Procesamiento de Lockbox

El banco proporciona al negocio una lista de copias electrónicas de cheques, información sobre las cuentas de pago y del cliente y transfiere el dinero a la cuenta bancaria del negocio. A continuación, los negocios utilizan esta información para registrar pagos en sus sistemas de gestión de finanzas o de facturación.

Las configuraciones perfectas para incorporar los pagos de Lockbox en Salesforce Billing varían en función del volumen de pagos y de la viabilidad de su estrategia de automatización.

Descripción general del flujo de trabajo de Lockbox.

Considere la utilización de una plataforma de integración para recopilar y procesar los archivos de datos. También puede utilizar Salesforce para cargar los pagos. Se recomienda crear un “objeto de prueba” con el nombre Pago de Lockbox para, a continuación, cargar los pagos que reciba del banco y procesarlos mediante Lockbox en su objeto de prueba. De este modo, podrá monitorear los pagos que coincidan con registros de Salesforce Billing y detectar cualquier discrepancia o error en el proceso.

Registro manual de pagos

Si sus clientes remiten solo un porcentaje de pagos mediante Lockbox, se recomienda registrar y aplicar los pagos en Salesforce Billing de manera manual. De este modo, podrá crear registros de pago anuales con sus correspondientes registros de asignación de pagos y asignar los pagos a las facturas correctas.

Registro automático de pagos

Los negocios que reciben la mayor parte de sus pagos mediante procesamiento de Lockbox deben utilizar Salesforce Platform para automatizar las aplicaciones de efectivo. La automatización de la asignación y la creación de registros es un proceso que puede resultar largo y requerir un nivel de esfuerzo directamente proporcional al número de servicios de Lockbox y a la integridad de la información de remesas que proporcionen los clientes.

Por lo tanto, su solución debe contemplar la creación de un sistema que consuma la información del proveedor de servicios de Lockbox y que, a continuación, registre los pagos en Salesforce Billing. Cuando utilice este enfoque, tenga en cuenta el número de bancos que proporciona actualmente servicios de Lockbox a su negocio. Puesto que muchas instituciones bancarias utilizan distintos formatos de archivos electrónicos, el nivel de esfuerzo para crear automáticamente y asignar pagos aumentará con cada interfaz adicional.

Consideraciones para la asignación automática de pagos desde Lockbox

Tras registrar el pago en Salesforce Billing, necesitará aplicar dicho pago al cargo correspondiente. Asegúrese de tener en cuenta la calidad de la información de las remesas cuando el cliente realice pagos a través de Lockbox (los pagos no se pueden registrar y aplicar con precisión si los datos de las remesas y los procesos de excepción están incompletos). A continuación se describen algunas variables que deben tenerse en cuenta.

• ¿Indica el recibo el cliente que realiza el pago?
• ¿Indica el recibo la factura o las facturas que se van a pagar?
• Si el cliente realiza pagos pequeños, ¿cómo debe asignarse el pago a las distintas partidas de factura?
• ¿Cobra el banco alguna tasa por cada recibo de pago que provoque que el efectivo neto percibido sea inferior al total de la factura?

Aplicación avanzada de cuentas por cobrar

Determine si las asignaciones de pagos entran dentro del ámbito del esfuerzo de automatización. En caso afirmativo, la configuración del paquete de aplicación avanzada de cuentas por cobrar determina si Salesforce Billing asigna los pagos en el registro de partida de factura o de la factura. Esta decisión llevará a Salesforce Billing a crear registros de Asignación de pago (Factura) o de Asignación de pago (Partida de factura) para satisfacer el pago de los balances abiertos.

Ejemplo

una compañía de suministros ofrece a sus clientes la posibilidad de pagar mediante cheque. Todos los días, cientos de clientes envían cheques para pagar las facturas de sus suministros. Veamos brevemente cada uno de los pasos que intervienen en este proceso.

1. Los clientes envían sus cheques a un apartado de correos. A continuación, el banco recupera los cheques de esta ubicación.
2. El banco registra estos pagos y mueve el dinero de la cuenta bancaria de los clientes a la cuenta bancaria de la compañía de suministros.
3. El banco envía un archivo CSV con detalles sobre la actividad de pagos a uno de los servidores de la compañía de suministros.
4. La compañía de suministros utiliza una solución automática personalizada para importar el archivo y procesarlo según el formato CSV del banco.
5. Para cada registro, la compañía de suministros crea un registro de pago y uno o varios registros de asignación de pagos. Salesforce Billing asigna dichos registros a la factura o a la partida de la factura en función de la configuración de aplicación avanzada de cuentas por cobrar.
6. Los registros del archivo CSV que no contienen información de pago completa se marcan para el procesamiento manual.