共享注意事项

共享模型是组织范围内的默认值、角色层次结构、用户权限、共享规则和某些例外情况之间的复杂关系。在设置共享模式时请注意下列事项：有关特定共享功能的注意事项，请参阅：

• 共享规则注意事项
• 角色成功指南
• 公共小组注意事项
• 手动共享注意事项

基于角色层次结构共享的例外

用户始终能够查看和编辑角色层次结构中位于其下方的用户的所有数据或与这些用户共享的数据。觉得层次结构共享的异常包含：

• 在组织范围的默认设置中禁用“使用层次结构授予访问权限”设置，允许您在确定数据访问权限时忽略层次结构。您只能为自定义对象修改此设置。
• 未链接到客户的联系人始终为专用联系人。只有联系人的所有人和管理员可以查看联系人。联系人共享规则不适用于专用联系人。
• 业务机会可以通过专用复选框标记为专用。只有记录的所有人、层次结构中位于该角色之上的用户和管理员可以查看、编辑或报告专有记录。业务机会共享规则不适用于专用业务机会。
• 通过专用复选框标记为专用的备注和附件，只能由其附加者和管理员访问。
• 通过专用复选框标记为“专用”的事件，只能由事件所有人访问。其他用户在查看该事件所有人的日历时无法看到事件的详细信息。但是，拥有“查看所有数据”或“修改所有数据”权限的用户可以在报表和搜索中或在查看其他用户日历时看到专用事件详细信息。
• 作为站点用户可见性首选项的结果，用户可见性不会通过角色层次结构继承。如果角色层次结构中的经理不是站点的成员，但他们的下属是站点成员，则经理不能访问站点的其他成员。这仅在您的组织中启用 Salesforce Experiences 的情况下适用。

删除记录

• 删除单个记录的能力由管理员、记录所有人、角色层次结构中记录所有人之上的用户以及任何对给定对象的修改所有记录拥有修改所有数据权限的用户控制。
• 如果组织范围的默认值设置为个案或潜在客户的公开读取/写入/转移，仅有记录所有人或管理员才可以删除。
• 具有转移记录权限的 Knowledge 用户可以删除其他用户拥有的草稿文章。

为记录添加相关项

• 要为记录添加备注或附件，您必须拥有对记录的读/写访问权限。
• 要为记录添加活动或其他关联记录，至少应对该记录拥有“读取”访问权限。

手动添加或删除共享访问权限

• 手动扩展单个记录的共享访问权限的功能由管理员、记录所有人、角色层次结构中记录所有人之上的用户以及任何拥有“修改所有数据”权限的用户控制。
• 如果手动共享业务机会、联系人或个案，共享用户必须通过共享功能对关联父客户至少拥有读取访问权限，或您必须拥有共享客户的功能。如果您是客户所有人、Salesforce 管理员、在角色层次结构中位于客户所有人之上，或对客户拥有“修改所有记录”权限，则您拥有共享客户的权限。如果客户本身可共享，将为共享业务机会、联系人或个案的用户自动授予对父客户的读取权限。
• 如果用户转移记录的所有权，Salesforce 会删除由原始记录所有者创建的任何手动共享，这可能会导致用户失去访问权限。转移客户所有权时，原始客户所有人在子记录（例如业务机会和个案）上创建的手动份额也会被删除。

更改记录所有者

• 要转移个案、联系人或业务机会记录的所有权，请执行以下其中一个操作：
  • 新所有者必须至少拥有通过共享功能对关联父客户的读取访问权限。
  • 对于正在转移记录的用户，他们必须可以共享关联的父客户。客户所有人、Salesforce 管理员、在角色层次结构中高于客户所有人的用户以及对客户拥有修改所有记录权限的用户具有此能力。
  否则，无法转移所有权。

可用性

在 Professional Edition 中，共享仅适用于客户、资产、市场活动和联系人。

用户和对象权限

共享模式控制记录的可视性，而用户权限和对象权限控制用户对这些记录可以执行何种操作。

• 不论何种共享设置，用户必须具有相应的对象权限。例如，如果您与其他用户共享某个客户，只有当这些用户对客户具有“读取”权限时才可以看到该客户。同样地，如果在组织范围内联系人的默认设置为“专用”，对联系人具有“编辑”权限的用户仍无法编辑不归其所有的联系人。
• 管理员和拥有“查看所有数据”或“修改所有数据”权限的用户具有查看或编辑所有数据的权限。

Apex 共享

如果 Apex 代码使用与某个对象关联的共享条目，则不能将自定义对象的组织范围默认设置从专用更改为公用。例如，如果 Apex 代码检索对自定义对象 Invoice__c（在代码中表示为Invoice__share）具有共享访问权限的用户和小组，则不能将该对象的组织范围共享设置从专用更改为公用。

客户共享

• 要将用户的访问权限限制为可以访问与其拥有的客户关联但不为其所拥有的记录，可对其角色设置相应的访问权限级别。例如，您可以使用业务机会访问权限选项，限制用户访问他们不拥有但与他们拥有的客户相关联的业务机会。
• 在创建客户共享规则时，您也可以配置收件人对客户子联系人、个案和业务机会的访问权限。

市场活动共享

• 在 Professional、Enterprise、Unlimited、Performance 和 Developer Edition 中，在启用市场活动共享时将所有用户指定为“市场营销用户”。该指派简化了管理和故障排除，因为可使用共享和简档控制访问权限。
• 要在维护业务部门的现有行为时划分业务部门之间的可见性，请将市场活动组织范围的默认值设置为“专用”。创建共享规则，以便向市场营销用户授予对其业务单位中用户所拥有的所有市场活动的公开完全访问权限。然后，创建共享规则，向业务部门中所有非市场营销用户授予对其业务部门中用户所拥有的所有市场活动的只读访问权限。
• 如果单个用户（例如区域营销经理）拥有多个市场活动，并且必须分解业务单位之间的可见性，应单独共享市场活动，而不使用共享规则。共享规则可应用于用户拥有的所有市场活动，不允许分解可见性。
• 在更改组织级别的默认设置之前，创建所有市场活动共享规则，可减小更改对用户的影响。
• 要将组织中的所有市场活动与一组用户或某个特定角色共享，请创建一个共享规则，该规则应用于由“整个组织”公用小组的成员拥有的市场活动。
• 通过使用“角色和下属”选项而不是选择特定的角色，最小化共享规则的数量。
• 如果在页面布局中添加市场活动层次结构统计数据，则用户可以查看层次结构中父级市场活动及其下的所有市场活动的聚合数据，无论该用户对层次结构中的特定市场活动是否有共享访问权限。因此，在启用市场活动层次结构统计数据时，应考虑组织的市场活动共享设置。如果不希望用户查看聚合层次结构数据，可从“市场活动层次结构”相关列表中，删除任何或所有市场活动层次结构统计数据字段。这些字段仍可用于报告目的。
• 如果市场活动的共享模式设置为公开完全访问权限，任何用户可删除这些类型的记录。
• 市场活动成员共享由市场活动共享规则控制。可以看到市场活动的用户还可以看到相关的市场活动成员。

联系人共享

请参阅：使用个人客户组织的公司联系人共享

价格手册共享

• 通过共享价格手册可以控制用户能否将价格手册及其产品添加到业务机会。
• 用户权限控制用户是否能够查看、创建、编辑和删除价格手册。