Salesforce CRM Content の設定
Salesforce CRM Content を組織で設定し、コンテンツライブラリを有効にして権限を設定します。
必要なエディション
| 使用可能なインターフェース: Salesforce Classic および Lightning Experience の両方 |
| 使用可能なエディション: Essentials、Contact Manager、Group、Professional、Enterprise、Performance、Unlimited、および Developer Edition |
| 必要なユーザー権限 | |
|---|---|
| ライブラリ権限を作成、編集、または削除する | コンテンツ権限の管理 または 「Salesforce CRM Content の管理」 |
| ページレイアウトとレコードタイプを作成、編集、または削除する | 「ファイルのレコードタイプおよびレイアウトの管理」 または 「Salesforce CRM Content の管理」 |
| コンテンツ項目を作成する | コンテンツのプロパティの管理 または 「Salesforce CRM Content の管理」 |
| ライブラリを作成する | ライブラリの作成 または 「Salesforce CRM Content の管理」 |
| ライブラリを編集または削除する | 「Salesforce CRM Content の管理」 |
- [設定] から、[クイック検索] ボックスに「Salesforce CRM Content」と入力し、[Salesforce CRM Content]、[Enable Salesforce CRM Content] の順に選択します。
-
次のいずれかの方法で機能ライセンスを割り当てて、Salesforce CRM Content へのアクセス権をユーザーに付与します。
- 機能ライセンスをユーザーに自動的に割り当てるには、[設定] から、[クイック検索] ボックスに「Salesforce CRM Content」と入力し、[Salesforce CRM Content] を選択して、[既存ユーザーと新規ユーザーに機能ライセンスを自動割り当て] を選択します。
- 機能ライセンスを手動でユーザーに割り当てるには、[設定] から、[クイック検索] ボックスに「ユーザー」と入力し、[ユーザー] を選択してユーザー名の横にある [編集] をクリックします。[Salesforce CRM Content ユーザー] チェックボックスをオンにして、[保存] をクリックします。
- Salesforce CRM ContentユーザーにSalesforce CRM Contentユーザー権限が有効になっていることを確認します。ユーザー権限には、「Salesforce CRM Content の管理」、「ライブラリの作成」、「コンテンツ権限の管理」、「コンテンツプロパティの管理」、「ファイルのレコードタイプとレイアウトの管理」、「アップロードされたファイルと個人コンテンツの配信」が含まれます。ライブラリ項目をメールの添付ファイルとして追加するには、ユーザーがライブラリのメンバーである必要があります。「アップロードされたファイルと個人コンテンツの配信」ユーザー権限を持つユーザーは、個人ライブラリからコンテンツ配信を作成できます。このユーザー権限は、共有ライブラリからコンテンツを配信する機能には影響しません。
- 「新規ライブラリ」ウィザードを使用して、ライブラリを作成し、メンバーをライブラリに追加して、メンバーにライブラリ権限を割り当てます。ライブラリへのアクセス権は、ライブラリ内のユーザーアクセス権を決定する権限グループであるライブラリ権限で制御できます。ライブラリを使用するには、ユーザーにライブラリ権限が割り当てられている必要があります。すべての新規組織には、ライブラリ管理者、著者、閲覧者の 3 つのライブラリ権限が含まれます。
- コンテンツを分類して定義します。コンテンツ項目を作成してページレイアウトに割り当てます。デフォルトフィールドは、[説明]、[タグ]、および [タイトル] です。たとえば、「レビュー担当者」という名前の項目を作成する場合、カスタムコンテンツ項目はレビュー担当者候補の名前を含む選択リストになります。
