Classic 承認プロセスの作成の準備
実装を成功させるには、従来の承認プロセスを慎重に計画します。
必要なエディション
| 使用可能なインターフェース: Salesforce Classic および Lightning Experience の両方 |
| 使用可能なエディション: Enterprise Edition、Performance Edition、Unlimited Edition、および Developer Edition |
従来の承認プロセスを作成する前に、次のチェックリストを確認してください。
- 承認申請メールテンプレートを準備します。
- 承認申請投稿テンプレートを準備します。
- 承認申請者を決めます。
- 割り当てる承認者を決めます。
- 代理承認者を決めます。
- 承認プロセスを実行する条件を必要とするかどうかを決めます。
- 申請時のアクションを設計します。
- ワイヤレスデバイスから承認申請できるかどうかを決めます (※日本ではワイヤレスデバイスによるアクセスは対応しておりません)。
- ユーザーが承認プロセス中のレコードを編集できるかどうかを決めます。
- 開始条件を満たさないレコードを自動的に承認または却下するかどうかを決めます。
- プロセスのステップ数 (承認者の数) を決めます。
- 承認申請が承認または却下された場合のアクションを決めます。
承認申請メールテンプレートの準備
承認プロセスで指定したメールテンプレートは、承認申請が割り当てられたユーザーに通知するときに使用されます。Salesforce のデフォルトのメールテンプレートを使用するか、独自のテンプレートを作成できます。その場合は、承認申請に直接リンクできる承認プロセス差し込み項目を追加してください。組織でメール承認を有効にしていませんか?その場合、デフォルトのメールテンプレートにはメール承認申請に応答する手順が記載されます。その手順は、メールの本文の 1 行目に「承認」、「承認済み」、「はい」、「却下」、「却下済み」または「いいえ」を入力してから 2 行目にコメントを追加する、というものです。
承認申請に使用する Chatter 投稿テンプレートの指定
組織で [Chatter での承認] が有効になっている場合、ユーザーに承認申請が割り当てられたことを Chatter を使用して通知するための、承認投稿テンプレートを指定します。Salesforce のデフォルトの投稿テンプレートを使用するか、独自のテンプレートを作成できます。
承認申請者の決定
承認申請通知はレコードの承認申請をしたユーザーから送信されます。メールアラートの設定時に、これらの通知に別の返信用メールアドレスを追加できます。デフォルトのワークフローユーザーのメールアドレスか、すでに設定し、確認済みの組織の共有アドレスを選択できます。使用するメールアドレスを決めます。
申請承認者の決定
次のいずれでも申請を承認または却下できます。
- 承認申請提出者が選択したユーザーまたはキュー。
- システム管理者が指定したキュー。
- 提出者のユーザー詳細ページの [マネージャー] 標準項目で指定されているユーザー。
- 提出者のユーザー詳細ページのカスタム階層項目で指定されているユーザー。
- システム管理者によって指定されたユーザーおよび関連ユーザー (提出されたレコードの標準項目またはカスタム項目にリストされているユーザー) の任意の組み合わせ。
代理承認者の決定
承認者は申請を承認する代理承認者を指定できますが、このオプションを無効にできます。代理承認者を割り当てるには、各ユーザーの詳細ページで [代理承認者] 項目に入力します。
承認プロセスの開始条件の決定
承認プロセスの対象になるレコードに必要な条件を決めます。必要に応じて、検索条件で使用するためのカスタム項目を作成します。たとえば、本社からの経費レコードだけを承認対象にする場合には、「本社」と「支社」という 2 つの選択値を持つ [事業所] という名前のカスタム選択リスト項目を作成します。これにより、承認プロセスの検索条件で、レコードの [事業所] 項目が「本社」であるという指定が可能です。
申請時のアクションの設計
ユーザーが承認申請をすると、Salesforce はそのレコードを自動的にロックして、承認プロセスの間、他のユーザーによって変更されないようにします。認証のためロックされたキャンペーンにも、キャンペーンメンバーを追加できます。
また、承認申請時に、メールアラート、ToDo、項目自動更新、送信メッセージなどのワークフローアクションを実行するかどうかを決めます。これらのアクションが、申請時のアクションになります。
承認プロセス中のレコードの編集権限の設定
承認申請されたレコードはロックされます。特定のオブジェクトに対するオブジェクトレベルの「すべてのレコードの編集」権限または「すべてのデータの編集」権限を持つユーザーは、いつでもレコードのロックを解除して編集できます。現在割り当てられている承認者がレコードを編集できるように指定することも可能です。認証のためロックされたキャンペーンにも、キャンペーンメンバーを追加できます。
開始条件を満たさないレコードの自動的承認、却下またはスキップの決定
プロセスのステップごとに開始条件を設定できます。レコードがその開始条件を満たさない場合にプロセスを承認、却下、またはスキップするように Salesforce を設定します。たとえば、1,500 円未満の [金額] で申請された経費は自動的に承認されるようにするような設定が可能です。
