フローを使用したビジネスタスクの自動化の開始
ソリューションを成功に導くには、自動化を慎重に計画してください。従来のフローを作成するか、AI エージェントを使用するかに関係なく、開始する前に明確な目標と具体的な手順を定義します。ビジネスの課題とその根本原因を特定し、どの自動化アプローチがプロセスの問題を最も適切に解決するかを判断します。
必要なエディション
| サポートされているエディションを表示する。 |
思考を整理し、自動化で課題を解決できるかどうかを判断してフローに変換するための具体的な手順を学習するには、次の手順に従います。
ビジネスの課題の特定
自動化で解決しようとしている問題を特定します。まず、次の質問を検討します。
- 従業員:
- ビジネスプロセスでストレスを感じたり、ブロックされたりしていませんか?
- 重要なタスクを完了するための時間を忘れたり、不足したりしていますか?
- データ入力に時間がかかりすぎて顧客との十分な時間を確保できない
- Salesforce 組織に問題の原因となっている誤ったデータがありませんか?
- 顧客がどのフェーズにいるかを把握していませんか?
- API のないレガシーシステムやデスクトップアプリケーションにデータがありますか?
- 従業員は外部アプリケーションと Salesforce 間で手動でデータを転送していますか?
- 手動のデータ入力またはフォーム入力が必要な Web ベースのプロセスはありますか?
- 手動抽出が必要なドキュメント (PDF、画像、フォーム) に重要なデータが格納されていませんか?
Flow Builder を使用したソリューションの検索
自動化で課題を解決できると判断したら、Flow Builder で解決策を見つけることができるかどうかを確認します。フローで実行できる次のタスクを確認して、ビジネス上の課題の解決に役立つかどうかを確認します。
フローでこれらのタスクを自動化できます。
| ToDo | たとえば、次のことを行います。 |
|---|---|
| レコードの操作。 |
|
| コミュニケーション、入力の収集、通知を行います。 |
|
| 承認を受けるレコードを送信します。 | 割引を承認するようマネージャーに要求する。 |
| 現在のフローのコンテキストで別のフローを実行します。 | 取引先作成フロー内で取引先責任者を作成する別のフローを実行する。 |
| API の有無に関係なく、外部システムやデータにアクセスします。 | コードなしで外部システムに接続し、外部システムデータの変更に基づいてアクションを実行します。たとえば、Jira レコードが変更されたときに Salesforce で自動化をトリガーします。または、NetSuite などの外部システムを Salesforce から直接更新します。 |
| 呼び出し可能なカスタムアクションをコールします。 | InvocableMethod アノテーションを使用するカスタム Apex メソッドを実行する。このアクションで実行される内容は自分で決定します。 |
| アウトバウンドメッセージを送信します。 | 外部 HR システムにメッセージを送信して、承認済み経費レポートに対する払い戻し処理を開始する。 |
| API を使用せずにレガシーシステムに接続します。 | デスクトップアプリケーションから顧客データを抽出し、Salesforce レコードを作成します。 |
| ドキュメントからデータを抽出します。 | PDF、画像、フォームから情報を自動的に抽出し、レコードを作成または更新します。 |
ソリューションの設計
ビジネス課題をフローで解決できる場合は、ソリューションを特定します。ビジネスの課題に対応する Salesforce 組織の ToDo を特定します。
- ユーザーが ToDo を完了し忘れた場合、リマインダーが役立ちますか?
- 従業員が多忙でレコードの更新や作成に対応できない場合、その情報を含むレコードが他にありませんか?レコードをすばやく更新または作成しやすくする方法はありますか?たとえば、画面フローをレコードページに追加して、レコードの作成に必要な最小限の情報を収集します。
- データ入力が多すぎてエラーが多すぎる場合、オンラインフォームを使用して情報を収集できますか?ユーザーが自分の情報を入力した場合、正しい可能性が高くなります。また、フォームを設計して、情報の入力方法にガードレールを追加することもできます。
- 顧客がどのフェーズにいるかが分からなくなった場合、何かが発生したときに顧客レコードのリマインダーを送信したり、項目を更新したりすることができますか?
- 外部システムに接続する必要がありますか?
