活動レポート

活動レポートの特殊機能

活動レポートを実行するときは、次の点に留意してください。

標準レポート

• HTML メール追跡を有効にしている場合は、HTML メール状況レポートを選択します。このレポートには、送信したリードおよび取引先責任者の [HTML メール状況] 関連リストに記載されている情報が表示されます。
• レポートに記録されている複数個人の行動だけを対象とするには、[被招集者が関連する行動] レポートを選択します。被招集者が関連する行動の標準条件は次のとおりです。
  • 任命先... — 自分が所有する複数個人の行動だけが表示されます。
  • 任命先が...のチーム — 自分のチームのメンバーが所有する複数個人の行動が表示されます。
  • 被招集者が... — 自分を被招集者として表示する複数個人の行動だけが表示されます。
  • 被招集が...のチーム — チームのメンバーが被招集者として表示されている複数個人の行動が表示されます。
• [私の代理承認申請一覧] レポートには、自分が代理承認申請者であるすべての承認申請が表示されます。
  

  メモ [未承認申請一覧] レポートは、活動レポートフォルダーに表示されます。
• Professional Edition、Enterprise Edition、Unlimited Edition、Performance Edition、および Developer Edition の組織で、部下にあたるユーザーの活動を表示するには、[ToDo と予定] レポートに記載されている [階層] リンクを使用します。
  

  メモ 表示できるのは、自分が所有する活動と、ロール階層内で自分よりも下位のユーザーが所有する活動だけです。
• 組織で Shared Activities を使用している場合は、レポート (カスタムレポートタイプおよび ToDo と行動レポートを含む) 結果の表示が権限によって異なります。たとえば、行動に関するレポートを作成する場合で、レポート結果に、2 人以上の取引先責任者に関連し、招待者も存在する行動が含まれているとします。システム管理者の場合は、主取引先責任者の行動と招待者ごとの別個の行動がレポート結果に示されます。システム管理者でない場合は、主取引先責任者の 1 つの行動のみが表示されます。

  ユーザーは、次のいずれかのガイドラインに該当する場合に活動の下位行動にアクセスできます。

  • ユーザーが活動の所有者または階層で所有者よりも上位にいる。
  • ユーザーが 1 つの親レコードまたは取引先責任者にアクセスできる。
• [ToDo & 行動] レポートタイプと [期日] 項目によるグループ化を使用してレポートを作成する場合、レポートでは ToDo レコードの期日のみが考慮され、行動レコードの期日は無視されます。そのため、行動レコードの実際の期日に関係なく、すべてのレコードが ToDo レコードの期日でグループ化されます。ToDo と行動は両方とも活動オブジェクトの一部ですが、主従関係ではなく独立して処理されるため、この動作が発生します。そのため、レポートでは行動レコードの期日値に対して個別のグループが作成されず、データが不正確になる可能性があります。レポートでは、ToDo レコードと行動レコードの両方の期日値でレコードをグループ化することをお勧めします。正確なグルーピングを実現するには、ToDo と行動に対して個別のレポートを作成するか、クロス条件を使用してカスタムレポートタイプを使用することを検討してください。

レポートタイプ

• レポートビルダーを使用して、他のレコードタイプに関連する活動を表示する活動レポートを作成できます。たとえば、リードが関連するカスタム活動レポートには、リードと関連付けられている活動が表示されます。
• リードが関連する活動レポートでは、[町名・番地 1]、[町名・番地 2]、および [町名・番地 3] 項目のデータが表示されません。
• 活動のカスタムレポートタイプには、[割り当て先] 参照のユーザー固有の項目 (住所、役職、カスタムユーザー項目など) は含まれません。
• [割り当て先] 項目は、ユーザー、カレンダー、またはグループレコードを参照できる多態的なルックアップです。レポートの安定性を確保するため、レポートタイプでは 3 つのオブジェクトすべてに共通する項目のみを選択できます。
• Shared Activities が有効になっている場合、レポートで考慮されるのはリレーションのみのため、活動を使用して作成されたカスタムレポート (取引先責任者に関連する活動など) に子行動レコードは表示されません。

  ToDo や行動などのレポートでは、子行動を含むすべてのレコードが考慮されるため、親と子両方の行動レコードが返されます。

活動レポートのヒント

• ある複数個人の行動について、ユーザーに送られるミーティングへの招集を抽出するには、「被招集行動フラグが 0 に等しい」という検索条件を設定します。
• アーカイブ済みの活動はレポートに表示されません。1 年以上経過した行動や完了した ToDo はアーカイブされます。ただし進行中の ToDo はアーカイブされません。レコードの詳細ページの [活動履歴] セクションにある [すべて表示] を選択して、レコードのアーカイブされた活動を表示できます。
• 非公開取引先責任者の活動は、取引先責任者の所有者のレポートにのみ表示されます。
• 活動レポートの標準検索条件により、次のオプションを使用してレポート結果を絞り込むことができます。これらのオプションの一部は、エディションによって表示されない場合があります。
  • 私の活動 — 自分が所有する活動が表示されます。
  • 私の代理活動 — 自分が作成したが、他の誰かが所有している活動が表示されます。その所有者は、ロール階層で自分と同じまたはそれ以下のロールになります。
  • 私のチームの活動 — ロール階層内で自分の上司にあたるユーザーが所有する活動が表示されます。
  • すべての活動 — 自身の共有モデルの判断に従って、表示可能なすべての活動が表示されます。
• 活動レポートの結果が多すぎるというエラーメッセージが表示された場合は、レポートをカスタマイズして、選択リスト、テキスト、または日付項目に条件を適用します。あるいは、[取引先が関連する活動] または [商談が関連する活動] など、異なる活動データの種別を使用してレポートをもう一度実行します。