Obtenga información acerca de la preparación de eventos repetitivos para la migración

Importante La retirada completa del producto para Salesforce for Outlook está programada para diciembre de 2027. Consulte Retirada de Salesforce for Outlook. Para seguir integrando Microsoft Outlook con Salesforce, consulte nuestros productos de próxima generación: la integración de Outlook y Captura de actividad Einstein. Consulte Pasar de Salesforce for Outlook (Retirada) a los productos de próxima generación.

¿Por qué los representantes tienen que preparar eventos repetidos para la migración?

Los eventos repetidos son eventos que los representantes programan una vez pero que se producen varias veces. Por ejemplo, la reunión de ventas mensual de sus equipos o 1:1 semanal con gerentes probablemente se programen como eventos repetidos. En Salesforce, los eventos repetidos se representan por dos objetos. Aunque ambos tipos de eventos repetitivos son visibles desde ambas experiencias de usuario de Salesforce, otras funciones de eventos están limitadas. Estos límites causan problemas a los usuarios de Salesforce for Outlook cuando los migra a Captura de actividad de Einstein. Por ejemplo, Salesforce for Outlook crea y sincroniza únicamente eventos recurrentes (eventos repetidos Salesforce Classic). Captura de actividad Einstein crea y sincroniza únicamente series de eventos (eventos repetitivos Lightning Experience).

• Eventos recurrentes (objeto de evento repetido en Salesforce Classic)
• Serie de eventos (objeto de evento repetitivo en Lightning Experience)

Cuando migra, los representantes experimentan problemas diferentes dependiendo de la dirección en la que se establece la sincronización de los representantes. Para ayudarle a navegar por estos problemas, proporcionamos directrices a seguir basándose en las indicaciones de sincronización de sus representantes. En primer lugar, revise los pasos de requisitos previos en las dos secciones siguientes. Luego siga las directrices recomendadas para su dirección de sincronización.

Las directrices ayudan a los representantes a conservar manualmente las asociaciones de eventos y los detalles que guardaron en campos que no son de sincronización. Además, las directrices ayudan a los representantes a eliminar duplicados de sus calendarios. Pero la fecha y la hora capturadas en los campos de eventos de Salesforce Última modificación por y Creado por se sustituyen por la fecha y la hora a la que los representantes pasan por estos procesos.

Dependiendo del número de eventos repetidos que poseen los representantes, estos procesos pueden ser tediosos y tardar algo de tiempo. Revise las instrucciones completas antes de continuar. Del mismo modo, algunas soluciones requieren que trabaje con usuarios para completar el proceso. También es útil incorporar su administrador de TI.

Nota Para evitar introducir más complicaciones en los calendarios de sus representantes, mantenga la misma dirección de sincronización para los representantes cuando implemente Captura de actividad de Einstein. Sin embargo, si debe cambiar la dirección de sincronización, no implemente la sincronización de eventos repetitivos con Captura de actividad de Einstein. Para ello, evite seleccionar la opción Sincronizar serie de eventos cuando cree configuraciones de Captura de actividad de Einstein.

Aunque esta solución evita más complicaciones, deja una versión de cada evento repetitivo en ambos calendarios que ya no envía y recibe actualizaciones. Con el tiempo, una o ambas versiones pueden quedar desfasadas, introduciendo imprecisiones en los calendarios de sus representantes. Para corregir ese problema, decida qué calendario es la fuente de la verdad y haga que los representantes eliminen eventos repetitivos que ya no se están sincronizando desde el otro calendario. Si decide eliminar eventos de Salesforce, los representantes pueden consultar esa parte de nuestras directrices para obtener pasos útiles. Consulte la sección Eliminar duplicados de eventos repetidos después de la migración en Gestionar sus eventos repetidos para migración.

