Reportes de actividad

Funciones especiales de Reportes de actividades

Tenga en cuenta lo siguiente cuando ejecute reportes de actividades:

Reportes estándar

• Elija el reporte Estado del email HTML si tiene activado el seguimiento del email HTML. Este reporte abarca cualquier cosa de la lista relacionada Estado del email HTML de los prospectos y contactos que envió.
• Elija el reporte Eventos con invitados para incluir sólo eventos para varios usuarios en el reporte. Los filtros estándar para eventos con invitados son:
  • Asignado a...: muestra sólo eventos para varios usuarios que le pertenecen.
  • Asignado al equipo de...: muestra eventos para varios usuarios que pertenecen a cualquier miembro de su equipo.
  • El invitado es...: muestra sólo los eventos para varios usuarios que le enumeran como invitado.
  • El invitado se encuentra en el equipo de...: muestra los eventos para varios usuarios que enumeran al alguien de su equipo como invitado.
• El reporte Mis solicitudes de aprobación delegadas enumera todas las solicitudes de aprobación para las que es el proxy de aprobación.
  

  Nota El reporte Todas las solicitudes de aprobación pendientes está incluido en la carpeta Reportes de actividades.
• En las organizaciones con Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition, Performance Edition y Developer Edition, para mostrar las actividades correspondientes a los usuarios que le informan, utilice los vínculos Jerarquía en el reporte Tareas y citas.
  

  Nota Solo puede ver sus propias actividades y las pertenecientes a usuarios que se encuentren por debajo de usted en la jerarquía de funciones.
• Si su organización utiliza Actividades compartidas, los reportes (incluyendo tipos de reporte personalizado y reportes de Tareas y eventos) muestran diferentes resultados dependiendo de sus permisos. Supongamos que está realizando reportes acerca de eventos y sus resultados de reporte incluyen un evento relacionado con dos o más contactos y también tiene invitados. Si usted es un administrador, sus resultados de reportes muestran un contacto principal además de un evento por separado para cada invitado. Si no es un administrador, sus resultados de reporte solo muestra un evento para el contacto principal.

  Un usuario puede tener acceso a un evento secundario de una actividad cuando se cumple una de las siguientes directrices:

  • El usuario es propietario de la actividad o está por encima del propietario de esta en la jerarquía.
  • El usuario puede tener acceso al "quién" (registro principal o contacto), y el conteo es igual a uno.
• Cuando crea un reporte utilizando el tipo de reporte Tareas y eventos y agrupa por el campo Hora de vencimiento, el reporte solo tiene en cuenta la hora de vencimiento de los registros de tareas e ignora la hora de vencimiento de los registros Evento. Como resultado, todos los registros se agrupan bajo la hora de vencimiento de registros Tarea, independientemente de la hora de vencimiento real de registros Evento. Este comportamiento se produce porque Tareas y Eventos, aunque forman parte del objeto Actividades, se tratan de forma independiente en vez de tener una relación principal-secundaria. Por lo tanto, el reporte no crea grupos separados para los valores de hora de vencimiento de registros Evento, y los datos pueden ser imprecisos. Preferiblemente, el reporte debe agrupar registros por los valores de hora de vencimiento de los registros Tarea y Evento. Para lograr una agrupación precisa, considere crear reportes separados para Tareas y Eventos o utilizar tipos de reportes personalizados con filtros cruzados.

Tipos de reporte

• Mediante el generador de reportes, puede crear reportes de actividades que muestren las actividades relacionadas con otro tipo de registro. Por ejemplo, un reporte de Actividad con prospectos muestra actividades asociadas con prospectos.
• Los reportes de Actividades con prospectos no muestran datos para los campos Línea de dirección 1, Línea de dirección 2 y Línea de dirección 3.
• Los tipos de reportes personalizados para Actividades no incluyen campos específicos del usuario como Dirección, Título o campos Usuario personalizados desde la búsqueda Asignado a.
• El campo Asignado a es una búsqueda polimórfica que puede hacer referencia a un registro Usuario, Calendario o Grupo. Para garantizar la estabilidad del reporte, solo los campos comunes a los tres objetos están disponibles para su selección en el tipo de reporte.
• Cuando Actividades compartidas está activada, los reportes personalizados creados utilizando Actividades (como Actividades con contacto) no muestran registros de eventos secundarios porque el reporte solo considera las relaciones de quién.

  Los reportes como Tareas y Eventos devuelven tanto registros de eventos principales como secundarios porque el reporte tiene en cuenta todos los registros, incluyendo eventos secundarios.

Sugerencias sobre reportes de actividades

• Establezca un criterio de búsqueda de “Invitación a un evento igual a 0” para filtrar eventos que sean invitaciones de reunión enviadas a usuarios para un evento para varios usuarios.
• Las actividades archivadas no se incluyen en los reportes. Se archivan los eventos y las tareas cerradas anteriores a un año. Sin embargo, no se archivan las tareas abiertas. Puede continuar viendo actividades archivadas de un registro seleccionando Ver todo en la sección Historial de actividades de la págian de detalles de un registro.
• Las actividades para contactos privados sólo se muestran en reportes para el propietario del contacto.
• Los filtros estándar para los reportes de actividades permiten limitar los resultados del reporte mediante las siguientes opciones. Algunas de estas opciones no son visibles dependiendo de la edición.
  • Mis actividades: muestra las actividades que le pertenecen.
  • Mis actividades delegadas: muestra las actividades que creó usted pero que son propiedad de otra persona. Ese propietario tiene la misma función que usted, o una inferior a la suya en la jerarquía.
  • Actividades de mi equipo: muestra las actividades que pertenecen a usuarios que dependan de usted en la jerarquía de funciones.
  • Todas las actividades: muestra las actividades que puede ver, tal y como las determina el modelo de colaboración.
• Si recibe un mensaje de error indicándole que su reporte de actividades tiene demasiados resultados, personalice el reporte para incluir un filtro en una lista de selección, un texto o un campo de fecha. De forma alternativa, puede volver a ejecutar el reporte mediante un tipo de datos de actividad diferente como, por ejemplo “Actividades con cuentas” o “Actividades con oportunidades”.