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Elemento Obtener registros
El elemento Obtener registros encuentra todos los registros de Salesforce u Objeto de marketing que cumplen las condiciones de filtro y clasificación y almacena valores de los registros recuperados en variables. Puede recuperar registros de objetos estándar y personalizados de Salesforce, o registros de objetos de marketing, utilizando el elemento Obtener registros.
Ediciones necesarias
Este video explica qué es el elemento Obtener registros y por qué debe utilizarlo en un flujo.
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¿Sabía que Flujo no está conectado a sus datos? Flujo no tiene idea de lo que está pasando en su organización de Salesforce. ¿Cómo obtenemos datos en un flujo? ¿Si solo hubiera un elemento de datos que nos ayudara a obtener datos en Flujo? Oh, espera, lo hay. Para extraer información en Flujo, utilizamos el elemento Obtener datos de registros. Obtener registros le permite seleccionar un objeto del que obtener registros e incluso establecer criterios para decidir qué registros obtener. Puede obtener uno o varios registros con los que trabajar. Dentro del registro, puede obtener todos los campos o seleccionar solo los campos que necesita. Una vez que los registros están en el Flujo, puede trabajar con la información de varias formas. Puede informar decisiones, actualizar los registros que extrajo en el Flujo, actualizar otros registros; todas estas decisiones, actualizaciones, etc., son temporales y solo existen en el Flujo hasta que se envíe la información de vuelta a su organización de Salesforce. Esto se puede hacer con los elementos de datos Crear, Eliminar y Actualizar registros. Obtener registros extrae información en su flujo y los elementos crear, eliminar y actualizar registros devuelven esa información a su organización de Salesforce.
Obtener registros relacionados (Beta)
Los registros relacionados en el elemento Obtener registros están disponibles en flujos iniciados automáticamente. Consulte Obtener registros relacionados de Salesforce desde un flujo (Beta).
Cuántos registros almacenar
Identifique el objeto con registros que desea encontrar. Restrinja la lista de registros devueltos especificando condiciones de filtro y un orden de clasificación.
| Seleccione | Si desea |
|---|---|
| Solo el primer registro | Almacenar solo el primer registro que cumpla los criterios especificados. Por ejemplo, utilice esta opción para recuperar los detalles del llamante buscando el primer registro que coincida con el número de teléfono del llamante. |
| Todos los registros | Almacenar todos los registros que cumplan los criterios especificados. Por ejemplo, utilice esta opción cuando desee recopilar todos los contactos asociados con una cuenta específica para una campaña de marketing. |
| Todos los registros, hasta un límite especificado. | Almacenar todos los registros hasta un límite superior especificado. Especificar un número entre 2 y 20.000 como límite superior. Puede utilizar literales, variables, constantes o fórmulas del tipo de datos de número en el campo Número máximo de registros para almacenar. Por ejemplo, utilice esta opción para recuperar los primeros 50 registros de modo que pueda analizar una muestra desde un gran conjunto de datos. |
Cómo almacenar datos de registros
Cuando agrega un elemento Obtener registros a un flujo de pantalla o un flujo iniciado automáticamente, Salesforce almacena automáticamente todos los valores de registros en una variable de flujo. Cuando el flujo pasa al siguiente elemento, los valores se asignan a la variable.
| Seleccione | Si desea |
|---|---|
| Almacenar automáticamente todos los campos | Almacenar automáticamente todos los campos de los registros que cumplen sus condiciones de filtro especificadas. Cada campo en los registros recuperados se almacena en una variable de flujo. Esta opción es útil cuando debe trabajar con múltiples campos desde los registros y desea asegurarse de que todos los datos están disponibles sin especificar cada campo individualmente. Por ejemplo, utilice esta opción para almacenar todos los campos de oportunidad cuando desee analizar cada oportunidad en sus oportunidades en curso. Luego puede utilizar los campos para un análisis detallado o utilizarlos en flujos posteriores. |
| Seleccionar campos y permitir a Salesforce hacer el resto | Especificar manualmente qué campos desea almacenar desde los registros recuperados. Con esta opción, puede ser selectivo acerca de los datos que almacena, lo que puede ser más eficiente si solo necesita campos específicos. Por ejemplo, utilice esta opción cuando su representante de servicio al cliente necesite actualizar solo la prioridad y el estado de todos los casos abiertos que tiene asignados. Puede reducir la complejidad y mejorar el desempeño obteniendo solo los campos necesarios desde los registros. |
| Seleccionar campos y asignar variables (avanzado) | Almacenar valores de registro manualmente en un flujo de pantalla o un flujo iniciado automáticamente. Por ejemplo, para calcular el valor total de todas las oportunidades ganadas para una campaña específica, asigne el campo de importe a una variable específica. La selección de campos y la asignación de variables facilita al flujo la tarea de agregar estos valores y realizar otros cálculos basándose en el importe total. Consulte Seleccionar campos y asignar variables (avanzado) |
Seleccionar campos y asignar variables (avanzado)
| Si desea | Entonces |
|---|---|
| Almacenar valores de campo manualmente solo para el primer registro |
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| Almacenar valores de campo manualmente para más de un registro | Almacene los valores en una variable de recopilación de registros. Cuando utiliza una variable de recopilación de registros para crear, actualizar o eliminar varios registros a la vez, reduce el número de solicitudes DML en su flujo. Esto supone que tiene más probabilidades de permanecer dentro de los límites de su organización. Consulte Masificación de flujos en transacciones. Aquí tiene varios ejemplos.
