Overzicht van Salesforce CRM Content

Salesforce CRM Content maakt inhoudsbeheer eenvoudiger doordat gebruikersvriendelijke functies en voorzieningen zijn opgenomen in de volgende taken:

Ordenen

In plaats van bestanden te bewaren in mappen die inhoud moeilijk vindbaar maken, slaat Salesforce CRM Content bestanden op in volledig doorzoekbare bestandsrepository's die bibliotheken worden genoemd. Beheerders kunnen meerdere bibliotheken maken op basis van elke gewenste classificatie, zoals afdelingsnaam, functieomschrijving of team, en vervolgens gebruikersmachtigingen configureren binnen de bibliotheek voor de juiste balans tussen toegang tot inhoud en beveiliging. Auteurs wijzen beschrijvende labels toe, die tags worden genoemd en die helpen bij het classificeren en ordenen van inhoud binnen het geheel van bibliotheken. U kunt een lijst weergeven van alle inhoud die bij een bepaalde tag hoort of zoekresultaten filteren op basis van een of meer tags. Salesforce CRM Content biedt ook privébibliotheken. Hierdoor kunnen gebruikers hun desktops overzichtelijk houden en toch profiteren van de voordelen van content management, zoals zoeken in documenten en versiebeheer.

Zoeken

De krachtige zoekmachine van Salesforce CRM Content scant de gehele tekst van het document en de eigenschappen van de inhoud, zoals titel, beschrijving, tags, categoriseringsgegevens en naam van de auteur. U kunt zoekacties filteren op behandelde inhoud, bestandsindeling, auteur, tags, bibliotheken of aangepaste velden, en de resultaten vervolgens bekijken op verschillende niveaus van detail, hetgeen een handige manier vormt om relevante inhoud snel te vinden. Als Chatter is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u uw zoekresultaten ook filteren op Chatter-bestanden. Met de afbeelding in de vorm van een "slimme balk" voor downloads, opmerkingen, beoordelingen en abonnees kunt u binnen een reeks zoekresultaten documenten vergelijken.

Abonneren

Zodra een bestand is gevonden, kan er door middel van een abonnement erop voor worden gezorgd dat u een kennisgeving per e-mailbericht ontvangt wanneer nieuwe versies worden gepubliceerd of wanneer er wijzigingen worden aangebracht aan de eigenschappen van het bestand. U kunt zich ook abonneren op auteurs, tags en bibliotheken, waardoor u de hoeveelheid tijd reduceert, die u besteedt aan het zoeken naar nieuwe of bijgewerkte inhoud. Kennisgevingen per e-mailbericht bereiken u in real-time of één maal dagelijks, afhankelijk van uw voorkeuren.

Voorbeeldweergaven

In Salesforce CRM Content hoeft u een groot document niet eerst te downloaden om het te bekijken. Als het document een Microsoft PowerPoint-, Word-, Excel- of Adobe® PDF-bestand is, kunt u een voorbeeld van het gehele bestand weergeven in uw browser zonder het bestand te hoeven downloaden. Sommige aspecten van bestanden worden mogelijk niet weergegeven in voorbeelden. Van tegen kopiëren beschermde PDF-bestanden kan geen voorbeeld worden weergegeven.

Bijdragen

In Salesforce CRM Content kunt u nieuwe of gereviseerde bestanden snel en eenvoudig uploaden. Tijdens het uploadproces kiest u een bibliotheek en recordtype voor uw bestand of webkoppeling, schrijft u een omschrijving, wijst u een of meer tags toe en vult u eventuele aangepaste velden in, die helpen bij het categoriseren en definiëren van uw inhoud. Voor versiebeheer is in- en uitchecken van bestanden niet nodig. In plaats daarvan uploadt u gewoon een nieuwe versie van het bestand. Salesforce CRM Content houdt dan een versielijst bij die toegankelijk is vanaf de detailpagina voor de inhoud. U kunt vorige versies van een bestand downloaden en alle opmerkingen met betrekking tot reden voor wijziging lezen, die een auteur wellicht in een nieuwe versie heeft behandeld.

Gebruik beoordelen en feedback geven

Salesforce CRM Content biedt verschillende methoden om te bepalen of inhoud waardevol is voor lezers. Het behandelen van een deel van de inhoud vergroot de zichtbaarheid in zoekresultaten. U kunt rechtstreeks een bijdrage leveren aan de verbetering van inhoud door positief of negatief (duim omhoog of omlaag) te stemmen over een bestand, webkoppeling of Google-document of door er opmerkingen aan toe te voegen. Ook kunt u zien wie zich geabonneerd heeft op een bestand, webkoppeling of document, en hoe vaak bestanden zijn gedownload. Op het tabblad Rapporten kunt u standaard- of aangepaste rapporten maken van Salesforce CRM Content-gegevens. Als de inhoudsleveringsfunctie ingeschakeld is, kunt u inhoud verzenden aan collega's, leads of contactpersonen en daarna bijhouden hoe vaak de inhoud is gedownload of een voorbeeld ervan is weergegeven.

Inhoud delen in Salesforce

Salesforce CRM Content biedt ook integratie met leads, accounts, contactpersonen, opportunities, cases, producten en aangepaste objecten. Als de functionaliteit van Salesforce CRM Content is ingeschakeld op bijvoorbeeld het tabblad Opportunity, gebruikt Salesforce CRM Content de velden op de detailpagina van de opportunity om naar bestanden te zoeken die mogelijk relevant zijn voor die opportunity. U kunt naar behoeven verder zoeken in de zoekresultaten of uw eigen zoekactie uitvoeren en vervolgens een of meer bestanden bijvoegen bij een opportunity. Voor de gehele levensduur van de opportunity is de meest actuele versie van het bestand beschikbaar op de detailpagina van de opportunity.