Gestion de vos événements récurrents pour la migration

Important Le retrait complet de Salesforce pour Outlook est prévu pour décembre 2027. Consultez Retrait de Salesforce pour Outlook. Pour continuer à intégrer Microsoft Outlook à Salesforce, consultez nos produits de nouvelle génération : l'intégration Outlook et la Capture d'activité Einstein. Consultez Déplacement depuis Salesforce pour Outlook (retrait) vers les produits de nouvelle génération.

Pourquoi dois-je gérer mes événements récurrents ?

Les événements récurrents sont des événements que vous planifiez une fois, mais qui se produisent plusieurs fois. Par exemple, la réunion commerciale mensuelle de vos équipes ou votre rendez-vous hebdomadaire un-à-un avec votre responsable sont probablement planifiés en tant qu'événements récurrents. Lorsque votre administrateur vous migre depuis Salesforce pour Outlook vers la Capture d'activité Einstein, vous rencontrez des problèmes de répétition des événements. Les problèmes sont différents selon le sens de synchronisation que vous avez attribué et l'interface utilisateur Salesforce dans laquelle les événements récurrents ont été créés (Salesforce Classic ou Lightning Experience).

Votre administrateur doit prendre les premières étapes de configuration pour lancer l'une de ces solutions. Par conséquent, assurez-vous de communiquer avec votre administrateur avant de commencer ces étapes. Votre administrateur vous indique les consignes à suivre, quand vous êtes autorisé à commencer et d'autres instructions pour vous y attendre.

Selon le nombre d'événements récurrents qui vous sont attribués, ces processus peuvent être fastidieux et prendre du temps. Cependant, suivre ces étapes permet de préserver les relations des événements avec d'autres enregistrements clés et tous les détails que vous avez enregistrés dans les champs d'événement Salesforce non synchronisés. Notez que les champs d'événement Salesforce Dernière modification par et Créé par sont mis à jour avec la date et l'heure d'exécution de ces étapes.

Retrait des doublons d'événements récurrents après la migration (pour les utilisateurs attribués à la synchronisation d'Outlook vers Salesforce ou bidirectionnelle)

Si vous êtes attribué aux directions de synchronisation Outlook vers Salesforce ou bidirectionnelles, lorsque vous êtes migré, des événements récurrents dupliqués sont affichés dans votre calendrier Lightning Experience. Cependant, après la migration, procédez comme suit pour identifier et supprimer les doublons.

1. Attendez que votre administrateur vous demande de commencer à traiter les doublons. Vérifiez que la synchronisation initiale des événements est terminée en comparant vos calendriers Outlook et Salesforce et en vérifiant que vous avez des doublons de certains de vos événements récurrents.
2. Ouvrez votre calendrier Outlook et deux fenêtres de navigateur Web. Dans les fenêtres du navigateur, ouvrez votre calendrier dans Salesforce Classic dans l'une et Lightning Experience dans l'autre afin de pouvoir visualiser simultanément votre calendrier dans les deux expériences. Pour plus d'informations sur le basculement entre les interfaces utilisateur de Salesforce, consultez Salesforce Classic ne disparaît pas lorsque vous déplacez des utilisateurs vers Lightning Experience.
3. Dans votre calendrier Salesforce Classic, recherchez une série d'événements récurrents dupliqués. Nous recommandons de commencer à la date du jour, mais vous pouvez également retirer les doublons dans les événements passés.
4. Identifiez l'événement récurrent d'origine qui était précédemment synchronisé avec Salesforce. Dans Salesforce Classic, les événements récurrents d'origine ont une icône de récurrence et un texte de survol indiquant « Événement récurrent ».
   

   Les séries d'événements dupliquées portent le même titre, mais sans icône ni texte de survol. Ouvrez l'ancien événement récurrent.

5. Dans le calendrier Lightning Experience, ouvrez la nouvelle série d'événements. Pour choisir la version appropriée, cliquez sur Modifier. (si Modifier n'est pas affiché, consultez la flèche déroulante du menu d'actions en haut à droite de la page de l'événement). Si la page de modification de l'événement n'affiche aucun message près du champ Répéter, vous ouvrez la série d'événements, qui correspond à la version souhaitée. Si ce message est affiché près du champ Répéter, fermez l'événement et ouvrez l'autre : Cette série d'événements a été créée dans Salesforce Classic Pour mettre à jour cet événement, basculez vers Salesforce Classic ou recréez la série dans Lightning Experience.
   
