Kom igång med att automatisera en verksamhetsuppgifter med ett flöde

Identifiera din verksamhetsutmaning

Avgör det problem du försöker lösa med automatisering. Börja med att överväga dessa frågor.

• Gör anställda:
  • Bli frustrerad eller blockerad i dina verksamhetsprocesser?
  • Har du glömt eller saknar tid att utföra viktiga uppgifter?
  • Spendera för mycket tid på datainmatning och inte tillräckligt med tid med dina kunder?
• Har du felaktiga data i din Salesforce-organisation som orsakar problem?
• Har du glömt bort vilken fas dina kunder är i?
• Har du data i äldre system eller skrivbordsprogram som inte har API?
• Överför dina anställda data manuellt mellan externa program och Salesforce?
• Finns det webbaserade processer som kräver manuell datainmatning eller ifyllning av formulär?
• Har du viktiga data fångade i dokument (PDF:er, bilder, formulär) som kräver manuell extrahering?

Hitta din lösning med Flow Builder

När du har bestämt att du kan lösa din utmaning med automatisering är det dags att se om du kan hitta en lösning med Flow Builder. Gå igenom dessa uppgifter som ett flöde kan utföra för att se om man kan hjälpa till att lösa din verksamhetsutmaning.

Flöden kan automatisera dessa uppgifter.

Utforma lösningen

Om din verksamhetsutmaning kan lösas med ett flöde är det dags att hitta en lösning. Identifiera de uppgifter i din Salesforce-organisation som motsvarar din verksamhetsutmaning.

• Om personer glömmer att slutföra en uppgift, skulle en påminnelse hjälpa?
• Om dina anställda är för upptagna med att uppdatera och skapa poster, finns det andra poster som innehåller den informationen? Kan du hitta ett sätt att göra det enklare att snabbt uppdatera eller skapa en post? Lägg till exempel till ett skärmflöde på en postsida för att samla in den minsta information som behövs för att skapa en post?
• Om du har för mycket datainmatning och för många fel, kan du använda ett onlineformulär för att samla in information? Om personer anger sin egen information är det mer troligt att det är korrekt. Du kan även utforma ditt formulär för att lägga till skyddsräcken för hur personer anger information.
• Om du tappar bort vilken fas dina kunder är i, skulle det hjälpa att skicka påminnelser eller uppdatera fält i kundposten när något händer?
• Behöver du ansluta till externa system?

Bestäm vilka automatiseringsfunktioner som ska användas

För att ansluta till externa system, överväg dessa alternativ i denna ordning:

1. Använd en tillgänglig tredjepartsanslutare.
2. För att kommunicera med system som inte har en färdigbyggd anslutare men som har en API, bygg din anslutning i Inställningar och skapa ett HTTP-anrop. Eller för en enkel anslutning med ett HTTP-protokoll, använd åtgärden HTTP-anrop.
3. För system utan API, använd MuleSoft RPA för att interagera med skrivbords- eller webbprogram via det grafiska användargränssnittet.

Bestäm när flödet körs

Nu när du känner till dina utmaningar och deras lösningar är det dags att tänka som en robot. Automatiseringar måste berättas när de ska börja köras. Detta kallas en utlösare. Varje typ av automatisering utlöses på olika sätt. Till exempel kan ett postutlöst flöde starta när en post skapas, uppdateras eller tas bort. Tänk på vilket steg i din verksamhetsprocess som har den utmaning du identifierade. Ofta är det då en automatisering ska startas.

• Om personer glömmer att slutföra en uppgift eller inte har tid, vad händer precis innan de ska slutföra uppgiften? Om du till exempel vill att de ska uppdatera en post efter ett möte är utlösaren slutet på mötet.
• Om du använder ett onlineformulär är utlösaren när formuläret skickas.
• Om du skapar en post genom att använda fält från en befintlig post kan utlösaren vara när den befintliga posten uppdateras.

Identifiera åtgärderna för flödet att slutföra

När du har bestämt när du vill att ditt flöde ska starta är nästa steg att berätta för flödet vad det ska göra efter att det har utlösts. För att avgöra vilka specifika åtgärder du vill att ditt flöde ska utföra, använd den lösning du identifierade.

• Om personer glömmer att göra något, skapa en uppgiftspost för att påminna dem.
• Om personer inte har tid att slutföra uppgifter, uppdatera eller skapa posterna automatiskt genom att använda fältvärden från en annan post.
• Om du har för mycket datainmatning eller misstag, låt dina kunder fylla i ett onlineformulär med sin egen information.
• Om du tappar bort kunder, skapa en uppgiftspost för postägaren att följa upp. Alternativt kan du skapa en kundcasepost med hög prioritet efter en viss tid.

Flödesexempel; Skicka ett e-postmeddelande

• Utmaning: Våra säljare glömmer att skicka e-post till nya kunder för att välkomna dem.
• Lösning: Skicka e-post till nya kontakter automatiskt.
• Utlösare: Efter att en kontakt har skapats.
• Åtgärd: Skicka ett välkomstmeddelande till den nya kontakten.

Instruktioner om hur du bygger detta flöde finns i Flödesexempel: Skicka ett e-postmeddelande från ett flöde.

