項目自動更新アクションの考慮事項
ワークフローで項目自動更新アクションを最大限に活用する方法について説明します。
必要なエディション
メモ 可能な場合は、Equality の会社の値に一致するように、含めない用語を変更しました。顧客の実装に対する影響を回避するために、一部の用語は変更されていません。
| 使用可能なインターフェース: Lightning Experience および Salesforce Classic |
| 使用可能なエディション: Enterprise Edition、Performance Edition、Unlimited Edition、および Developer Edition |
ワークフロールールまたは承認プロセスの項目自動更新を作成する場合は、次の点に留意してください。
項目自動更新処理
- 項目自動更新は、メールアラート、ToDo、および送信メッセージの前に実行されます。
- 項目自動更新は、ケース割り当て、リード割り当て、自動レスポンスの各ルールの後に実行されます。
- 項目自動更新は、項目レベルセキュリティとは独立して機能します。そのため、ワークフロールールは、ユーザーのページレイアウトで項目が非表示になっていても更新できます。
- 1 つのワークフロールールに異なる値を同じ項目に適用する複数の項目自動更新が含まれている場合には、項目自動更新の結果は予測できません。
- 項目自動更新は、関連リスト内の情報に影響する場合があります。たとえば、商談の [金額] や [完了予定日] などの項目が自動更新されるように設定されると、商談の [フェーズの履歴] 関連リストに影響します。
- レコードの保存時に、項目の自動更新でエラーが発生した場合は、デバッグログを使用して更新に失敗した項目を確認できます。デバッグログは、エラーが発生した時点で停止します。
- ToDo および行動のアラーム項目では次の操作を実行できます。
- 項目自動更新で ToDo または行動のアラームを設定できます。ただし、ToDo の期日、または行動の予定時間を使うことはできません。
- 日時に関する数式での計算は、日単位となります。したがって、分を表すためには 1440 (1 日の分数) で除算します。たとえば、数式
Now()-7は 7 日前を表しますが、Now()-7/1440は 7 分前を表します。
- 組織でマルチ通貨を使用している場合には、レコードの通貨を使用して通貨項目が更新されます。数式に基づいて項目を更新したい場合、数式内の値はすべて、レコードの通貨で解釈されます。
- これらの項目で項目履歴管理を設定した場合には、[履歴] 関連リストで項目自動更新が追跡されます。
- 以前は有効な項目がワークフロールールおよび一部のプロセスによって無効な内容に書き換えられることがあります。これが発生するのは、ワークフロールールに基づきプロセスのスケジュール済みアクションにも基づくレコードの更新では入力規則が実行されないためです。
- 個人取引先を有効にした場合は、[個人取引先] 項目をワークフロールールの評価条件の一部として使用できます。ただし、[個人取引先] 項目は「参照のみ」であるため、この項目を変更するように設定された項目更新は失敗します。
クロスオブジェクトの項目自動更新に関するメモ
-
すべてのカスタムオブジェクトおよび一部の標準オブジェクトについて、従レコードを変更すると関連する主レコードの項目が更新されるように設定して、ワークフローと承認アクションを作成できます。クロスオブジェクト項目の更新は、カスタム-to-カスタムの主従関係、カスタム-to-標準の主従関係、およびいくつかの標準-to-標準の主従関係について機能します。詳細は、「クロスオブジェクトの項目更新」 (11 ページ) を参照してください。
- 承認プロセスでは、クロスオブジェクトの項目自動更新アクションは使用できません。
- 承認プロセスでは、更新されたオブジェクトのワークフロールールを再評価する項目自動更新アクションを指定できます。ただし、再評価されたワークフロールールにクロスオブジェクト項目自動更新がある場合、それらのクロスオブジェクト項目自動更新は無視されます。
- ケースコメントまたはメールが関連するケースの項目を自動的に更新するようにワークフロールールを作成するには、新しいワークフローを作成するときに [オブジェクト] ドロップダウンリストから [ケースコメント] または [メールメッセージ] を選択し、[更新する項目] リストで [ケース] を選択します。組織がワークフロールールでメールメッセージを使用するには、メール-to-ケースまたはオンデマンドメール-to-ケースが有効になっている必要があります。
