Consideraciones para el uso de eventos en Lightning Experience

Recordatorios de actividad

• No puede establecer recordatorios desde acciones globales de Nuevo evento, incluso si su administrador agrega el campo Conjunto de recordatorios al formato de acción global.
• Los recordatorios de actividad Lightning Experience se actualizan cada 10 minutos. Como resultado, los usuarios deben guardar los cambios que afectan a los recordatorios al menos 10 minutos antes de la programación de los recordatorios. Por ejemplo, si un usuario programa un recordatorio para aparecer 1 hora antes de un evento, el usuario debe guardar los cambios al menos 1 hora y 10 minutos antes del evento para ver esos cambios en el recordatorio. De lo contrario, los usuarios pueden experimentar limitaciones como:
  • Los usuarios actualizan su configuración de zona horaria y los recordatorios aparecen a la hora programada en la zona horaria original.
  • Los organizadores del evento invitan a los asistentes fuera del ciclo de actualización y los asistentes no reciben el recordatorio.
  • Los eventos pueden sincronizarse con Salesforce (desde Google CalendarTM o Microsoft® Exchange) fuera del ciclo de actualización y los asistentes no reciben el recordatorio.

Asistentes

• En Lightning Experience y la aplicación móvil Salesforce, las personas que invita a sus eventos se llaman asistentes. (En Salesforce Classic, se denominan invitados.)
• En Lightning Experience y la aplicación móvil Salesforce, los usuarios obtienen el campo Asistentes cuando los administradores lo agregan a formatos de página Evento o formatos de acciones rápidas para eventos.
• El campo Asistentes no es compatible con formatos compactos.
• No se puede cambiar el nombre del campo Asistentes.
• El campo Asistentes no está disponible en la cronología de actividad.
• Los asistentes ven su nombre en el campo Asignado a.
• Un asistente a un evento no puede cambiar el tipo de evento.

Series de eventos

Los eventos que se repiten tienen diferentes nombres y comportamientos dependiendo de dónde los creó. En Lightning Experience y la aplicación móvil Salesforce, se denominan series de eventos. En Salesforce Classic, se denominan eventos recurrentes. Es una práctica recomendada modificar los eventos repetitivos en la interfaz de usuario donde se crearon.

• Si activó el cifrado de plataforma para Descripción de evento, las series de eventos creadas durante Winter ’19 no se cifran automáticamente. Para cifrar series creadas durante Winter ’19, modifique la serie de eventos. Los eventos que se actualizan para quedar fuera del patrón de serie no se cifran con la serie. Para cifrar estas excepciones en la serie, modifique la incidencia individual.
• Para cargar su calendario rápidamente, algunas series se proyectan inicialmente en Salesforce y solo son visibles en su calendario más adelante. Como resultado, incluso después de actualizar, a veces no ve todos los eventos de la serie en su calendario inmediatamente después de guardar. Puede experimentar retrasos similares al eliminar o modificar sus eventos. Por ejemplo:
  • Si programa una serie que dura más de 365 días, puede ver eventos programados en los próximos 365 días. Para ver eventos posteriores en la serie, compruebe su calendario cuando esos eventos estén en 365 días de producirse.
  • Si programa una serie que comienza más de 365 días en el futuro, solo se muestra la primera aparición en el calendario. Las incidencias adicionales se muestran en el calendario cuando recaen en los próximos 365 días.
  • Si su administrador activó actividades compartidas, que le permiten asociar múltiples contactos o un candidato a sus eventos, algunos eventos de la serie pueden tardar unos instantes en aparecer en su calendario.
• Puede agregar notas y archivos relacionados a eventos individuales en una serie pero no la serie en su conjunto.
• No se puede hacer que los eventos de una serie se solapen con otros eventos de la serie.
• Si crea una serie en Lightning Experience, no puede actualizar o eliminar la serie de Salesforce Classic.
• No puede modificar la fecha de inicio de una serie. En su lugar, elimine la serie y vuelva a crearla con una nueva fecha de inicio.
• Al modificar un evento en una serie, la casilla de verificación Repetir está desactivada.
• Cuando cambia un evento pasado en una serie, solo cambia ese evento pasado. Cuando cambia un evento futuro, todos los eventos futuros en la serie también cambian aunque los eventos pasados permanecen sin cambios.
• No puede modificar la serie desde eventos que están fuera del patrón de serie.
• No puede eliminar una serie de un evento modificado para que se produzca antes de la fecha de inicio original de la serie.
• Puede eliminar eventos individuales que forman parte de una serie solo desde la página de detalles del evento.
• Los asistentes solo pueden eliminar eventos individuales.
• Si modifica cualquiera de estos campos para una serie de eventos, los eventos que están fuera del patrón de serie se actualizan junto con la serie. Los cambios anteriores en esos eventos no se mantienen y los eventos eliminados se vuelven a crear.
  • Casilla de verificación Evento de todo el día
  • Hora de inicio o finalización
  • Patrón de repetición
  • Fecha de inicio o finalización de repetición
• Si cambia un campo en un único evento y luego cambia ese campo en la serie, el cambio de serie sustituye el cambio al evento único.
• Un único evento de serie puede durar hasta 14 días a menos que su administrador haya activado límites para la duración del evento. En ese caso, no puede crear un evento que dure más de 24 horas.
• La modificación del campo Asignado a para una serie de eventos no actualiza eventos que están fuera del patrón de serie. Reasigne estos eventos al nuevo propietario de forma individual.
• Si programa una serie con eventos que se produjeron más de 180 días en el pasado, todos los eventos de la serie no se muestran en su calendario. Puede ver el primer evento de la serie y los eventos que se producen en 180 días desde la fecha actual.
• Si visualiza series de eventos eliminados de la Papelera, verá un elemento que representa el patrón de serie y no es un evento en la serie. Si restaura este elemento y no ve el evento de serie en su calendario, pruebe a restaurar otro evento en la Papelera.
• Si tiene un campo personalizado en un evento con una restricción exclusiva, esta restricción se aplica en todas las instancias de una serie recurrente.
• Las reglas de validación con errores pueden interrumpir la creación de series de eventos. Para asegurarse de que su serie muestra todos los eventos, pruebe reglas de validación con eventos únicos y series de eventos