Comprobar qué representantes de ventas están afectados

Consulte sus configuraciones de Outlook existentes o las notas que retuvo en sus configuraciones. Si la opción Sincronizar eventos recurrentes está seleccionada, los usuarios asignados a esa configuración se verán afectados. Siga las recomendaciones sugeridas para su dirección de sincronización. Si ningún representante está configurado para sincronizar eventos recurrentes, continúe con la siguiente tarea de preparación de usuarios, Aprender sobre la preparación de calendarios predeterminados de Salesforce for Outlook para migración.

Dependiendo de su implementación, es posible que los representantes tengan series de eventos en vez o además de eventos recurrentes en sus calendarios de Salesforce. ¿Cómo puede saber qué eventos repetidos son eventos recurrentes y cuáles son series de eventos? Siga las directrices para su dirección de sincronización. Le alertamos a usted o a sus representantes de cómo indicar la diferencia y cuándo no se necesita ninguna acción adicional.

Directrices de eventos repetitivas para usuarios asignados a la sincronización de Outlook con Salesforce o en ambas direcciones

Para representantes asignados a las direcciones de sincronización Outlook en Salesforce o en ambas direcciones, Captura de actividad de Einstein crea una serie de eventos duplicados para cada evento recurrente. En sus calendarios de Salesforce, los representantes ven duplicados de cada repetición de eventos: una que se sincroniza con Outlook y otra que no. Las incidencias de eventos recurrentes originales dejan de recibir y enviar actualizaciones entre Salesforce y Outlook. Como resultado, con el tiempo, uno o ambos calendarios pueden volverse imprecisos o engorrosos de gestionar.

Este problema es inevitable, pero estas directrices le ayudan a trabajar con sus representantes para identificar y eliminar manualmente sus eventos recurrentes antiguos.

1. Solicite a su administrador de TI que realice una copia de seguridad de eventos en Salesforce y Exchange en caso de que se cometan errores en el camino.
   • En Exchange, los administradores pueden copiar los eventos de cada usuario en una carpeta de copia de seguridad.
   • En Salesforce, los administradores pueden redactar una consulta en API de SOAP o API de REST para exportar eventos a un archivo .csv de copia de seguridad.
2. Solicite a sus representantes que preparen todos los eventos de su calendario para la sincronización. Consulte Preparar su calendario predeterminado de Outlook para migración y prepararse para sincronizar eventos utilizando Captura de actividad Einstein.
3. Cuando esté listo para migrar, además de configurar sus otras funciones, recomendamos seleccionar estos parámetros en las configuraciones de Captura de actividad de Einstein de los representantes.
   1. En la ficha Configuración de sincronización general, seleccione la misma dirección de sincronización de eventos que estaba utilizando con Salesforce for Outlook. Cambiar la dirección de sincronización de su evento durante la migración puede introducir más problemas con la repetición de eventos.
   2. En la ficha Configuración de sincronización avanzada, seleccione Serie de eventos de sincronización.
   3. En la ficha Configuración de sincronización avanzada, seleccione Relacionar eventos sincronizados con registros de Salesforce. Esta configuración no es obligatoria, pero relaciona automáticamente eventos con prospectos o contactos coincidentes de representantes. Hacer esto puede ayudar a los representantes cuando están limpiando manualmente duplicados más adelante.
4. Dedique algo de tiempo para asegurarse de que los eventos finalizaron la sincronización. Puede solicitar a sus representantes que comparen sus calendarios de Outlook y Salesforce para ver si los eventos se sincronizaron. Los representantes pueden tomarlo desde aquí. Hágales saber en qué dirección de sincronización están establecidos y envíe a los representantes instrucciones para identificar y eliminar manualmente eventos repetidos duplicados. Consulte Gestionar sus eventos repetidos para migración.
5. Recuerde a los representantes que no deben crear eventos repetidos desde Salesforce Classic, de lo contrario esos eventos no se sincronizarán. Cuando los representantes terminen de eliminar sus eventos repetidos duplicados de Salesforce, cree un plan para eliminar o reducir el acceso de los representantes a Salesforce Classic. Consulte Fase de optimización: Haga que Lightning Experience se mantenga.