メールが起動するワークフロールールによってケースが更新されると、次のものが起動されます。
- ワークフロールール
- 入力規則
- 積み上げ集計項目の更新
- エスカレーションルール
- Apex トリガー
- エンタイトルメントプロセス
更新されるケースから起動できないものは、次のとおりです。
- 割り当てルール
- 自動レスポンスルール
項目自動更新アクションおよびカスタム項目
- カスタム項目の種別を変更する前に、その項目がワークフロー項目自動更新の対象でないこと、または新しい種別によって無効化される項目自動更新数式で参照されていないことを確認してください。
- 項目自動更新によって参照されているカスタム項目は削除できません。
- ただし、数式を使用して暗号化カスタム項目の新しい値を設定しようとする場合は、暗号化カスタム項目は数式エディターではリソースとして使用できません。
商談および契約の項目自動更新アクション
- 商談の [フェーズ] 項目の項目自動更新を定義できますが、この項目が [種類] および [売上予測分類] 項目に及ぼす影響に注意してください。
- 商談の [金額] 項目を使用して項目自動更新を定義できますが、そこで定義した更新は、商品が存在しない商談にのみ適用されます。商談に商品を追加すると、[金額] 項目が、自動的に計算され、その項目自動更新による影響を受けない参照のみの項目に変わります。
- 契約の [状況] 項目の項目自動更新を定義できます。ただし、この項目の値は、[状況のカテゴリ] 項目の値にも影響します。
- [状況] 項目を「承認済み」以外の値に変更する契約または注文の項目自動更新を作成しないでください。
項目自動更新アクションの制限事項
- 項目自動更新の結果によって、入力規則、割り当て、自動レスポンス、エスカレーションルールなどの追加ルールを開始することはできません。
- 追加ルールを開始するように項目自動更新がフラグ付けされている場合は、項目自動更新の結果によって追加ワークフロールールを開始できます。詳細は、「ワークフロールールを再評価する項目自動更新」を参照してください。
- 承認時のアクションとして実行される項目自動更新は、ワークフロールールやエンタイトルメントプロセスをトリガーしません。
- 次の項目は、項目自動更新アクションでは使用できません。
- 数式項目や自動採番項目など、参照のみの項目
- マルチ言語ソリューションでの [言語] 選択リスト項目
- [関連先] や [非公開] などの一部の活動の項目
- メールメッセージのワークフロールールは、項目自動更新にのみ関連付けることができます。
- 項目自動更新が特定のユーザーを参照している場合、そのユーザーは無効にできません。たとえば、レコードの所有者を「山田次郎」に変更するように項目自動更新が設定されている場合には、「山田次郎」を無効にする前に項目自動更新を変更します。
- ロングテキストエリア項目を更新できますが、[特定値] を挿入するオプションにより、入力できる文字数は対象項目で許可される最大文字数に制限されています。
- 項目が、その項目を空白値に設定する項目自動更新によって使用される場合は、その項目を必須にすることはできません。
- また、所有者を更新するワークフロールールは関連付けられた項目に転送されません。転送を行うには、レコードの所有者名の横にある [変更] をクリックして、転送の選択を行います。
- クロスオブジェクトの項目更新
すべてのカスタムオブジェクトおよび一部の標準オブジェクトについて、従レコードを変更すると関連する主レコードの項目が更新されるように設定して、アクションを作成できます。クロスオブジェクト項目の更新は、カスタム-to-カスタムの主従関係、カスタム-to-標準の主従関係、およびいくつかの標準-to-標準の主従関係について機能します。 - ワークフロールールを再評価する項目自動更新
項目自動更新アクションの [項目変更後にワークフロールールを再評価する] が有効で、項目の更新によって項目の値が変更された場合、オブジェクトのすべてのワークフロールールが Salesforce によって再評価されます。
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