Arrastre para modificar eventos

En Lightning Experience, no se requiere la configuración por parte del administrador para activar la función de arrastre en el calendario. Sin embargo, arrastrar eventos es diferente a hacerlo en Salesforce Classic.

• Los usuarios pueden arrastrar eventos y otros registros que agregaron a calendarios para reprogramarlos. Sin embargo, los usuarios no pueden arrastrar un contacto o candidato al calendario para crear una reunión con esa persona.
• Los usuarios no pueden arrastrar eventos de todo el día a puestos de hora para agregar horas de inicio y finalización. Del mismo modo, los usuarios no pueden arrastrar eventos para convertirlos en eventos de todo el día.
• Los usuarios no pueden arrastrar series de eventos o eventos recurrentes a nuevos puestos de hora en el calendario Lightning Experience.

Exportar eventos

No es posible crear un evento para otra aplicación de calendario utilizando el botón Exportar evento (anteriormente, Agregar a Outlook). No obstante, si está configurado para sincronizar eventos utilizando Captura de actividad de Einstein o Lightning Sync, los eventos que cree y modifique desde Lightning Experience o cualquiera de las aplicaciones móviles Salesforce se sincronizan automáticamente con los calendarios de Microsoft® o Google Calendar™.

Invitaciones

Para enviar invitaciones a eventos a asistentes para eventos creados en Lightning Experience o la aplicación móvil Salesforce, se requiere configurar la sincronización de eventos utilizando Einstein Activity Capture o Lightning Sync. Consulte Configurar usuarios para enviar invitaciones a asistentes desde Lightning Experience y la aplicación móvil Salesforce.

Importante

A partir de Winter ‘21, Lightning Sync no está disponible para nuevos clientes de Salesforce. Utilice Captura de actividad de Einstein para sincronizar eventos, contactos y correos electrónicos entre su cuenta conectada y Salesforce.

Si tiene Lightning Sync, utilice la herramienta de migración para pasar a Einstein Activity Capture antes de que Lightning Sync se retire en 2027. Antes de migrar, revise Comparar Einstein Activity Capture y Lightning Sync para comprender qué esperar cuando migre.

Si su organización está exenta de migración debido a un problema de licencia o si su organización no admite Captura de actividad de Einstein, no verá la herramienta de migración en Lightning Sync.

• Las invitaciones iniciadas en Lightning Experience y la aplicación móvil Salesforce se envían por correo electrónico a los asistentes desde Microsoft® Exchange o Google CalendarTM.
• Las invitaciones iniciadas o actualizadas desde Lightning Experience y la aplicación móvil Salesforce siempre se envían a los asistentes. Los usuarios no pueden guardar modificaciones en eventos sin enviar actualizaciones a los asistentes.
• Los usuarios no pueden responder a invitaciones de eventos desde Lightning Experience o la aplicación móvil Salesforce. Aunque los usuarios pueden responder a invitaciones desde Salesforce Classic, esta acción no se recomienda para usuarios de Captura de actividad de Einstein o Lightning Sync establecidos en ciertas direcciones de sincronización. Consulte Responder a invitaciones de eventos desde su Microsoft o Google Calendar.