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Gestione degli avvisi e delle notifiche di soglia di utilizzo delle licenze
Creare avvisi e notifiche sull'utilizzo delle licenze utilizzando i modelli forniti. I modelli semplificano l'indicazione delle licenze da monitorare e di chi informare quando vengono raggiunte le soglie.
Versioni (Edition) richieste
| Disponibile in: Enterprise Edition e Unlimited Edition |
| Autorizzazioni utente richieste | |
|---|---|
| Per visualizzare la scheda Utilizzo licenze: | Visualizzazione dell'utilizzo delle licenze |
| Per creare avvisi e notifiche utilizzando i modelli di utilizzo delle licenze: | Visualizzazione dell'utilizzo delle licenze |
| Per modificare le impostazioni di automazione dei processi: | Personalizza applicazione |
| Per attivare o modificare un flusso: | Gestisci flusso |
| Per eseguire un flusso: | Esegui flussi |
| Per visualizzare i tipi di notifiche: | Visualizza impostazione e configurazione |
| Per creare e modificare i tipi di notifiche: | Personalizza applicazione |
Il framework di avvisi Utilizzo licenze fornisce due modelli di flusso che funzionano insieme:
- Flusso Avvisi utilizzo licenze: definisce le licenze da monitorare e le soglie di utilizzo che attivano gli avvisi. Questo flusso è pianificato ed eseguito automaticamente su base ricorrente. Per monitorare le licenze utente e insieme di autorizzazioni, è necessario creare un flusso separato per ogni tipo di licenza.
- Flusso Notifica utilizzo licenze: invia le notifiche (email e in app) quando viene superata una soglia.
È possibile inviare notifiche a un profilo, a un gruppo pubblico o a un insieme di autorizzazioni, offrendo la flessibilità di sapere chi riceve gli avvisi per quali licenze.
L'oggetto TenantConsumptionAlert funge da sistema di registrazione per l'avviso. Funge da itinerario di controllo per scopi storici e analisi più approfondite. È possibile eseguire query sui campi per il controllo, il debug e la creazione di rapporti e automazioni personalizzati. Quando il flusso pianificato crea un record qui, avvia il processo di notifica.
Prima di iniziare:
- Decidere per quali licenze monitorare e per quali notifiche di avviso.
- Impostare l'utente di flusso di lavoro predefinito per l'esecuzione dei flussi attivati da pianificazione.
- Determinare chi riceverà le notifiche.
- (Facoltativo) Creare un gruppo pubblico se si prevede di utilizzare quel metodo di notifica.
Decidere quali licenze monitorare
Innanzitutto, raccogliere un elenco di licenze che si desidera monitorare, ovvero ricevere notifiche di avviso se il loro utilizzo supera soglie specifiche. È necessario immettere il nome della licenza esattamente come appare nella scheda Utilizzo licenze, quindi si consiglia di copiare i nomi di tutte le licenze in un documento o file di testo separato e pratico. Poiché non è possibile selezionare tutte le licenze nel flusso, è necessario indicare ogni licenza singolarmente.
Utilizzo licenze supporta due tipi di licenze: licenze utente e licenze insieme di autorizzazioni. Per monitorare ogni tipo di licenza, creare un flusso separato. Quando si crea l'elenco, raggruppare i nomi delle licenze per tipo di licenza in modo da poter identificare facilmente le licenze da includere in ogni flusso.
Impostazione dell'utente di flusso di lavoro predefinito nelle impostazioni di automazione dei processi
Poiché il flusso Avvisi utilizzo licenze è attivato da pianificazione, è necessario definire un utente di flusso di lavoro predefinito per eseguire il flusso. Se l'utente che ha creato l'automazione non è più attivo, l'utente di flusso di lavoro predefinito specificato viene associato alle azioni eseguite dall'automazione.
Se non è ancora stato definito l'utente di flusso di lavoro predefinito, viene visualizzato questo messaggio di avviso quando si apre il modello di flusso Avvisi utilizzo licenze:
For scheduled trigger flow, specify the default workflow user in your org's process automation settings.Assicurarsi di selezionare un utente attivo con un indirizzo email verificato. Vedere Guida di Salesforce: Per i dettagli, identificare l'Utente flusso di lavoro predefinito dell'organizzazione Salesforce.
Creazione di un tipo di notifica personalizzato
Le notifiche in app richiedono l'esistenza di un tipo di notifica personalizzato prima che un flusso possa utilizzarlo, in questo caso il flusso Notifica utilizzo licenze. Poiché il modello di flusso fa già riferimento alla notifica Invia avviso utilizzo licenza, assicurarsi di creare il modello con lo stesso nome.