6. Lorsque les deux versions de l'événement sont ouvertes, comparez les enregistrements associés et les données de champ. Depuis le calendrier Lightning Experience, apportez toutes les mises à jour nécessaires à la nouvelle série d'événements. Associez tous les enregistrements préférés qui ne sont pas associés à la série d'événements. Voir Navigation dans les listes associées avec Lightning Experience. Ajoutez toutes les données de champ que vous souhaitez conserver qui n'ont pas été synchronisées avec la nouvelle série (probablement parce que les données ont été enregistrées dans un champ non synchronisé). Si vos mises à jour appartiennent à toutes les occurrences de cette série, suivez les invites pour mettre à jour la série complète, ce qui réduit le nombre d'événements à nettoyer manuellement. Voilà !
7. Revenez dans votre calendrier Salesforce Classic et supprimez l'événement récurrent d'origine. Si vous êtes certain d'avoir vérifié toutes les occurrences de la série (ou si vous êtes prêt à abandonner certaines exceptions), supprimez toutes les occurrences en une seule action. Pour supprimer toutes les occurrences en une seule action, cliquez sur l'onglet Afficher la série dans l'événement Salesforce Classic, puis sur Supprimer.

   Si vous préférez enregistrer les occurrences passées de l'événement à des fins de rétention des données, vous pouvez définir le champ Fin de récurrence sur Aujourd'hui. Les doublons subsistent pour les occurrences passées, mais les doublons futurs sont retirés.

8. Répétez les étapes précédentes pour tous les doublons restants que vous souhaitez retirer.
9. Si votre administrateur indique que vous êtes configuré pour la synchronisation bidirectionnelle, créez désormais des événements Salesforce récurrents depuis Lightning Experience. Si vous êtes configuré pour la synchronisation depuis Outlook vers Salesforce uniquement, continuez à créer vos événements depuis votre calendrier Outlook. Dans les deux cas, après le déploiement de la Capture d'activité Einstein par votre administrateur, vos événements récurrents recommencent à se synchroniser.

Préparation des événements récurrents avant la migration (pour les utilisateurs attribués à la synchronisation de Salesforce vers Outlook uniquement)

Si vous êtes attribué au sens de synchronisation Salesforce vers Outlook, lorsque vous migrez vers la Capture d'activité Einstein, les événements récurrents créés dans Salesforce Classic arrêtent la synchronisation avec Outlook. Pour éviter ce problème, vous pouvez recréer vos événements récurrents depuis Lightning Experience avant que votre administrateur ne déploie la Capture d'activité Einstein. Ensuite, pour éviter les doublons dans votre calendrier, supprimez les événements récurrents d'origine qui ne sont plus synchronisés.

Notez que votre nouvelle série d'événements n'est pas synchronisée vers Outlook tant que votre administrateur n'a pas terminé de déployer la Capture d'activité Einstein. Essayez de respecter les délais de votre administrateur afin de limiter les temps d'arrêt de synchronisation.

1. Identifiez les événements récurrents que vous devez recréer. Ouvrez la liste fournie par votre administrateur de tous les événements récurrents qui vous ont été attribués et qui ont été initialement créés dans Salesforce Classic.
2. Depuis Lightning Experience, localisez vos événements récurrents. Pour cela, copiez le titre du premier événement de votre liste. Ensuite, dans Lightning Experience, collez l'objet que vous avez copié depuis votre liste dans la recherche globale. Voir Recherche d'enregistrements dans Lightning Experience
   

   Remarque La liste de votre administrateur affiche plusieurs instances du même titre d'événement. En effet, la feuille de calcul enregistre chaque occurrence de votre événement récurrent. Il n'est pas nécessaire de recréer chaque occurrence, mais vous souhaitez vérifier certaines. Tenez compte des points suivants :