Directrices de eventos repetitivas para usuarios asignados para sincronizar Salesforce con Outlook únicamente

Solo para representantes asignados a la sincronización desde Salesforce a Outlook, cuando migra a Captura de actividad de Einstein, cualquier evento recurrente creado en Salesforce Classic deja de sincronizarse. Se deja una versión de cada evento repetitivo en ambos calendarios, pero las actualizaciones ya no se envían y se reciben entre calendarios. Como resultado, uno o ambos eventos se vuelven imprecisos con el tiempo a medida que los representantes actualizan una versión y no la otra.

Para evitar este problema, proporcionamos directrices que puede compartir con representantes para ayudarles a volver a crear sus eventos repetidos antes de implementar Captura de actividad de Einstein. También incluimos pasos para ayudar los representantes a eliminar los eventos recurrentes antiguos después de la implementación. Puede ser útil implicar un administrador de TI en el proceso.

Importante Cuando programe sus eventos clave de implementación, planifique activar configuraciones de Captura de actividad de Einstein poco después de que los representantes finalicen la preparación de sus eventos para la migración. Minimizar el tiempo de inactividad de sincronización reduce las oportunidades para sus representantes de introducir diferencias entre sus calendarios de Salesforce y Outlook, lo que puede causar confusión en el intervalo.

1. Solicite a su administrador de TI que realice una copia de seguridad de eventos en Salesforce y Exchange en caso de que los representantes cometan errores en el camino.
   • En Exchange, los administradores pueden copiar los eventos de cada usuario en una carpeta de copia de seguridad.
   • En Salesforce, los administradores pueden redactar una consulta en API de SOAP o API de REST para exportar eventos a un archivo .csv de copia de seguridad.
2. Exporte todos los eventos en Salesforce utilizando Exportación de datos. Consulte Exportación de datos de copia de seguridad desde Salesforce.
3. Guarde una copia de seguridad del Event.csv resultante por si acaso.
4. Abra el archivo Event.csv en una aplicación que le permite modificar hojas de cálculo y, para restringir qué eventos repetidos tienen que volver a crear los representantes, siga estos pasos.
   1. Elimine cualquier evento (fila) que tenga una columna RecurrenceActivityId vacía. La columna RecurrenceActivityId se puede utilizar para determinar qué eventos se producen solo una vez y cuáles son eventos recurrentes o series de eventos. Los eventos (filas) que muestran una cadena de texto en la columna RecurrenceActivityId son eventos recurrentes.
   2. Elimine cualquier evento (fila) que muestre un “1” en la columna isChild. Los eventos (filas) que muestran un “1” en la columna IsChild indican que el evento es la versión que ve el asistente. Los eventos con asistentes deben estar preparados para la migración por el organizador de sincronización (la versión del organizador también está en alguna parte de la hoja de cálculo).
   3. Elimine cualquier evento (fila) que muestre un “1” en la columna IsDeleted. Los eventos (filas) que muestran un “1” en la columna IsDeleted fueron eliminados por los representantes, de modo que los representantes no desean conservarlos.
   4. Recomendamos eliminar cualquier evento (filas) que se produjo antes de la fecha de hoy. Habitualmente, hacerlo reduce significativamente el número de eventos que solicita a sus representantes que vuelvan a crear. La columna ActivityDate muestra la fecha en la que se programó el evento.
      

