Files Connect 外部ファイルへのアクセスおよび共有

[ファイル] ホームでのファイルのダウンロードまたは共有

[ファイル] ホームから、外部ファイルをローカルシステムにダウンロードしたり、外部ファイルを組織のユーザーのセットと共有したりします。

1. [ファイル] ホームに移動します。
2. 左列の [外部ファイル] リストには、使用可能な外部データソースが表示されます。1 つを選択してフォルダーから移動するか、検索バーを使用してファイルを検索します。
   

   メモ

   • Salesforce では、Google ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、図形描画をサポートしています。[最近] リストでは、Google ドライブのコンテンツが、過去 30 日以内で最近アクセスした 24 件のドキュメントに限定されます。
   • 特殊文字 (#、% など) が含まれる SharePoint フォルダーはリストに表示されますが、そのフォルダー内のファイルの表示やアクセスはできません。
3. ファイル名の横にある をクリックし、次のいずれかを選択します。
   • 開く - SharePoint などの外部データソースのファイルを開きます。
   • ダウンロード - ファイルをローカルシステムにダウンロードします。
   • 共有 - ファイルをコピーまたは参照として共有します。組織で使用される共有種別はシステム管理者が決定しています。共有するときに、次のいずれかの操作を実行します。
     • コピーを共有 - Salesforce に保存されている外部ファイルのコピーを共有します。ファイルが Chatter グループと共有されている場合、メンバーに外部システムへのアクセス権がなくても、すべてのグループメンバーがファイルにアクセスできます。Salesforce Files には外部システムのファイルに対する変更は反映されません。
     • 参照を共有 - Salesforce 外に保存されている外部ファイルへの参照を共有します。外部システムに対するアクセス権を持つユーザーのみがファイルをダウンロードできます。(ユーザーは個人設定の [外部システムの認証設定] セクションでシステムのログイン情報を入力する必要があります)。Salesforce Files には外部システムのファイルに対する変更が反映されませんが、参照が外部システムのファイルの最新バージョンを指し示します。

メモ 外部システムから参照されているファイルをダウンロードするユーザーは、個人設定の [外部システムの認証設定] セクションでシステムのログイン情報を入力する必要があります。

ユーザーがファイルセレクターから外部ファイルを選択すると、ファイル参照またはコピーが Salesforce で作成されます。ファイル参照が存在している場合は、再利用されます。

フィードでのファイルの共有

特定の Chatter の会話に外部ファイルを含めるには、フィードを使用します。フィードで共有されるすべてのファイルは、コピーまたは参照のいずれかになります。これは、システム管理者が決定します。

Salesforce Classic での手順は、次のとおりです。

1. 投稿を作成しているときに、フィード上部にある [ファイル] をクリックし、[Salesforce からファイルを選択] をクリックします。
2. 左列で、SharePoint などの外部ソースをクリックします。
3. 共有するファイルの横で、[添付] をクリックします。
4. 投稿の本文で、共有するグループまたはユーザーに @メンションします。

Lightning Experience での手順は、次のとおりです。

1. 投稿の作成中に、投稿の下にあるクリップアイコンをクリックし、[ファイルを選択] ウィンドウを開きます。
2. 左列で、SharePoint や Google ドライブなどの外部ソースをクリックします。
3. 共有するファイルを選択して [追加] をクリックします。
4. 投稿の本文で、共有するグループまたはユーザーに @メンションします。

外部ドキュメントへのリンクを Chatter 投稿に貼り付けると、Files Connect ファイル参照に変換されます。投稿の本文の下にファイルタイトルとアイコンが表示されます。アイコンをクリックすると、フィードから直接ファイルプレビューが開きます。各投稿の最初のリンクにファイル参照が作成されます。ファイル参照は、コメントのリンクには作成されません。

メモ ファイルプレビューは、Sharepoint、Google ドライブ、および Quip インテグレーションを介して接続されたファイルでのみ使用できます。