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Cómo se sincronizan los eventos con Salesforce for Outlook (retirada)
Puede mantener sus eventos de Outlook y Salesforce sincronizados utilizando Salesforce for Outlook. Después de que un evento esté en Salesforce, puede asignarlo a registros relacionados, como contactos, cuentas, oportunidades, etc. La sincronización de eventos también le permite mantener una vista precisa de su disponibilidad cuando crea eventos y solicita reuniones desde su calendario de Salesforce.
Ediciones necesarias
| Disponible en: Salesforce Classic |
| Disponible en: Lightning Experience, si Salesforce Classic está disponible en su organización. |
| Disponible con la compra de Sales Cloud o Government Cloud en: Ediciones Personal, Contact Manager, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited y Developer |
Qué eventos sincronizar
Su configuración de Outlook define qué elementos están establecidos para sincronizarse, en qué dirección fluyen los datos entre Outlook y Salesforce y qué sucede cuando los datos entran en conflicto. Los filtros de eventos en su configuración determinan qué eventos se sincronizan. Los filtros posibles son:
- HOY: Sincroniza eventos que finalizan hoy o después. La hora de inicio es las 12:00 a.m.
- ÚLTIMO MES: Sincroniza eventos que finalizaron el primer día del mes pasado o después.
- ÚLTIMOS N DÍAS: Sincroniza eventos que finalizaron en o después de un número especificado de días atrás, como ÚLTIMOS 30 DÍAS.
Los siguientes elementos no se sincronizan: eventos de todo el día que comienzan el primer día que está configurado para sincronizar, asistentes a eventos, eventos que se produjeron en el pasado (a menos que esos eventos entren en un filtro de eventos que estableció) y eventos recurrentes que se crean en Lightning Experience o la aplicación móvil Salesforce (denominados series de eventos). Los eventos de varios días se sincronizan como eventos únicos en cualquier dirección. Salesforce for Outlook sincroniza eventos en base a sus fechas de finalización en vez de sus fechas de inicio. Por ejemplo, si solo está sincronizando eventos actuales y futuros, un evento de dos días que se inició ayer aún se sincroniza.
Cómo hacemos coincidir eventos
Cuando los eventos se sincronizan por primera vez, los vinculamos con eventos existentes que tienen el mismo asunto y la misma hora o creamos eventos si nada coincide. Los eventos recurrentes coinciden según la misma lógica. Además, Salesforce for Outlook solo hace coincidir eventos recurrentes si los patrones de repetición coinciden en Salesforce y Outlook. De lo contrario, Salesforce for Outlook crea un evento.
Cómo asignar eventos a registros de Salesforce
Después de agregar un evento a Salesforce, puede asignarlo a otros registros utilizando la página Mis elementos no resueltos o los campos Relacionado con y Nombre en el registro del evento. El evento se agrega a la lista relacionada Historial de actividades o Actividades abiertas del registro asociado. No puede guardar cambios si sus eventos tienen un campo personalizado obligatorio o un campo personalizado de actividad se vuelve obligatorio después de agregar elementos a su lista de eventos no resueltos.
Quién ve eventos sincronizados en Salesforce
Los eventos que no están marcados como privados son visibles en Salesforce para usted, aquellos por encima de usted en su jerarquía de funciones y cualquiera que tenga acceso a los registros con los que están asociados. También puede otorgar acceso para ver su calendario a otros usuarios, grupos personales y públicos, funciones o funciones y subordinados.
Excluir ciertos registros de la sincronización en Salesforce for Outlook (retirada)
Si eligió la opción Sincronizar todos los elementos de Outlook para su método de sincronización durante la configuración, puede excluir ciertos elementos de la sincronización de estas formas.
- Puede elegir sincronizar elementos que marca como Privados en Microsoft® Outlook®. Si no desea sincronizar elementos privados, abra Configuración de Salesforce for Outlook y anule la selección de los tipos de elementos privados que no desea sincronizar.
Si sincronizó elementos en Outlook que luego marca como Privados, esos elementos permanecen en Salesforce. Sin embargo, los elementos de Salesforce correspondientes ya no recibirán actualizaciones si modifica los de Outlook.
- Si no desea que se sincronicen ciertos elementos de Outlook, independientemente de si están marcados como Privados, asígnelos a la categoría No sincronizar con Salesforce en Outlook. Para obtener detalles sobre el uso de categorías en Outlook, consulte su documentación de Outlook.
