el flujo Create_Close_Plan_from_Template.
18. Establezca las variables de flujo:

    Variable de flujo	Tipo	Valor
    Registro de oportunidad	Referencia a un campo	[Oportunidad]

19. Haga clic en Guardar y luego Activar.

When your users update an Opportunity stage to Proposal/Quote, a Mutual Close Plan is automatically created and data from the Opportunity is autopopulated. The created document is then stored in the Mutual Close Plan field added to the Opportunity layout.

Mover y compartir un plan de cierre mutuo

Para facilitar la gestión de sus planes de cierre mutuos, utilice Flow Builder para mover planes de cierre mutuos creados a partir de una plantilla a una carpeta específica. Envíe automáticamente un mensaje en el panel de conversación para permitir a los usuarios saber que se creó un documento.

Ediciones necesarias

Disponible en: Lightning Experience

1. En Flujo, abra el flujo Crear plan de cierre desde plantilla.
2. Arrastre una nueva acción al lienzo después de Actualizar registros.
3. Seleccione Quip.
4. Introduzca Agregar documento de Quip a carpeta como la acción de Quip.
5. Asigne el nombre Agregar documento de Quip a carpeta a la acción. Para crear automáticamente el nombre de API, pulse Tab.
   
6. Para la URL del documento, introduzca {!NewDocumentURl}.
7. Para obtener la URL de la carpeta, vaya primero a la Consola de administrador de Quip.
   
   1. Bajo Configuración, haga clic en Configuración del sitio Web.
   2. Desactive Incluir títulos de documentos y títulos de carpetas en direcciones URL.
   3. En Quip, vaya a la carpeta donde desea agregar los planes de cierre mutuos creados a partir de una plantilla. Copie la URL de la carpeta.
   4. Pegue la URL de carpeta en la acción de Flow Builder y haga clic en Listo.
8. Conecte los elementos y haga clic en Guardar.
9. Para enviar un mensaje para informar a todos que se creó un documento, arrastre una nueva acción al lienzo.
10. Seleccione Quip.
11. Introduzca Enviar mensaje en documento como la acción de Quip.
12. Asigne el nombre Notificar a todos a la acción. Para crear automáticamente el nombre de API, pulse Tab.
    
13. Para la URL del documento, introduzca {!NewDocumentURL}.
14. Introduzca un mensaje personalizado. Para asegurarse de que todos los usuarios reciben notificaciones, incluya @everyone.
15. Haga clic en Listo.
16. Conecte la última acción. Haga clic en Guardar como y luego Activar.
    

Ejemplo

Sus flujos y procesos están listos para su uso. Para verlas en acción, vaya a una página Oportunidad y cambie la etapa a Propuesta/Precio.