Utilisation d'activités archivées

Salesforce archive les activités suivantes :

• Événements terminés il y a plus de 365 jours
• Tâches dues fermées il y a plus de 365 jours
• Tâches dues fermées créées il y a plus de 365 jours (si elles n'ont pas de date d'échéance)

Salesforce n'archive pas les tâches ou les événements récurrents d'une série.

Salesforce ne supprime pas les activités archivées, mais vous pouvez les supprimer manuellement.

Lorsque vous créez ou actualisez une organisation sandbox, les activités archivées ne sont pas copiées.

Vous pouvez afficher et interagir avec des activités archivées dans des données exportées et à certains emplacements dans Salesforce.

Remarque Les activités archivées ne sont pas incluses dans les rapports.

Si vous modifiez une activité archivée telle qu'elle ne remplit plus les critères d'archivage, elle n'est plus considérée comme archivée. Salesforce archive de nouveau l'activité lorsqu'elle remplit les critères.

Par exemple, une tâche a été créée il y a 365 jours sans date d'échéance. Il a été fermé quelque temps plus tôt et est archivé aujourd'hui, 365 jours après sa création. Demain, un utilisateur modifie la tâche en ajoutant une date d'échéance au 1er janvier 2020. Désormais, la tâche ne remplit pas les critères d'archivage et n'est pas archivée. La tâche est réarchivée 365 jours après le 1er janvier 2020, pas 365 jours après demain, qui correspond à la date de dernière modification.

Lightning Experience

Vous pouvez afficher l'historique de vos activités avec des clients, y compris les activités archivées, à plusieurs emplacements.

Les activités archivées sont affichées et modifiées dans la chronologie des activités (1).

Cliquez sur Afficher tout (2) dans la liste associée Historique des activités pour ouvrir l'onglet Historique des activités.

Les commerciaux peuvent trier les entrées sous l'onglet Historique des activités. Cliquez sur l'objet (1) pour ouvrir et modifier des activités, y compris des activités archivées, ou utilisez la liste déroulante au niveau de la ligne (2) pour modifier ou supprimer des activités.

Un clic sur Afficher tout dans la chronologie des activités ouvre la liste Historique de toutes les activités.

Remarque Dans Lightning Experience, vous ne pouvez pas accéder aux fichiers joints aux activités archivées. Pour accéder aux fichiers joints, vous pouvez modifier l'activité afin qu'elle ne remplisse plus les critères d'archivage, ou ouvrir l'activité dans Salesforce Classic.

La liste Historique de toutes les activités est idéale pour l'impression.

Jusqu'à 2000 enregistrements sont affichés, y compris les enregistrements archivés.

Remarque Cette vue n'inclut pas les activités de la Capture d'activité Einstein. Cette vue affiche les champs standard. Les champs personnalisés ne sont pas affichés. Les champs de formule, à l'exception des champs de formule HTML, ne sont pas affichés.

Remarque Cette vue affiche toujours l'arrière-plan par défaut, même lorsqu'un thème est en vigueur.

Salesforce Classic

Affichez les activités archivées aux emplacements suivants dans Salesforce Classic :

• Dans la liste associée Historique des activités ou en cliquant sur Afficher tout
  
• Dans la vue imprimable de l'enregistrement dans le champ Nom ou Associé à
• Utiliser l'URL de l'activité, si vous la connaissez