   • Si vous modifiez ou associez régulièrement d'autres enregistrements Salesforce à des occurrences individuelles au lieu de mettre à jour toutes les instances de l'événement récurrent, nous recommandons de vérifier toutes les occurrences. Sinon, les modifications apportées à des occurrences individuelles ne sont pas incluses lorsque vous recréez la série. Les plus importants sont les enregistrements associés ajoutés aux champs Associé à ou Nom, et les détails enregistrés dans les champs non synchronisés, car ces données ne sont pas synchronisées vers Outlook. Dans la feuille de calcul, les événements récurrents qui représentent l'ensemble de la série affichent un « 1 » dans la colonne IsRecurrence, et les occurrences individuelles affichent un « 0 ».
   • Si vous avez des événements récurrents sans date de fin, vous avez de nombreuses occurrences individuelles ! Dans ce cas, nous recommandons d'examiner uniquement les instances individuelles dans un délai raisonnable. Par exemple, vous avez mis à jour certains de ces événements dans les prochains mois, peut-être l'année prochaine. Mais vous n'avez probablement pas touché à ces événements planifiés pour des années ou des décennies à venir.

   Alternativement, si vous vous sentez à l'aise de laisser certains détails d'événements aller dans l'intérêt de travailler plus rapidement dans la feuille de calcul, foncez!

3. Pour vérifier que l'événement récurrent a été créé dans Salesforce Classic, ouvrez l'une des occurrences, puis cliquez sur Modifier. (si Modifier n'est pas affiché, consultez la flèche déroulante du menu d'actions en haut à droite de la page de l'événement). Si l'événement a été créé dans Salesforce Classic, il affiche ce message près du champ Répéter : Cette série d'événements a été créée dans Salesforce Classic Pour mettre à jour cet événement, basculez vers Salesforce Classic ou recréez la série dans Lightning Experience.
   
4. Si ce message est affiché, passez à l'étape suivante. Si le message n'est pas affiché, la Capture d'activité Einstein peut synchroniser cet événement. Revenez à l'étape 2 et localisez l'événement récurrent suivant dans votre liste avec un titre original.
5. Recréez l'événement dans Lightning Experience pour chaque événement récurrent qui inclut le message Salesforce Classic à l'écran de modification. Ouvrez une deuxième fenêtre de navigateur Web. Affichez ensuite les détails de l'événement récurrent d'origine dans une fenêtre, puis créez la série d'événements dans la deuxième fenêtre.
6. Vérifiez tous les enregistrements Salesforce associés à l'événement récurrent d'origine. Voir Navigation dans les listes associées avec Lightning Experience.
7. Si des enregistrements associés à l'événement d'origine existent, ajoutez-les aux champs Associé à ou Nom dans le nouvel événement récurrent.
8. Pour éviter de conserver un événement dupliqué et non synchronisé lorsque votre administrateur déploie la Capture d'activité Einstein, supprimez de Salesforce Classic l'événement récurrent d'origine. Si vous vous sentez réticent à supprimer votre événement avant de confirmer la réussite de la migration, vous avez les options ci-dessous.
   • Dans Salesforce Classic, dans l'événement d'origine, définissez le champ Fin de récurrence sur Aujourd'hui. Ainsi, vous avez encore des événements dupliqués dans le passé, mais à compter de demain, votre calendrier ne contient pas de doublons. Notez la date et l'ancien événement récurrent est disponible si vous en avez besoin ultérieurement.
   • Attendez que votre administrateur confirme que le déploiement de la Capture d'activité Einstein est terminé. Revenez ensuite dans la feuille de calcul, localisez vos événements et supprimez les doublons. La section précédente Supprimer les doublons d'événements récurrents après la migration vous guide à travers ce processus.
9. Lorsque vous avez recréé tous vos événements récurrents, informez votre administrateur que vous êtes prêt à désactiver votre synchronisation des événements Salesforce pour Outlook. Créez à partir de Lightning Experience tous les événements récurrents. Notez que vos événements Outlook ne sont pas mis à jour par Salesforce tant que votre administrateur n'a pas terminé le processus de migration.
10. Lorsque votre administrateur a confirmé la désactivation de Salesforce pour Outlook, assurez-vous de suivre les étapes restantes pour préparer la migration de vos événements non récurrents. Consultez Préparation de votre calendrier Outlook par défaut pour la migration et préparation à la synchronisation des événements en utilisant la Capture d'activité Einstein.
11. Lorsque vous avez terminé de préparer tous les événements, informez votre administrateur que vos événements sont prêts pour le déploiement de la Capture d'activité Einstein.