- カスタムページレイアウトを作成するか、デフォルトのページレイアウトを変更します。ページレイアウトはカスタム項目のコンテナであり、公開プロセス中に使用可能な項目と、コンテンツの詳細ページでの項目の表示方法を決定します。複数のページレイアウトとレコードタイプを作成し、コンテンツ項目をいずれかまたはすべてのページレイアウトに割り当てることができます。たとえば、営業ユーザーとマーケティングユーザーがコンテンツに関する異なる情報を記録する場合、営業とマーケティングのページレイアウトとレコードタイプを作成できます。[関連キャンペーン] 参照項目を作成し、[マーケティング] ページレイアウトとレコードタイプにのみ追加する場合、アップロードプロセス中に [セールス] レコードタイプを選択したユーザーはキャンペーンを選択できません。
- ライブラリを作成する前に、保存するファイルを確認して、必要なライブラリの数と各ライブラリに属するコンテンツを判断します。ユーザーには、ライブラリに基づいてコンテンツへのアクセス権が付与されます。
- Salesforce CRM Contentユーザーが多数の場合は、ユーザーを個別にライブラリに追加するのではなく、公開グループを作成してそのグループをライブラリに追加します。
- リード、取引先、取引先責任者、商談、ケース、製品、またはカスタムオブジェクトに対してSalesforce CRM Content機能を有効にするには、[関連コンテンツ]関連リストを適切なページレイアウトに追加します。
- Web 形式のコンテンツを同僚、リード、または取引先責任者に送信して Salesforce レコードに関連付けるには、リード、取引先、取引先責任者、商談、ケース、キャンペーン、またはカスタムオブジェクトのページレイアウトに [コンテンツ配信] 関連リストを追加します。
- ユーザーが Salesforce でサポートされる言語で公開、編集、検索できるようにするには、[設定] から、[クイック検索] ボックスに「Salesforce CRM Content」と入力し、[Salesforce CRM Content] を選択して、[複数言語検索と寄稿を有効化] をクリックします。
- Salesforce CRM Content は、カスタマーポータルおよびパートナーポータルから入手できます。
- Salesforce CRM Content 項目はすべて、Salesforce コンソールで主タブとして表示されます。
次のベストプラクティスを考慮してください。
- Salesforce オブジェクトの [関連コンテンツ] 関連リストを使用している場合、カスタムコンテンツ項目をオブジェクトの標準項目とカスタム項目に合わせて検索の精度を高めます。関連リストの [コンテンツの検索] ボタンをクリックすると、コンテンツがレコードのフィールドと照合され、関連コンテンツを含む検索結果が表示されます。
- コンテンツが一貫して分類されるようにするには、寄稿者と一貫したタグ名を定義します。たとえば、「channel」と「channels」などのタグが同じライブラリに含まれないように、最初にタグ名を設定します。
- タグをあまり使用しないでください。検索エンジンはユーザーが特定のコンテンツを検索しやすく、タグはユーザーが参照および登録できるようにします。過剰なタギングは、不要なものを乱雑にします。
- タグ名の変更も削除もできません。ドキュメントからタグを除外できますが、タグは削除されません。
- タグでは、大文字小文字は区別されません。大文字と小文字が異なる場合でも、2 つのタグに同じ名前を付けることはできません。元のタグの大文字・小文字が常に使用されます。
- 価値のあるコンテンツを強調表示して見つけやすくするには、コンテンツの詳細ページで「主要」としてマークします。主要コンテンツは、検索結果の類似コンテンツよりも優先度が高く、[ライブラリ] タブに表示されるため、簡単にアクセスできます。コンテンツを機能させるには、ユーザーのライブラリ権限で [機能コンテンツ] オプションをオンにする必要があります。
- 組織で Google ドキュメントを使用している場合は、ライブラリメンバーに Google ドキュメントをライブラリに追加するように促します。Salesforce CRM Content に Google ドキュメントを含めると、ユーザーは 1 か所からあらゆる種別のコンテンツにアクセスし、投票、コメント、登録などの Salesforce CRM Content 機能を Google ドキュメントに適用できます。
この記事で問題は解決されましたか?
ご意見をお待ちしております。
