Evitar que los usuarios creen registros duplicados

Cuando los representantes de ventas están en el proceso de crear o modificar un registro, alerte de que los datos que están introduciendo duplican un registro existente. O bien impida a los representantes de ventas crear registros duplicados por completo, tengan o no acceso al registro existente. Active reglas duplicadas y personalice la configuración.

Ediciones necesarias

Disponible en: Lightning Experience y Salesforce Classic

Disponible en: Essentials Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition y Developer Edition

Permisos de usuario necesarios
Para ver reglas duplicadas y reglas de coincidencia:	Ver parámetros y configuración
Para crear, modificar, eliminar, activar y desactivar reglas duplicadas y reglas de coincidencia:	Personalizar aplicación

Las reglas de duplicados estándar están activadas de forma predeterminada para cuentas comerciales, contactos y candidatos. Si su organización se creó antes de Summer ’17, las reglas se activaron para usted. Para utilizar reglas de duplicados para cuentas personales, primero active cuentas personales y luego active reglas de coincidencia y duplicados de cuentas personales en Configuración.

Estas son tres formas de utilizar una regla de duplicados para gestionar duplicados, utilizando candidatos como ejemplo.

Alerta a los representantes de ventas cuando están a punto de crear un candidato duplicado.
En Configuración, utilice el cuadro Búsqueda rápida para buscar Reglas duplicadas. Asegúrese de que la regla de duplicados de candidatos estándar está establecida para mostrar la alerta.

Con la regla de duplicados de candidatos estándar activada, supongamos que un representante de ventas comienza a crear un candidato. El representante introduce un número de teléfono que coincide con el número de teléfono de un candidato que ya está en Salesforce. La regla detecta el duplicado y alerta al representante. El representante puede elegir guardar el candidato, porque la regla está establecida para mostrar una alerta pero no bloquear duplicados. O bien, el representante puede hacer clic en Ver duplicados para ver registros existentes en su lugar.
En este ejemplo, el candidato que el representante comenzó a crear es un duplicado de otros dos candidatos y un contacto. Lightning Experience muestra hasta 15 registros duplicados.
Nota En Salesforce Classic, cuando los usuarios crean cuentas utilizando una acción rápida, no pueden ver registros duplicados o guardar el nuevo registro si es un duplicado. Esta condición se aplica incluso si estableció Acción en Crear para permitir.
Bloquee a los representantes de ventas la creación de candidatos duplicados.
En la regla de duplicados de candidatos estándar, seleccione Bloquear en vez de Permitir.

Con la regla de duplicados de candidatos estándar establecida para bloquear duplicados, un representante puede hacer clic para ver duplicados de candidatos pero no puede guardar un nuevo candidato.
Evite que los representantes creen duplicados de registros que no tienen permiso para ver.
En la regla de duplicados, cambie Aplicar reglas de colaboración a Omitir reglas de colaboración.

Cuando la regla de duplicados está establecida para omitir reglas de colaboración, funciona en todos los duplicados potenciales independientemente de la propiedad. Supongamos que un representante empieza a crear un registro que duplica un registro al que no tiene acceso. Salesforce alerta al representante y permite o bloquea el duplicado según su configuración Acción en crear. Pero Salesforce no muestra el registro al que el representante no tiene acceso.