Preparar sus usuarios para MFA
La mayoría de las personas en estos días están familiarizadas con algún tipo de autenticación de múltiples factores (MFA). Pero no asuma que sus usuarios apreciarán de forma intuitiva el valor de MFA, o se sentirán cómodos completando el registro de MFA cuando inicien sesión, sin algo de conocimiento y preparación previos. Si está iniciando una nueva organización de producción donde MFA está activada de forma predeterminada, activando MFA en una organización que no la utilizaba anteriormente o agregando MFA a su proceso de inicio de sesión único (SSO), asegúrese de que sus usuarios están capacitados para MFA con antelación. Un plan de gestión de cambios sencillo ayuda mucho a ofrecer una experiencia de incorporación sin problemas.
Ediciones necesarias
| Disponible en: Salesforce Classic y Lightning Experience |
| Disponible en: todas las ediciones |
Recomendamos una estrategia de gestión de cambios que utilice algunas o todas estas actividades.
Implicar usuarios con comunicación
Promueva la conciencia de MFA comunicándose con sus usuarios de Salesforce antes de que tengan que iniciar sesión con ella, y utilice múltiples canales de modo que esté seguro de llegar a todos. Explique qué es MFA, qué deben hacer los usuarios para estar listos y dónde pueden encontrar instrucciones y asistencia. Explique por qué sus usuarios deben ser cuidadosos reforzando la idea de que MFA es un seguro importante para sus cuentas, sus datos y el bienestar de sus clientes. Compartir estos tipos de detalles con antelación puede despistar la resistencia de los usuarios.
Estas son algunas ideas para implicar sus usuarios.
| Foro de Comunicación | Cree un lugar central, como un canal de Slack o grupo de Chatter, para anuncios, preguntas y respuestas y colaboración de colegas. |
| Campaña de email | Fomente la conciencia enviando mensajes de email que permiten a los usuarios saber que se requiere MFA para Salesforce y que proporcionan orientación práctica de modo que estén preparados para registrarse e iniciar sesión con MFA. |
Capacitar usuarios sobre aspectos fundamentales de MFA
Cuando un usuario inicia sesión por primera vez después de activar MFA, las solicitudes en aplicación le guían por los pasos para registrarse y utilizar un método de verificación. Pero no se apoye solo en esta experiencia. Proporcionar alguna capacitación formal sobre los fundamentos de MFA proporciona a los usuarios confianza sobre lo que se supone que deben hacer, cuándo deben hacerlo y cómo pueden obtener ayuda si se atascan.
Existen varios enfoques de capacitación que puede tomar.
| Capacitación On-Demand | Cree recursos, como un video, a los que los usuarios pueden acceder en su propio tiempo. Si está implementando Salesforce Authenticator como un método de verificación, considere compartir este videotutorial desde Salesforce. |
| Capacitación en persona | Configure oportunidades de capacitación en tiempo real, como seminarios web o sesiones de almuerzo y capacitación. |
Trate estos detalles en sus materiales de capacitación.
- Qué es MFA y por qué es importante para su compañía y sus clientes.
- Los métodos de verificación que está admitiendo y los pasos para que los usuarios los registren.
- Cómo iniciar sesión utilizando cada uno de los métodos de verificación compatibles.
- El tiempo en que la sesión de un usuario permanece activa después de iniciar sesión y cómo volver a autenticar si su sesión expira.
- Dónde obtener ayuda si los usuarios tienen problemas para registrar un método, iniciar sesión o si olvidan o pierden su método de verificación.
Distribuir materiales de incorporación
La capacitación es importante, pero las personas ocupadas probablemente no recordarán todo lo que aprendieron. Ayude a sus usuarios a ayudarse creando recursos sencillos que expliquen y amplíen las solicitudes de registro en aplicación. La incorporación de materiales puede ayudar a las personas a ponerse en marcha por sí mismas (y reducir las llamadas a su equipo de asistencia).
Considere la creación de una página web de inicio rápido o una hoja de referencias condensada de modo que pueda distribuir a usuarios antes de que tengan que iniciar sesión con MFA. Céntrese en las instrucciones paso a paso para adquirir, registrar e iniciar sesión con los métodos de verificación disponibles en su implementación. Explique cómo pueden los usuarios obtener ayuda si están atascados o confundidos.
Asistencia a usuarios cuando MFA entra en vigor
Prepare su equipo de asistencia para ayudar a los usuarios cuando MFA esté en vigor. Desarrolle procesos y documentación para resolver rápidamente problemas que las personas pueden encontrar cuando comienzan a utilizar MFA. Por ejemplo:
- Desvíe tickets o llamadas del equipo de asistencia creando materiales de autoayuda con información de solución de problemas para los problemas más comunes que los usuarios encuentran cuando son nuevos en MFA.
- Mantenga el horario de oficina durante una semana aproximadamente después de activar MFA. Asegúrese de que las personas que trabajan con estas sesiones están capacitadas y pueden acceder a su documentación de solución de problemas de MFA.
- Considere establecer un proceso de SOS para ejecutivos y usuarios de negocio que necesitan ayuda de prioridad si se encuentran con problemas de acceso.
