公開グループと個人グループ

次の 2 種類のグループがあります。

• 公開グループ - 管理者と代理管理者が公開グループを作成できます。公開グループを使用して、1 つのロールでは対応できない社内のさまざまな場所のユーザーとのレコードの共有を合理化します。たとえば、同じ商談レコードを異なる地域の営業担当と共有し、それぞれに個別のロールがあるとします。個人ユーザーにもアクセス権が必要です。個別の共有ルールを作成する代わりに、これらのすべてのロールと共有ルール対象として機能する個々のユーザーを追加した 1 つの公開グループを作成できます。公開グループは、次の方法で使用できます。
  • 共有ルールに基づいたデフォルトの共有アクセスを設定するには
  • 他のユーザーとレコードを手動で共有する
  • レポートおよびダッシュボードフォルダーへのアクセス権
  • リストビューを共有する
  • Salesforce CRM Content ライブラリに複数のユーザーを追加するには
  • Salesforce Knowledge の特定のアクションにユーザーを割り当てる
• 個人グループ —各ユーザーは、共有の直接設定を使用して個人で使用するグループを作成できます。公開グループの場合は、適切な権限を持つユーザーによる設定が必要です。たとえば、ユーザーは個人グループを作成して、特定のプロジェクトを担当するチームのサブグループとレコードを共有できます。個人グループは Salesforce Classic でのみ使用できます。

外部 Experience Cloud サイトユーザーを公開グループに含めることもできます。たとえば、特定のレコードを異なる取引先に関連付けられているパートナーユーザーと共有する必要があります。公開グループを作成し、必要なすべてのパートナーユーザーを追加してから、この公開グループを対象とする 1 つの共有ルールを作成します。各取引先のパートナーユーザーのロールを対象とする複数の共有ルールを作成する必要はありません。

ヒント 権限セットグループは、ユーザーではなく権限セットで構成されます。権限セットグループは、職務やタスクに基づいて権限セットをまとめます。権限セットグループとその使用理由についての詳細は、「権限セットグループ」を参照してください。

• 公開グループに関する考慮事項
  ユーザー数が多い組織の場合、公開グループを作成するときに次のヒントを考慮してパフォーマンスを最適化してください。
• グループメンバー種別
  各種の内部および外部ユーザーがさまざまなグループ種別を使用できます。
• 公開グループの作成と編集
  公開グループを作成して、レコードやその他の機能へのユーザーのアクセス権を設定します。管理者と代理管理者のみが公開グループを作成および編集できます。
• 公開グループアクセス概要の表示
  [公開グループアクセス概要] では、共有ルール、レポートフォルダーとダッシュボードフォルダー、およびこの公開グループを使用してアクセス権を付与するリストビューを確認できます。追加された他の公開グループも表示できます。公開グループは、この概要に記載されていない他の機能で参照できます。
• 公開グループのメンバーシップの管理
  公開グループでは、ユーザー、他のグループ、ロール、ポータルロールなどのメンバーを割り当てたり削除したりできます。公開グループメンバーシップを管理する場所は、行っている更新の種類によって異なります。
• [グループ] リストの表示
  グループとグループメンバーに関する情報を表示および編集します。
• レポートを使用した公開グループメンバーの監視
  すべてのユーザー、ロール、ロール、テリトリー、その他のグループを表示します。公開グループメンバーに関するレポートを作成する前に、カスタムレポートタイプを作成します。
• マネージャーグループとのレコードの共有
  共有ルールまたは共有の直接設定を使用して、管理チェーンの上位または下位に移動するレコードを共有します。
• 個人グループの作成と編集
  個人グループを使用すると、レコードを他のユーザーと簡単に手動で共有できます。Salesforce Classic では、すべてのユーザーが自分の個人グループを作成および編集できます。Lightning Experience では非公開グループは使用できません。