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Ordenar los registros recuperados
Ordene los registros recuperados en orden ascendente o descendente basándose en el campo seleccionado. Los órdenes de clasificación son útiles cuando desea procesar registros en una secuencia específica. Cuando ordena registros por un campo de fecha y selecciona orden ascendente, las fechas más antiguas se muestran primero. Si selecciona orden descendente, las fechas más recientes se muestran primero. Cuando ordena registros por un campo numérico y selecciona orden ascendente, los valores más bajos se muestran primero. Si selecciona orden descendente, los valores más altos se muestran primero.
Cuando ordena registros en orden ascendente, los valores nulos aparecen al principio de la lista porque los valores nulos se consideran los valores más pequeños posibles. Por el contrario, cuando ordena registros en orden descendente, los valores nulos aparecen al final de la lista.
Averiguar cuántos registros se recuperaron
Si desea saber el número de registros devueltos por el elemento Obtener registros, cree primero una variable de número. A continuación, asigne a la variable de número el valor de la variable de recopilación de registros desde el elemento Obtener registros utilizando el elemento de asignación con el operador Es igual a conteo. Cuando depura el flujo, el valor de la variable numérica le indica cuántos registros se recuperaron.
Tratamiento de errores si no se devuelve ningún registro
Si su elemento Obtener registros está establecido en "Seleccionar campos y asignar variables (avanzado)" y ningún registro coincide con las condiciones de filtro, el flujo no recupera ningún registro. Las variables que utiliza para almacenar valores de campo están vacías o son nulas. Esto significa que cualquier lógica de flujo que dependa de estas variables necesita gestionar el caso de que no haya datos presentes. Utilice elementos de decisión para comprobar si las variables están vacías antes de continuar con acciones que dependen de los datos recuperados. Si su flujo está de cara al usuario, proporcione comentarios al usuario indicando que no se encontraron registros coincidentes. Estos comentarios pueden mejorar la experiencia del usuario dejando claro por qué ciertas acciones o datos no están disponibles.
Consideraciones para la definición de criterios de filtro
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Cuando define múltiples filtros, la lógica de filtro se establece habitualmente como AND. Sin embargo, si múltiples filtros tienen el mismo campo seleccionado y utilizan el operador igual, los filtros se combinan con OR.
Por ejemplo, sus filtros comprueban si el Tipo de un caso es igual a Problema (1), Tipo es igual a Solicitudes de funciones (2) y Distribuido es igual a verdadero (3). En tiempo de ejecución, los filtros se combinan como
(1 OR 2) AND 3. - Los operadores de filtro disponibles dependen del tipo de datos de los campos seleccionados. Para obtener información detallada, consulte Operadores de flujo en elementos de datos y conjuntos de opciones de registro.
- Para utilizar un objeto de Data Cloud como el origen de datos, su organización debe incluir una asignación de datos para el objeto. La asignación de datos relaciona campos Objeto de lago de datos (DLO) con campos Objeto de modelo de datos (DMO). Si su organización no incluye una asignación, no puede seleccionar un espacio de datos u objeto de Data Cloud en el elemento Obtener registros.
- Los registros de Objetos de marketing están disponibles con Starter Suite, Marketing Cloud Growth Edition y Marketing Cloud Advanced Edition. Para utilizar un Objeto de marketing como el origen de datos, necesita permisos Leer, Crear, Modificar y Eliminar en Objetos de marketing.