使用する自動化機能の決定
外部システムに接続するには、次のオプションを次の順序で検討します。
- 使用可能なサードパーティコネクタを使用します。
- 事前作成済みコネクタがなく、API があるシステムと通信するには、[設定] で接続を作成し、HTTP コールアウトを作成します。または、HTTP プロトコルを使用する単純な接続の場合は、HTTP コールアウトアクションを使用します。
- API のないシステムでは、MuleSoft RPA を使用して、グラフィカルユーザーインターフェースを介してデスクトップまたは Web アプリケーションを操作します。
フローを実行するタイミングの決定
課題とその解決策がわかったところで、次はロボットのように考えましょう。自動化の実行を開始するタイミングを指定する必要があります。これはトリガーと呼ばれます。自動化の種別ごとにトリガー方法が異なります。たとえば、レコードが作成、更新、削除されたときにレコードトリガーフローを開始できます。特定した課題があるビジネスプロセスのステップについて考えます。多くの場合、自動化を開始するタイミングはその時です。
- ユーザーが ToDo を完了するのを忘れたり、時間がない場合、ToDo を完了する直前に何が起こるのでしょうか?たとえば、ミーティング後にレコードを更新する場合、トリガーはミーティングの終了です。
- オンラインフォームを使用している場合、トリガーはフォームが送信されたときです。
- 既存のレコードの項目を使用してレコードを作成している場合、トリガーは既存のレコードの更新時に発生する可能性があります。
| 何かを実行する場合: | トリガーの使用: | 次のフロー種別を使用します。 |
|---|---|---|
| 新しいケースが作成されたとき。 | レコードが作成されたとき。 | レコードトリガー |
| リードの状態項目が変更されたとき。 | レコードが更新されたとき。 | レコードトリガー |
| レコードが作成または更新されたとき。 | 取引先が作成されるか、取引先の優先度項目が変更されたとき。 | レコードトリガー |
| レコードが削除されたとき。 | 取引先責任者が削除されたとき。 | レコードトリガー |
| 見積が作成された 1 週間後。 | 一定時間後。 | レコードトリガー。注意: スケジュール済みパスを追加する |
| 毎週土曜日の午前 0 時。 | 指定された時間と頻度で。 | スケジュールトリガー |
| 顧客がフロー画面に連絡先情報を入力し、[次へ] ボタンをクリックしたとき。 | ユーザーがフォームのボタンをクリックしたとき。 | 画面 |
| 従業員が従業員レコードの [Request PTO (PTO を要求)] ボタンをクリックすると、フォームが開いて入力できます。 | ユーザーがクイックアクションボタンをクリックしたとき。 | 画面 |
| ユーザーが商談をクローズした後に [Complete Sale (販売を完了)] ボタンをクリックし、レコードの更新や関係者へのメール送信など、バックグラウンドの自動化を開始する場合。 | ユーザーがカスタムボタンまたはリンクをクリックしたとき。 | 自動起動 |
| メインフロー内での反復を減らすために、フローが同じ実行中のインスタンス内で別のフローを実行したとき。 | 別のフローによってコールされたとき。 | 自動起動または画面 |
| 商談のフェーズへの変更により Apex クラスがトリガーされたとき (これにより、自動起動フローがトリガーされる)。 | Apex コードによってコールされたとき。 | 自動起動 |
| 統合プリンターのインクが不足し、プラットフォームイベントメッセージを公開する。 | プラットフォームイベントメッセージが受信されたとき。 | プラットフォームイベントトリガー |
| NetSuite で取引先責任者レコードが更新され、接続された Salesforce 組織で関連付けられた取引先責任者レコードが更新されたとき。 | フローのスケジュール済みポーリングによって外部システムの変更が見つかった場合。 | 外部システム変更トリガー |
| ファイルが取引先レコードに添付されたとき。 | フォーム送信などの自動化イベントが受信されたとき。 | オートメーションイベントトリガーフロー |
完了するフローのアクションの特定
フローを開始するタイミングを決定したら、次のステップは、フローがトリガーされた後に何を実行するかをフローに指示することです。フローで実行する必要のある特定のアクションを判断するには、特定したソリューションを使用します。
- ユーザーが何かを忘れた場合、ToDo レコードを作成してユーザーに通知します。
- ユーザーが ToDo を完了する時間がない場合は、別のレコードの項目値を使用してレコードを自動的に更新または作成します。
- データ入力が多すぎたり、入力ミスがあった場合は、顧客にオンラインフォームに自分の情報を入力してもらいます。
- 顧客を把握できなくなった場合は、レコード所有者がフォローアップする ToDo レコードを作成します。または、一定時間後に優先度の高いケースレコードを作成します。
フローの例: メールの送信
- 課題: 営業担当が新規顧客を歓迎するメールを忘れている。
- ソリューション: 新しい取引先責任者に自動的にメールを送信します。
- トリガー: 取引先責任者が作成された後。
- 対応策: 新しい取引先責任者にお知らせメールを送信します。
このフローの作成方法については、「フローの例: フローからのメールの送信」を参照してください。
このフローの作成方法をSalesforceエンジニアが説明する動画をご覧ください。
フローの例: 収集した情報からレコードを作成する
- 課題: 顧客との通話中に、エージェントは新商品に対する顧客の関心を捉えようと奔走します。多くの場合、見づらい付箋や迷子になっている付箋を使用します。
- ソリューション: ケースレコードページに埋め込まれたオンラインフォームを使用して、基本情報をすばやく取得し、新しい商談を作成します。エージェントは、通話を終了する前に顧客に情報を確認できます。
- トリガー: エージェントがオンラインフォームを送信したとき。