Se en Salesforce-tekniker visa dig hur du bygger detta flöde i denna video.

Flödesexempel; Skapa en post från insamlad information

• Utmaning: I kundsamtal krypterar agenter för att fånga kunders intresse för nya produkter. De använder ofta klistriga anteckningar, som är svåra att läsa eller går förlorade.
• Lösning: Använd ett onlineformulär inbäddat på kundcasepostsidan för att snabbt samla in grundläggande information och skapa ett nytt säljprojekt. Agenten kan bekräfta informationen med kunden innan samtalet avslutas.
• Utlösare: När agenten skickar in onlineformuläret.
• Åtgärd: Använd ett onlineformulär för att samla information och skapa sedan en säljprojektpost när agenten skickar formuläret.

Instruktioner om hur du bygger detta flöde finns i Flödesexempel: Använd ett onlineformulär för att skapa en post.

Se en Salesforce-tekniker visa dig hur du bygger detta flöde i denna video.

Flödesexempel; Schemalägg e-post och postuppdateringar

• Utmaning: Vi kan inte hålla koll på våra kunders medlemskap. Kunder meddelas inte innan deras medlemskap löper ut och vi förlorar på förnyelser.
• Lösning: Påminn kunder om att förnya sitt medlemskap med början en månad innan det går ut.
• Utlösare: Kontrollera medlemsposter varje dag för att se om några håller på att gå ut.
• Åtgärd: E-posta kunden när deras medlemskap håller på att löpa ut. Uppdatera medlemskapsfasen till väntande så att du vet vilka medlemskap som väntar på förnyelse.

Instruktioner om hur du bygger detta flöde finns i Flödesexempel: Uppdatera poster och Skicka en påminnelse enligt ett schema.

Se en Salesforce-tekniker visa dig hur du bygger detta flöde i denna video.

Flödesexempel; Automatisera Salesforce-postskapande från externa system

• Utmaning: Våra säljare skapar för närvarande poster i NetSuite, ett externt system, vilket leder till en manuell och ofta försenad process för att integrera dessa nya data i Salesforce.
• Lösning: Implementera ett externt systemändringsutlöst flöde som automatiskt skapar en motsvarande post i Salesforce när en ny post skapas i det externa systemet.
• Utlösare: En ny kontaktpost skapas i NetSuite.
• Åtgärd: En ny leadpost skapas automatiskt i Salesforce, ifylld med relevant information från NetSuite-kontakten.

För instruktioner om hur du bygger detta flöde, se Skapa Salesforce-poster efter en extern systemändring.

För en översikt av hur du konfigurerar MuleSoft för flöde: För att skapa automatiserade anslutningar mellan system, se Kom igång med MuleSoft för flöde: Integrering.

Flödesexempel; Automatisera skapande av externa systemposter från Salesforce

• Utmaning: Vårt uppfyllandecenter använder NetSuite, ett externt system, för att bearbeta försäljningsordrar, medan vårt säljteam följer dem i Salesforce. Den manuella inmatningen av försäljningsordrar i NetSuite från Salesforce leder till avvikelser, saknade ordrar och ofullständiga data.
• Lösning: Implementera ett Salesforce-flöde med en extern åtgärd som automatiskt skapar en ny försäljningsorder i NetSuite när en ny kundorder skapas i Salesforce.
• Utlösare: En ny kundorder skapas i Salesforce.
• Åtgärd: En ny försäljningsorderpost skapas automatiskt i NetSuite, ifylld med relevant information från Salesforce Order, vilket säkerställer att uppfyllandecentret får korrekta och aktuella data för att slutföra ordern.

För instruktioner om hur du bygger detta flöde, se Exempel på att använda poster för att utlösa åtgärder i externa system

Flödesexempel; Extrahera data från äldre system

• Utmaning: Kunddata finns i ett äldre skrivbordsprogram utan API-åtkomst. Anställda kopierar och klistrar in information i Salesforce manuellt, vilket är tidskrävande och ofta orsakar fel.
• Lösning: Använd MuleSoft RPA för att extrahera data från det äldre programmet och skapa sedan Salesforce-poster från ditt flöde.
• Utlösare: När en användare inleder dataextraheringsprocessen genom att klicka på en knapp på en postsida.
• Åtgärd: Anropa en MuleSoft RPA-process som öppnar det äldre programmet, går till kunddata, extraherar informationen och skapar sedan motsvarande Salesforce-poster från ditt flöde.

Flödesexempel; Extrahera data från dokument

• Utmaning: Anställda anger manuellt data från hundratals fakturor och formulär i Salesforce, vilket är tidskrävande och ofta orsakar fel.
• Lösning: Använd MuleSoft för flöde: IDP för att automatiskt extrahera data från dokument och skapa poster.
• Utlösare: När ett dokument laddas upp till en specifik plats eller när en post skapas.
• Åtgärd: Skapa en dokumentbearbetningskonfiguration och använd åtgärden Extrahera data från dokument för att extrahera relevant information och skapa eller uppdatera poster.

Kompletterande automatiseringsverktyg

Har du en mer komplex verksamhetsutmaning? Tänk på dessa ytterligare automatiseringsverktyg.