詳細情報:
レポートとダッシュボードの拡張フォルダー共有
拡張フォルダー共有では、新しいユーザー権限が導入され、既存のレポートおよびダッシュボードに対する各ユーザーのアクセス権が変更されます。
拡張フォルダー共有の相違点
拡張フォルダー共有では、フォルダーの定義方法と、レポートとダッシュボードへのアクセス権の決定方法が従来のフォルダー共有とは異なります。また、レポートフォルダーおよびダッシュボードフォルダーに対する一部の権限が拡張フォルダー共有では変更されます。
拡張フォルダー共有ではフォルダーの作成が容易になります。
フォルダー内のレポートとダッシュボードへのアクセス
拡張フォルダー共有の 3 つのアクセスレベルによって、共有フォルダーでレポートとダッシュボードを操作する方法が決まります。
| 「従来のフォルダー共有」 | 拡張フォルダー共有 |
フォルダーを作成する場合、フォルダーを「参照のみ」または「参照・更新」として指定し、フォルダーに次のいずれかのアクセス種別を割り当てます。
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フォルダーを共有する場合、選択したユーザー、グループ、ロール、またはこれらの組み合わせに対して「参照」、「編集」、または「管理」アクセス権を指定します。 ユーザー権限によっては、一部のユーザーは、フォルダーの共有時に付与されたアクセスレベルで示されている以外の操作を行うことができます。 次の表に、各アクセスレベルの機能を示します。 |
拡張フォルダー共有のフォルダーアクセス機能
レポートおよびダッシュボードの権限
拡張フォルダー共有では一部のユーザー権限が異なります。拡張フォルダー共有が有効になると、Salesforce は次の表で示されているとおりに権限を更新します。レポートおよびダッシュボードの権限の完全なリストは、「レポートおよびダッシュボードの共有に関するユーザー権限」を参照してください。
特別なフォルダー
従来のフォルダー共有と拡張フォルダー共有で次のフォルダーは同じです。名前のみが異なります。従来のフォルダーへのアクセス権を持つユーザーは、拡張フォルダー共有へのアップグレード後も引き続き同じアクセス権を持ちます。
| 従来のフォルダー共有のフォルダー名 | 拡張フォルダー共有のフォルダー名 |
| 未整理公開レポート | 公開レポート |
| 私の非公開カスタムレポート | 非公開レポート |
| 私の非公開ダッシュボード | 非公開ダッシュボード |
| 会社のダッシュボード | 会社のダッシュボード |
拡張フォルダー共有の有効化による影響
拡張フォルダー共有を有効にすると、次のようになります。
- すべてのユーザーが、共有しているレポートフォルダーおよびダッシュボードフォルダーへの「参照」アクセス権を取得します。
- フォルダーを明示的に共有していない場合や、「参照」アクセス権しか持っていない場合も、「公開フォルダーのレポートを管理」または「公開フォルダーのダッシュボードを管理」を持つユーザーはすべてのダッシュボードフォルダーまたはレポートフォルダー (他のユーザーの非公開フォルダーを除く) を管理できます。
- アップグレードの一環として「私のレポートを編集」または「私のダッシュボードを編集」権限を取得していないユーザーは、共有しているフォルダーでレポートおよびダッシュボードを編集できなくなります。「編集」アクセス権を復元するには、「公開フォルダーのレポートを管理」権限または「公開フォルダーのダッシュボードを管理」権限を持つ会社のシステム管理者が特定のフォルダーの「管理」アクセス権をユーザーに割り当てることができます。次に、このユーザーがこのフォルダーへの「参照」、「編集」、または「管理」アクセス権を他のユーザーに割り当てることができます。
フォルダーアクセス権の変更点
次の表に、拡張フォルダー共有を有効にした場合のフォルダーアクセス権の変更点の概要を示します。
| 「参照のみ」または「参照・更新」公開アクセス権があり、かつ次のような従来のフォルダー | 拡張フォルダー共有へのアップグレード後 |
|---|---|
| すべてのユーザーがアクセス可能 | フォルダーは公開グループ「すべての内部ユーザー」と共有されます。このグループにはこのフォルダーへの「参照」アクセス権があります。 組織でカスタマーポータルが有効になっている場合、すべてのカスタマーポータルユーザーとすべてのパートナーポータルユーザーもこのフォルダーへの「参照」アクセス権を取得します。 |
| すべてのユーザーから非表示 | このフォルダーは誰とも共有されません。「公開フォルダーのレポートを参照」権限または「公開フォルダーのダッシュボードを参照」権限を持つユーザーはフォルダーの内容を参照できます。「公開フォルダーのレポートを管理」権限または「公開フォルダーのダッシュボードを管理」権限を持つユーザーはフォルダーを編集および管理できます。 |
| 指定した公開グループ、ロール、およびロールと下位ロールのみがアクセス可能 | このフォルダーは各グループおよびロールと共有されます。グループおよびロールは「参照」アクセス権を受け取ります。 |
例
次の例では、拡張フォルダー共有と従来のフォルダー共有のしくみを比較しています。
例 1: レポートまたはダッシュボードへの編集アクセス権の復元
従来のフォルダー共有では、Sally はユーザー権限「ダッシュボードの管理」および「すべてのデータの参照」を持っていますが、Tim は「すべてのデータの参照」しか持っていません。Sally と Tim はダッシュボードを作成して「参照・更新」フォルダーに保存しています。拡張フォルダー共有を使用すると、Sally にユーザー権限「公開フォルダーのダッシュボードを管理」および「ダッシュボードフォルダーを作成」が自動的に付与されます。Tim にはユーザー権限「公開フォルダーのダッシュボードを参照」のみが付与されます。Sally は自分と Tim が作成したダッシュボードを参照および編集できますが、Tim は参照しかできません。Sally はこのフォルダーへの「管理」アクセス権を持っているため、「編集」アクセス権を Tim に付与できます。2 人は引き続きダッシュボードに関するコラボレーションができるようになりました。
例 2: 中断のない編集アクセス権
Tara には、従来のフォルダー共有のユーザー権限「ダッシュボードの管理」があります。Tara はダッシュボードを作成して「参照・更新」フォルダーに保存します。拡張フォルダー共有では、Tara にユーザー権限「私のダッシュボードを編集」が付与されます。Tara は「参照」アクセス権しかなくても、引き続きフォルダーで自分のダッシュボードを編集できます。また、作成した新しいダッシュボードをこのフォルダーに保存することもできます。ただし、フォルダーに保存されている他のユーザーのダッシュボードは編集できません。