      Nota Si los filtros de sincronización de Salesforce for Outlook de los representantes están establecidos para sincronizar eventos pasados, los eventos pasados que elimina de la hoja de cálculo no se sincronizan si los representantes los modifican. Pero la posibilidad de que eventos pasados pierdan actualizaciones se cierra finalmente. Solo puede sincronizar eventos hasta 180 días en el pasado. Depende de usted decidir cuán importantes son los eventos pasados y qué curso de acción es mejor para sus representantes de ventas. Para comprobar filtros de sincronización de eventos, revise su configuración de Outlook para un filtro en el campo Finalizar.
5. Identifique qué representantes en los eventos restantes en la hoja de cálculo.
   1. Ordene la hoja de cálculo por la columna OwnerID. Al hacerlo, se agrupan todos los eventos creados por el mismo usuario en orden numérico descendente.
   2. Copie el OwnerID desde la primera fila y abra Salesforce. Desde Lightning Experience, pegue el Id. en la búsqueda global. Consulte Buscar registros en Lightning Experience.
   3. Lightning Experience devuelve el perfil de usuario del usuario que creó ese registro. Recuerde que solo los usuarios de Salesforce que están sincronizando eventos con Salesforce deben volver a crear sus eventos recurrentes. Puede realizar comprobaciones cruzadas de usuarios entre la hoja de cálculo y sus configuraciones de Salesforce for Outlook.
   4. Vuelva a la hoja de cálculo y agregue una columna donde puede pegar el nombre o la dirección de email de ese usuario, de modo que pueda realizar un seguimiento con el usuario.
   5. Agregue el nombre de ese usuario para todos los demás eventos en la hoja de cálculo que incluyen ese Id. en la columna Id. de propietario. Utilice la función Buscar en su hoja de cálculo para localizar todas las instancias de ese Id.
   6. Busque el siguiente OwnerID exclusivo y repita los pasos anteriores b. hasta e. para localizar y asociar la información de contacto de los usuarios con los eventos recurrentes que el usuario posee en la hoja de cálculo.
6. Cuando identifica todos los propietarios de eventos recurrentes, indique a esos representantes que vuelvan a crear esos eventos recurrentes.
   • Proporcione a cada representante los detalles de la hoja de cálculo que pertenecen a sus eventos recurrentes.
   • Proporcione instrucciones sobre cómo identificar sus eventos recurrentes y volver a crearlos como series de eventos. Consulte la sección para usuarios que sincronizan Salesforce con Outlook solo en Gestionar sus eventos repetidos para migración.
   • Para evitar tiempos de inactividad de sincronización prolongados, establezca un plazo razonable para que los representantes completen su solicitud.
   • Haga que los representantes confirmen cuándo terminaron de volver a crear eventos. Verifique su estado exportando eventos de Salesforce de nuevo y utilice los criterios del paso 4 para reducir la lista del mismo modo que antes.
   • Recuerde a los representantes no crear eventos recurrentes desde Salesforce Classic nunca más, porque esos eventos nunca se pueden sincronizar.
7. Cuando los representantes terminen de recrear eventos (y su otra preparación de migración esté completa), puede desactivar la sincronización de eventos de Salesforce for Outlook.
8. Confirme con los representantes que Salesforce for Outlook está desactivado, de modo que sus eventos no se están sincronizando con Outlook. Haga que los representantes completen los pasos restantes para preparar el resto de sus eventos para la migración. Consulte Preparar su calendario predeterminado de Outlook para migración y prepararse para sincronizar eventos utilizando Captura de actividad Einstein.
9. Cuando los representantes terminen de preparar el resto de sus eventos, puede activar la sincronización de eventos Captura de actividad de Einstein. Además de configurar sus otras funciones, recomendamos seleccionar estos parámetros en las configuraciones de Captura de actividad de Einstein de los representantes.
   1. En la ficha Configuración de sincronización general, seleccione la misma dirección de sincronización de eventos que estaba utilizando con Salesforce for Outlook. Cambiar la dirección de sincronización de su evento durante la migración puede introducir más problemas con la repetición de eventos.
   2. En la ficha Configuración de sincronización avanzada, seleccione Serie de eventos de sincronización.
   3. En la ficha Configuración de sincronización avanzada, seleccione Relacionar eventos sincronizados con registros de Salesforce. Esta configuración no es obligatoria, pero relaciona automáticamente eventos con prospectos o contactos coincidentes de representantes. Hacer esto puede ayudar a los representantes cuando están limpiando manualmente duplicados más adelante.