Общие сведения о Salesforce CRM Content

Salesforce CRM Content упрощает управление содержимым, внедряя удобные функции в следующие задачи:

Систематизация

Вместо хранения файлов в папках, затрудняющих поиск содержимого, Salesforce CRM Content хранит файлы в полностью доступных для поиска хранилищах файлов, известных как библиотеки. Администраторы могут создавать библиотеки на основе любой классификации, например, имени отдела, функции задания или рабочей группы, а потом настраивать полномочия пользователя в библиотеке, чтобы балансировать доступ к содержимому с безопасностью. Авторы назначают описательные метки под названием теги, чтобы классифицировать и систематизировать содержимое в библиотеках. Вы можете просмотреть список всего содержимого, принадлежащего определенному тегу или отфильтровать результаты поиска на основе тега или тегов. Salesforce CRM Content также предоставляет личные библиотеки, которые позволяют пользователям уменьшить беспорядок на ПК, используя преимущества управления содержимым, например, поиск документов и контроль версий.

Поиск

Мощный поисковый механизм Salesforce CRM Content сканирует весь текст документа, а также такие свойства содержимого, как заголовок, описание, теги, данные категоризации и имя автора. Вы можете фильтровать поиск по специальному содержимому, формату файла, автору, тегам, библиотекам или настраиваемым полям, а потом просматривать результаты с разными уровнями детализации, предоставляя удобный способ быстрого поиска актуального содержимого. Если организация использует Chatter, то результаты поиска можно также фильтровать по файлам Chatter. Графика «интеллектуальная панель» для загрузок, комментариев, рейтингов и подписчиков позволяет сравнивать документы в наборе результатов поиска.

Подписка

После обнаружения файла подписка на него обеспечивает получение электронного уведомления о публикации новых версий или изменении свойств файла. Вы также можете подписаться на авторов, теги и библиотеки, что позволит сократить время поиска нового или обновленного содержимого. Электронные уведомления будут приходить в режиме реального времени или раз в день, в зависимости от ваших предпочтений.

Предварительный просмотр

Приложение Salesforce CRM Content исключает необходимость загрузки документа большого размера для просмотра. Если документ является PDF-файлом Microsoft PowerPoint, Word, Excel или Adobe®, вы можете просмотреть весь файл в обозревателе, не загружая его. Некоторые аспекты файлов могут не отображаться в предварительном просмотре. Документы PDF, защищенные от копирования, недоступны для предварительного просмотра.

Содействие

Загрузка новых или пересмотренных файлов в Salesforce CRM Content выполняется быстро и просто. В процессе загрузки вы выбираете библиотеку и тип записи для файла или веб-ссылки, пишете описание, назначаете один или несколько тегов и заполняете все настроенные поля, которые помогают категоризировать и определять содержимое. Управление версиями не требует проверки файлов на входе и выходе, скорее, вы просто загрузите новую версию файла, а Salesforce CRM Content ведет список версий, доступный на странице сведений о содержимом. Вы можете загрузить прошлые версии файла и прочитать все комментарии, которые автор мог добавить в новую версию.

Проверка использования и предоставление отзывов

Salesforce CRM Content предоставляет несколько методов определения ценности содержимого для читателей. Функция содержимого повышает его доступность в результатах поиска. Голосование «за» или «против» файла, веб-ссылки или документа Google, а также добавление комментариев позволяют напрямую участвовать в улучшении содержимого. Можно также увидеть, кто подписался на файл, ссылку или документ и сколько раз файлы были загружены. Вкладка «Отчеты» позволяет создавать стандартные или настраиваемые отчеты по данным Salesforce CRM Content. Если в организации включена функция доставки содержимого, то пользователи могут отправлять содержимое своим коллегам, интересам и контактам, а затем отслеживать количество его предварительных просмотров или загрузок.

Общий доступ к содержимому в Salesforce

Salesforce CRM Content также интегрирован с интересами, организациями, контактами, возможностями, обращениями, продуктами и настраиваемыми объектами. Например, если на вкладке «Возможность» включена функция Salesforce CRM Content, Salesforce CRM Content использует поля на странице сведений о возможности для поиска файлов, которые могут быть связаны с этой возможностью. При необходимости подробнее изучите результаты поиска или выполните собственный поиск, а потом прикрепите один или несколько файлов к возможности. Последняя версия файла будет доступна на странице сведений о возможности.