Salesforce CRM Content の概要

Salesforce CRM Content は、以下の作業を使い勝手のよい機能で行うことによりコンテンツ管理を簡略化します。

整理

Salesforce CRM Content では、コンテンツを検索しにくいフォルダにファイルを保存するのではなく、ライブラリと呼ばれる完全に検索可能なファイルリポジトリに保存します。システム管理者は、部署名、職務、チームなどの分類に基づいて複数のライブラリを作成し、ライブラリ内のコンテンツに対するユーザー権限を設定してセキュリティを確保します。著者は、タグと呼ばれる説明ラベルを割り当てて、ライブラリにとらわれないコンテンツの分類と整理に役立てます。特定のタグに属するすべてのコンテンツのリストを表示したり、タグに基づいて検索結果を絞り込んだりできます。Salesforce CRM Content には、非公開ライブラリも用意されています。これにより、デスクトップ上の乱雑さを軽減できると同時に、ドキュメントの検索やバージョン管理などのコンテンツ管理機能を使用できます。

検索

強力な Salesforce CRM Content の検索エンジンが、タイトル、説明、タグ、カテゴリデータ、著者名などのコンテンツプロパティに加えて、ドキュメントの本文全体をスキャンします。主要コンテンツ、ファイル形式、著者、タグ、ライブラリ、カスタム項目によって検索対象を絞り込み、結果をさまざまな詳細レベルで表示できるため、関連コンテンツをすばやく簡単に見つけることができます。組織で Chatter が有効になっている場合、Chatter ファイル別に検索結果を絞り込むこともできます。ダウンロード、コメント、評価、および登録者を表す「スマートバー」グラフィックで、検索結果内のドキュメントを比較できます。

登録

ファイルの確認後、そのファイルを登録しておくと、新バージョンが公開されたときやそのファイルのプロパティに変更が加えられたときにメール通知を確実に受信できます。また、著者、タグ、およびライブラリを登録することによって、新しいコンテンツや更新されたコンテンツの検索にかかる時間を短縮できます。通知メールは、設定に応じてリアルタイムまたは 1 日に 1 回受信します。

プレビュー

Salesforce CRM Content では、参照するサイズの大きいドキュメントをダウンロードする必要はありません。ドキュメントが Microsoft PowerPoint、Word、Excel、または Adobe® PDF ファイルである場合、そのドキュメントをダウンロードすることなく、ブラウザーでファイル全体をプレビューすることができます。ファイルの一定の側面がプレビューに表示されないことがあります。著作権で保護されている PDF はプレビューできません。

寄稿

Salesforce CRM Content では、新規または修正ファイルを迅速かつ簡単にアップロードできます。ファイルまたは Web リンクのアップロード処理時に、ライブラリとレコードタイプの選択、説明の記述、タグの割り当て、カスタム項目の入力を行い、コンテンツを分類および定義します。バージョン管理のためにファイルのチェックインやチェックアウトを確認する必要はなく、新バージョンをアップロードするだけで、Salesforce CRM Content がコンテンツの詳細ページからアクセス可能なバージョンリストを保持します。ファイルの過去のバージョンのダウンロードや、著者が新バージョンに記述した変更理由コメントを読むことができます。

使用状況のレビューとフィードバックの提供

Salesforce CRM Content は、コンテンツが読み手にとって価値があるかどうかを判断するための方法をいくつか提供しています。コンテンツの主要マークを使用することで、検索結果が見やすくなります。ファイル、Web リンク、または Google ドキュメントに対して賛成または反対投票を行い、コメントを追加することにより、コンテンツの改善に直接参加できます。ファイル、リンク、またはドキュメントを登録したユーザーやそれらのファイルがダウンロードされた回数を参照することもできます。[レポート] タブでは、Salesforce CRM Content データに関する標準レポートやカスタムレポートを作成できます。コンテンツ配信機能が有効になっている場合は、コンテンツを同僚、リード、取引先責任者に送信して、そのコンテンツがプレビューまたはダウンロードされた回数を追跡できます。

Salesforce でのコンテンツ共有

Salesforce CRM Content は、リード、取引先、取引先責任者、商談、ケース、商品、およびカスタムオブジェクトと統合できます。たとえば、Salesforce CRM Content 機能が [商談] タブで利用可能であれば、商談の詳細ページにある項目を使用して、その商談と関連のあるファイルを検索できます。必要に応じて、検索結果を掘り下げるか、さらに検索を実行して、ファイルをその商談に添付できます。それにより詳細ページよりファイルの最新版を利用できます。