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Configurar reglas de respuesta automática
Las reglas de respuesta automática le permiten enviar respuestas de email a envíos de casos o prospectos en función de los atributos del registro. Por ejemplo, puede enviar una respuesta automática a clientes para hacerles saber que alguien de su compañía recibió su consulta.
Ediciones necesarias
| Vea las ediciones admitidas. |
| Permisos de usuario necesarios | |
|---|---|
| Para crear reglas de respuesta automática: | Personalizar aplicación |
Cree reglas de respuesta automática para prospectos capturados a través de un formulario de prospecto Web y para casos enviados a través de un:
- Portal de autoservicio
- Portal de clientes
- Formulario Caso Web
- Mensaje Email para registro de casos
- Mensaje de Email para registro de casos On-Demand
Las reglas de respuesta automática de casos están disponibles también en Essentials Edition.
Cree tantas reglas de respuesta como desee en función de cualquier atributo del prospecto o caso entrantes. Recuerde que solo puede activar una regla para prospectos y una regla para casos al mismo tiempo. Su equipo puede ver las respuestas de email en la lista relacionada Historial de actividad para el prospecto o contacto y en la lista relacionada Email en casos.
Los emails que se envían desde reglas de respuesta automática de casos no cuentan en el límite diario de mensajes de email salientes.
Crear reglas de respuesta automática
Para crear una regla de respuesta de prospecto Web, desde Configuración, ingrese Reglas de respuesta automática en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Reglas de respuesta automática de prospectos. Para crear una regla de respuesta para casos, desde Configuración, ingrese Reglas de respuesta automática en el cuadro Búsqueda rápida, luego seleccione Reglas de respuesta automática de casos. En la página de reglas de respuesta automática:
- Haga clic en Nuevo.
- Escriba el nombre de la regla.
- Para activar esta regla, seleccione Activa.
- Haga clic en Guardar.
- Cree las entradas de regla.
Crear entradas de reglas de respuesta
- Haga clic en Nuevo en la página de detalles de reglas.
- Escriba un número para especificar el orden en que se procesará esta entrada.
- La regla procesa entradas en este orden. La regla deja de procesar entradas en la primera entrada coincidente y, a continuación, Salesforce envía el email utilizando la plantilla de email especificada.
- Si no se aplica ninguna regla de respuesta automática, Salesforce envía un email utilizando la plantilla predeterminada que se especifica en la página Configuración de prospectos Web o Configuración de casos Web.
Nota Para crear una regla a prueba de errores, deberá crear siempre la última entrada de la regla sin ningún criterio. Esta entrada de la regla capta cualquier prospecto o caso que no hayan captado las entradas de la regla anterior. Esta práctica es especialmente importante para Email para registro de casos y Email para registro de casos On-Demand que no tienen plantillas predeterminadas. - Ingrese sus criterios de regla:
- Seleccione Los criterios se cumplen y elija los criterios de filtro que debe cumplir un registro para activar la regla. Por ejemplo, defina el filtro de caso en Prioridad igual a Alta si desea que los registros de casos con el campo Prioridad definido como Alto activen la regla.
Si su organización utiliza varios idiomas, ingrese los valores del filtro en el idioma predeterminado de la organización. Puede agregar hasta 25 criterios de filtro de hasta 255 caracteres cada uno.
Cuando utilice listas de selección para especificar criterios de filtro, los valores seleccionados se almacenarán en el idioma predeterminado de la organización. Si modifica o duplica criterios de filtro existentes, en primer lugar establezca el Idioma predeterminado en la página Información de la compañía como el mismo idioma que se utilizó para establecer los criterios de filtro originales. De lo contrario, puede que los criterios de filtro no se evalúen del modo esperado.
- Seleccione la fórmula es verdadera e ingrese una fórmula que devuelva “Verdadero” o “Falso”. Salesforce activa la regla si la fórmula devuelve “Verdadero”. Por ejemplo, la fórmula
AND(ISPICKVAL(Priority,"High"),Version<4.0)activa una regla que responde automáticamente con la plantilla seleccionada cuando el campo Prioridad de un caso está definido como Alto y el valor de un campo personalizado llamado Versión de un caso es inferior a cuatro.
- Seleccione Los criterios se cumplen y elija los criterios de filtro que debe cumplir un registro para activar la regla. Por ejemplo, defina el filtro de caso en Prioridad igual a Alta si desea que los registros de casos con el campo Prioridad definido como Alto activen la regla.
- Ingrese el nombre para incluir en la línea Desde del mensaje de respuesta automática.
- Ingrese la dirección de email para incluir en la línea Desde del mensaje de respuesta automática. Esta dirección de email debe ser una de sus direcciones de email verificadas de toda la organización o la dirección de email de perfil de usuario de Salesforce. Esta dirección de email debe ser diferente a las direcciones de enrutamiento empleadas para Email para registro de casos.
- Si lo desea, ingrese una dirección de respuesta.
- Seleccione una plantilla de email.
- Si está creando una entrada de regla de respuesta para Email para registro de casos, seleccione Enviar respuesta a todos los destinatarios para enviar mensajes de respuesta automática a cualquier usuario incluido en los campos Para y Cc en el mensaje original.
- Guarde su trabajo.
- Diferencias entre reglas de respuesta automática y alertas de email de flujo de trabajo
Las reglas de email de respuesta automática y de flujo de trabajo proporcionan funcionalidades similares. Esta tabla muestra algunas de las diferencias entre alertas de flujo de trabajo y reglas de respuesta automática de modo que puede decidir qué proceso utilizar.
