初日にやるべき 7 つのこと、Quip

チームから Quip に招待されたときに何から始めればよいのかと戸惑うかもしれません。以下の詳しい説明をご覧ください。以下の簡単な 7 つのステップに従えば、何をすべきかが 20 分で理解できます。

学習内容

• 1. アプリをダウンロードする
• 2. プロフィール写真を追加する
• 3. 1 つ目のドキュメントにちょっとした工夫を加える
• 4. ドキュメントにスプレッドシートを追加する
• 5. ドキュメントをチームメイトと共有する
• 6. コメントを追加してディスカッションを提起する
• 7. 2 ～ 3 の重要なドキュメントにスターを付ける

1.  ネイティブのデスクトップアプリケーションやモバイルアプリケーションをダウンロードする

まずは、デスクトップアプリケーションやモバイルアプリケーションをダウンロードします。Quip の優れた特長の 1 つは、コンピューターとスマートフォン向けの高速で強力なネイティブアプリケーションそのものです。Quip をデスクトップとスマートフォンにインストールしておけば、いつでもどこでもすぐに作業を開始できます。

デスクトップアプリケーション

ブラウザーで Web アプリケーションを使うこともできますが、最適なエクスペリエンスが得られるのはデスクトップアプリケーションを使用した場合です。クラウドソフトウェアに求める機能性という私たちのビジョンが、このアプリケーションに結集されています。Quip にサインインすると、オフラインかオンラインかを問わず、会社のすべてのドキュメントをあらゆるデバイスで利用できるようになります。

デスクトップアプリケーションとクラウドサービスの垣根をほとんど感じさせません。そして、リアルタイムのコラボレーションやデバイス間の同期といったクラウドのあらゆるメリットと、オフライン作業や迅速な読み込みといったデスクトップアプリケーションのあらゆるメリットの両方を利用できます。

デスクトップの使用中は、ドキュメントやメッセージがすべてコンピューターのハードドライブと同期されます。つまり、ドキュメントをクリックするとすぐさま開くため、ダウンロードしたり、待機したりする必要がありません。

デスクトップは、高速 Wi-Fi に接続している場合でも、インターネットから完全に切断されている場合でも機能します。オフラインになってもドキュメントの作成や編集、メッセージの送信を続行できます。インターネットに接続するとすぐ、編集した内容がすべてネットワークと同期され、コラボレーションしている全員に変更内容が示されます。

モバイルアプリケーション

デスクトップで変更を行うと、その変更が瞬時にスマートフォンやタブレットに同期されます。iPhone、iPad、Android スマートフォン、Android タブレットがサポートされています。

iPhone または iPad がある場合は、デスクトップで Handoff もサポートされているため、デスクトップで開始して中断した編集を、その後スマートフォンのスワイプ操作で再開することができます。モバイルアプリケーションの優れた点は、共有しているドキュメント、スプレッドシート、インラインコメント、メッセージにリアルタイムで作業できるため、あらゆる業務を継続的に進められることです。添付ファイルをダウンロードしたり、機能の少ないデバイスから込み入ったメールスレッドを管理したりする必要がありません。Quip のモバイルアプリケーションですべてをこなすことができます。 

2. プロフィール写真を追加する

これは、アカウントのパーソナライズに向けた簡単な第一歩です。プロファイル写真を追加して、チームメイトがあなたの顔と名前を一致させられるようにします。恥ずかしがることはありません。にこやかな写真を載せましょう。

1. アカウントメニュー (左下) に移動します。
2. [プロフィールとステータス] を選択します。
3. [編集] をクリックします。
4. 顔写真を選べば完成です。

3. 1 つ目のドキュメントにちょっとした工夫を加える

業務の形態にはさまざまなものがありますが、通常はドキュメントやスプレッドシートを基盤にメモや計画、計算などを盛り込んでいきます。Quip ドキュメントとこれまで使用してきた作業ツールの違いは、Quip ドキュメントが進化すること、そして多彩であることです。スプレッドシートや画像を埋め込んで説得力のあるドキュメントに仕上げたり、@メンションでディスカッションを提起したり、ToDo で作業を追跡したりすることができます。わずか数ステップで、整然として、充実したドキュメントを作り上げることができます。