- 対応策: オンラインフォームを使用して情報を収集し、エージェントがフォームを送信するときに商談レコードを作成します。
フローの例: メールとレコードの更新のスケジュール
- 課題: 顧客のメンバーシップを追跡できない。メンバーシップの有効期限が切れる前に顧客に通知されないため、更新の機会を失います。
- ソリューション: 有効期限が切れる 1 か月前からメンバーシップを更新するように顧客に通知します。
- トリガー: メンバーシップレコードの有効期限が近づいているかどうかを毎日チェックします。
- 対応策: メンバーシップの有効期限が近づいたときに顧客にメールを送信します。メンバーシップフェーズを [待機中] に更新して、更新待機中のメンバーシップを把握します。
フローの例: 外部システムからの Salesforce レコード作成の自動化
- 課題: 現在、営業担当が外部システムである NetSuite でレコードを作成しているため、この新しいデータを Salesforce に統合するためのプロセスが手動で遅延することがよくあります。
- ソリューション: 外部システムで新しいレコードが作成されるたびに Salesforce で対応するレコードを自動的に作成する外部システム変更トリガーフローを実装します。
- トリガー: NetSuite に新しい取引先責任者レコードが作成されました。
- アクション: NetSuite 取引先責任者からの関連情報が入力され、Salesforce に新しいリードレコードが自動的に作成されます。
このフローの作成方法については、「外部システム変更後の Salesforce レコードの作成の例」を参照してください。
MuleSoft for Flow: Integration の設定方法とシステム間の自動接続の作成方法の概要については、「Get Started with MuleSoft for Flow: Integration (フロー用 MuleSoft: Integration の使用開始)」を参照してください。
フローの例: Salesforce からの外部システムレコードの作成の自動化
- 課題: 当社の履行センターでは外部システムである NetSuite を使用して販売注文を処理し、営業チームは Salesforce で追跡しています。Salesforce から NetSuite に販売注文を手動で入力すると、不一致、注文の欠落、不完全なデータが生じる可能性があります。
- ソリューション: Salesforce で新規顧客の注文が作成されると NetSuite で新しい販売注文が自動的に作成される外部アクションを使用して、Salesforce フローを実装します。
- トリガー: Salesforce で新しい顧客注文が作成されました。
- 対応策: NetSuite で新しい販売注文レコードが自動的に作成され、Salesforce 注文の関連情報が入力されます。これにより、注文を完了するための正確かつタイムリーなデータが履行センターに届きます。
このフローの作成方法については、「Use Records to Trigger Actions in External Systems Example (外部システムでのレコードを使用したアクションのトリガーの例)」を参照してください。
フローの例: レガシーシステムからのデータの抽出
- 課題: 顧客データが API アクセスのない従来のデスクトップアプリケーションに存在する。従業員は手動で情報をコピーして Salesforce に貼り付けるため、時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。
- ソリューション: MuleSoft RPA を使用して従来のアプリケーションからデータを抽出し、フローから Salesforce レコードを作成します。
- トリガー: ユーザーがレコードページのボタンをクリックしてデータ抽出プロセスを開始したとき。
- アクション: 従来のアプリケーションを開き、顧客データに移動して情報を抽出し、フロー内から対応する Salesforce レコードを作成する MuleSoft RPA プロセスをコールします。
フローの例: ドキュメントからデータを抽出する
- 課題: 従業員が何百もの請求書やフォームのデータを Salesforce に手動で入力していますが、これには時間がかかり、ミスが発生しやすくなります。
- ソリューション: MuleSoft for Flow: IDP を使用して、ドキュメントからデータを自動的に抽出し、レコードを作成します。
- トリガー: ドキュメントが特定の場所にアップロードされたとき、またはレコードが作成されたとき。
- 対応策: ドキュメント処理設定を作成し、[ドキュメントからデータを抽出] アクションを使用して関連情報を抽出し、レコードを作成または更新します。
補完的な自動化ツール
より複雑なビジネス課題がありますか?次の追加の自動化ツールを検討してください。
| 次の場合: | 次に例を示します。 | このツールを使用すると、次のようになります。 |
|---|---|---|
| 組織で複数のレベルでレコードを承認する。 | 従業員の有給休暇申請レコードを審査および承認するための 2 レベルの管理。 | フロー承認プロセス |
| 一意のビジネス条件に合わせて調整した提案とアクションをユーザーに提示する。 | サービス契約を締結していない顧客にサービス契約を提案するようエージェントに要求。 | Einstein Next Best Action |
| 複数のフローを調整し、複数のチームまたは個人に割り当てる。 | HR、財務、および採用チームが関連する採用プロセスの自動化。 | フローオーケストレーション |
| スケジュールトリガーフローで許可されている以上の数のレコードに対して操作を実行する。 | 600,000 件の取引先責任者を一度にすべて更新。 | Apex の一括処理 |
| CPU 使用率の高い操作を実行する。 | 非常に複雑な割引率を計算。 | Apex |
この記事で問題は解決されましたか?
ご意見をお待ちしております。
