將授權利用率警示傳送給公用群組的成員

若要將通知傳送給公用群組成員的使用者,則所提供的「授權利用通知」範本需要一些變更。

由於已針對設定檔設定預設流程,因此您會更新流程以依名稱查詢公用群組。接著您會取用其所有成員,並將這些成員轉換為使用者識別碼的集合。接著,您修改「取得使用者」元素以依該集合篩選,並僅傳回屬於公用群組的使用者。電子郵件傳送與應用程式內通知的剩餘流程保持不變。

小秘訣 您可以隨時儲存流程,以確保您不會遺失工作。當您儲存流程時,流程會變成版本 1,但尚未啟用,因此您可以繼續修改此版本。提供描述性名稱,例如「依公用群組的授權利用通知」。

1. 進入 App Launcher,選取「自動化」。
2. 進入「流程」索引標籤,按一下「 新增」,然後在「搜尋」中輸入 授權利用 率以尋找並選取「授權利用率通知」範本。
3. 選取「取得使用者」元素,然後在「篩選使用者記錄」下移除「設定檔識別碼」欄位,以將「取得使用者」元素與「取得系統管理員設定檔」元素中斷連線。

   刪除「取得系統管理員設定檔」元素。

   
4. 取得公用群組記錄。
   1. 按一下「取得使用者」元素上方的「新增元素 」以新增「取得記錄」元素。
   2. 在「標籤」欄位中,輸入 公用群組記錄。
   3. 針對「Salesforce 物件」,尋找並輸入「群組」。
   4. 在「篩選群組記錄」下方,指出:

      欄位	名稱
      運算子	等於
      值	公用群組名稱,例如 LU Admins

   
5. 接下來,取用公用群組的成員。
   1. 按一下「公用群組記錄」元素下的「新增元素 」,然後選取「取得記錄」。
   2. 在「標籤」欄位中,輸入 群組成員記錄。
   3. 針對「Salesforce 物件」,尋找並輸入「群組成員」。
   4. 在「篩選權限集記錄」下方,指出:

      欄位	群組識別碼
      運算子	等於
      值	{!Public_Group_Records.Id}

      針對「要儲存多少記錄」，選取「所有記錄」。

   
6. 接下來,收集公用群組記錄的使用者識別碼,讓「取得使用者」元素可以使用該資訊。
   1. 按一下「群組成員記錄」元素下的「新增元素 」,然後選取「轉換」。
   2. 在「標籤」欄位中,輸入「使用者識別碼集合」。
   3. 針對「來源資料」,新增「群組成員記錄」。
   4. 針對「目標資料」,新增文字。
   5. 按一下「允許多重值 (集合)」,然後按一下「建立」。
   6. 將「目標資料」下的 User_ID_Collection 對應至「來源資料」下的 UserOrGroupId。
   
7. 現在,指示僅取得為公用群組成員的使用者。

   按一下「取得使用者」元素,然後移至「篩選使用者記錄」。

   欄位	使用者識別碼
   運算子	在其中
   值	使用者識別碼集合

   
8. 儲存流程並提供描述性名稱。
9. 啟用流程。