では、ドキュメントに工夫を加える方法を見ていきましょう。

ドキュメントの体裁を整える

ドキュメントはシンプルで効果的なものが良いとされています。整然として、充実したドキュメントを生み出す第一歩は、左側にあるスタイルメニュー、あるいはドキュメントの上部にあるメニューを使用することです。段落アイコンをクリックすると、さまざまな種類のテキストや見出し、各種のリストを自在に追加できます。

ドキュメント、スプレッドシート、フォルダー、チャットにリンクする

あらゆる作業を Quip で行うメリットの 1 つは、ドキュメントやスプレッドシートやフォルダーの検索、参照、リンク設定を瞬時に実行できるため、チームメイトがファイルを探し求める時間が節約されることです。特定の作業へのリンクを設定するには、「@」と入力し、ドキュメントのタイトルを検索します。Quip のドロップダウンに結果がリスト表示されます。

4. ドキュメントにスプレッドシートを追加する

ドキュメントにスプレッドシートを埋め込めば、コンテキストを把握したうえでデータを検討できます。このため、メールも、ミーティングも、時間を取られるプレゼンテーションも必要なくなります。スプレッドシートについて知っておくべきことがすべて 1 か所に集められます。チームは常にストーリー全体を把握できます。最新の経緯、ディスカッション、特長がドキュメント内にあり、スプレッドシートのデータを補完します。

これこそがスプレッドシートの真の威力です。スプレッドシートは独自のアプリケーションやファイル形式ではなく、ユーザーのエクスペリエンスにシームレスに統合されるものです。テキスト、画像、ToDo リスト、スプレッドシートのどれか 1 つを選択する必要はありません。このすべてを 1 か所にまとめることができます。

「@」と入力し、ドロップダウンメニューから [スプレッドシート] を選択すると、スプレッドシートをドキュメントに追加できます。

スプレッドシート内にカーソルを置くと、スプレッドシートのメニューバーが表示されます。スプレッドシートには、400 種以上の関数を活用したお馴染みの機能のほか、ユーザーの期待に応えるデータの書式設定オプションも搭載されています。つまり、整然として、充実したスプレッドシートをチームと一緒に作り上げるために必要なものが揃っています。

スプレッドシートのデータをドキュメントに取り込む

スプレッドシートをドキュメントに直接統合するため、データが個々のファイルに埋もれてしまうことがありません。ドキュメントのテキストに「=」およびセル名を入力すると、スプレッドシートのデータを参照できます。エグゼクティブサマリーを作成したり、大規模なスプレッドシートの重要なデータを表示したり、ミーティングの論点を強調したりする場合に極めて効果的な方法です。

そのうえ、スプレッドシートを更新したときに、ドキュメントのテキストも自動的に更新されます。

5. ドキュメントをチームメイトと共有する

Quip がその本領を発揮するのは、他のユーザーをドキュメントに招待したときです。情報の共有、ディスカッションの提起、フィードバックのやり取りができるほか、一丸となって素晴らしいドキュメントを仕上げることができます。ドキュメントを共有する方法は多数ありますが、最も直接的な方法は、それぞれのドキュメントやスプレッドシートの右上にある共有ボタンを使用することです。

次のような多様な方法で共有できます。

1. アカウントやメールアドレスを使用して個々のユーザーを追加する。
2. ドキュメントをフォルダーに追加して、チームメンバーをそのフォルダーに追加する。
3. 共有可能なリンクを取得し、詳細な権限を使用して配信する。

1 つ目の名前またはメールアドレスで追加するオプションを選択した場合は、ドキュメントは非公開フォルダーに保存されたまま、共有するユーザーにこのドキュメントに対するアクセス権のみを付与します。非公開フォルダーの他のファイルにユーザーがアクセスすることはできません。

まず、取引先責任者リストに表示されている既存のユーザーを検索して追加します。すると、ドキュメントについて知らせる即時通知がユーザーに送信されます。Quip サイトのメンバー以外と共有する場合も、その人のメールアドレスを入力できます。この相手のメールアドレスのドメイン名が Quip サイトのドメイン名と一致する場合は、Quip サイトに招待されます。一致しない場合は、そのドキュメントへのアクセス権のみが付与されるメール通知を受け取ります。