Per creare la notifica personalizzata, vedere la Guida di Salesforce: Creazione di una notifica desktop o mobile. Assicurarsi di indicare Invia avviso utilizzo licenza per il nome della notifica personalizzata.
Le notifiche dell'app mobile richiedono una configurazione aggiuntiva. Assicurarsi che le app mobili siano abilitate per i sistemi operativi appropriati per i telefoni cellulari nella pagina di impostazione Impostazioni consegna notifica.
Per ulteriori informazioni, vedere:
- Guida di Salesforce: Gestione delle impostazioni di consegna delle notifiche
- Guida di Salesforce: Controllo dell'accesso e della sicurezza per l'app mobile Salesforce
Determinazione dei destinatari della notifica
È l'utente a determinare chi riceve le notifiche sugli avvisi di utilizzo delle licenze. Tutti i metodi fanno sì che i destinatari ricevano notifiche sia via email che all'interno dell'applicazione. È possibile raggiungere diversi tipi di destinatari creando più flussi di notifica. Ad esempio, un flusso può essere destinato agli utenti assegnati a un profilo e un altro agli utenti assegnati a un insieme di autorizzazioni.
| Destinatari notifica | Quando utilizzarlo | Ulteriori informazioni |
|---|---|---|
| Profilo | Utilizzare quando i destinatari dell'avviso sono tutti assegnati a un profilo specifico, ad esempio Con alcune piccole modifiche al flusso, è possibile inviare notifiche ai membri di più profili. |
Invio di avvisi sull'utilizzo delle licenze agli utenti di un profilo |
| Insieme di autorizzazioni | Utilizzare quando il pubblico degli avvisi è composto da tutti i membri assegnati a un insieme di autorizzazioni specifico, ad esempio Utente Data Cloud. Richiede la modifica del flusso di notifica per cercare l'insieme di autorizzazioni, le relative assegnazioni e gli utenti corrispondenti. | Invio di avvisi sull'utilizzo delle licenze agli utenti assegnati a un insieme di autorizzazioni |
| Gruppo pubblico | Utilizzare quando il pubblico degli avvisi non viene mappato a un profilo o a un insieme di autorizzazioni. Un gruppo pubblico consente di creare un elenco curato di membri. Ideale per gruppi interfunzionali, ad esempio dirigenti account, responsabili finanziari o lead operativi. Questa opzione richiede la modifica del flusso di notifica per cercare il gruppo e i suoi membri. | Invio di avvisi sull'utilizzo delle licenze ai membri di un gruppo pubblico |
(Facoltativo) Creazione di un gruppo pubblico da utilizzare per le notifiche
Se si prevede di utilizzare un gruppo pubblico per determinare chi riceve le notifiche, si consiglia di creare subito il gruppo in modo che sia disponibile quando si crea il flusso Notifica utilizzo licenze. Vedere Guida di Salesforce: Creare e modificare gruppi pubblici per i dettagli.
Qual è la prossima attività?
- Configurare gli avvisi di utilizzo per le licenze utente.
- Configurare gli avvisi di utilizzo per le licenze insieme di autorizzazioni.
- Configurazione del flusso Avvisi utilizzo licenze per le licenze utente
La creazione di avvisi per le licenze utente prevede la configurazione del flusso Avvisi utilizzo licenze. Definire le licenze utente da monitorare e le soglie percentuali che attivano un avviso. - Configurazione del flusso Avvisi utilizzo licenze per le licenze insieme di autorizzazioni
La creazione di avvisi per le licenze insieme di autorizzazioni prevede la configurazione del flusso Avvisi utilizzo licenze per definire le licenze utente da monitorare e le soglie percentuali che attivano un avviso. - Creazione di un flusso di notifiche di utilizzo delle licenze
Dopo aver configurato le licenze da monitorare e aver definito le soglie per attivare gli avvisi, è possibile creare il flusso per le notifiche di avviso. È possibile inviare notifiche ai membri di un profilo, di un insieme di autorizzazioni o di un gruppo pubblico. È anche possibile creare flussi di notifica separati per ogni gruppo di membri.
Vedere anche:
- Guida di Salesforce: Profili
- Guida di Salesforce: Creazione di insiemi di autorizzazioni
- Guida di Salesforce: Creazione e modifica di gruppi pubblici
- Guida di Salesforce: Creazione di una notifica desktop o mobile
- Guida di Salesforce: Flussi attivati da pianificazione
- Riferimento campi Salesforce: Avviso TenantConsumption