ドキュメントを共有すると、チームがすぐさまアクセスして、ドキュメントに編集やコメントをしたり、メッセージを送信したりできます。

プロのヒント: 同時に複数のユーザーがドキュメントを編集できる

Salesforce では、コラボレーションするチームが最速かつ充実した編集環境を得られるよう取り組んでいます。それぞれのドキュメントをホワイトボードと考えるとわかりやすいかもしれません。誰もが気軽にやってきて、すぐさま作業に参加できる場所です。各リビジョンがシームレスに記録されるため、ユーザーもそのチームメイトもためらうことなく編集できます。

ドキュメントを他のユーザーと同時に編集しているときは、インラインに相手のアバターが示されます。作業中の行は現在編集しているユーザーにロックされるため、各自の作業が保護され、互いに上書きし合うことがありません。スプレッドシートのセルも同じです。Salesforce のお客様から、ドキュメントを協力して編集できる点が気に入っており、長文のドキュメントやミーティングの議事録で特に役に立つという声が寄せられています。ですから、チームメイトと同時にドキュメントにアクセスし、一緒に仕上げてみてください。

6. ドキュメントにコメントを追加してディスカッションを提起する

チームメイトと作業について、明確な目的のある能率的なディスカッションを行うために、インラインコメントに必要なコンテキストを示すことができます。フィードバックを参考にしようと思ったときに、アプリケーションを切り替えながら、大量のメールのやり取りを見直すことほど疲れるものはありません。ドキュメントに直接コメントすると、常にコンテキストに即して理解できるため、こうした作業が楽になります。チームメンバーに的を絞った有意義なフィードバックをリアルタイムで示すことができます。

インラインコメントで的を絞ったフィードバックを示す

左の余白のコメントアイコンをクリックすると、ドキュメントの行全体に対するコメントを追加できます。また、カーソルでテキストを強調表示すると、特定の文字、単語、文にコメントすることができます。

リアルタイムのディスカッションを提起する

Quip は非常に高速です。チャットチャネルにアクセスしてチームメイトに対応するのと同じぐらいスピーディに、通知を受信してすぐさまドキュメントにアクセスし、フィードバックを行うところを想像してみてください。本当に、それくらい速いのです。すべてのコンテキストを把握していれば、数秒でコミュニケーションを完結させることができます。

チームメイトの注意を即座に引き付けるには、コメントで相手に @メンションします。Quip ではすぐに相手が反応して寄稿できます。コメントスレッドでハングアウトすることも、リアルタイムの会話で気になる点を議論することも可能です。チームメイトが入力中であることが示され、あなたのコメントにいいね! が付いたときに通知を受け取ります。また、既読も表示されるため、チームメイトが最新メッセージを確認済みであることがわかります。

作業についてその場で議論する

インラインコメントの各スレッドは、@メンション、ファイルや画像、リンクプレビュー、絵文字、/giphy、その他の機能を備えたチャットのスレッドと考えることができます。ドキュメントについて充実したディスカッションが行われれば、それ自体が貴重なコンテンツになります。 

7. 2 ～ 3 の重要なドキュメントにスターを付ける

オフィスにいる間は目まぐるしく時間が過ぎていきます。辛うじてこなしている状態かもしれません。そこで、ドキュメントのスター (お気に入り) を用意しました。重要なドキュメントにフラグを付けたり、処理する必要のあるドキュメントの「やること」リストを管理したりする最適な方法です。スターを付けたドキュメントは、[お気に入り] セクションと左サイドバーに表示されます。

スターを付けておく必要がなくなった時点でスターを解除すると、[お気に入り] や条件設定済みの受信トレイフィードに表示されなくなります。

これで終了です。

たくさんのことを説明しましたが、まだ序の口です。次のような Quip のさらなる活用法を学習すると、仕事をどんどん片付けることができるでしょう。

• 整然として、充実した Quip ドキュメントを作成する方法
• ドキュメントにスプレッドシートを埋め込む方法
• ドキュメントを共有してチームとコラボレーションする方法
• スターを付けて業務を整理する方法