承認者とやりとりするステップの作成
承認ステップを作成して、フロー承認プロセスを特定のユーザー、グループ、キューに割り当てます。承認ステップでは、割り当てられた承認者が関連付けられたフローを実行するかどうかに関係なく承認または却下できる作業項目が生成されます。[プロセスの自動化設定] でメール承認応答を有効にすると、承認者はメールで承認作業項目を完了できます。
必要なエディション
| フロー承認プロセスでサポートされるエディションを表示します。 |
| 必要なユーザー権限 | |
|---|---|
| Flow Builder でフロー承認プロセスを開く、編集する、または作成する | 「フローの管理」 |
| [すべてのフロー承認プロセスを管理] タイルを表示する | 承認デザイナー |
| 作業ガイドまたは [承認作業項目] リストビューで割り当てられた承認作業項目を完了する | 「フローの実行」 |
承認申請に関連付けられたオーケストレーション実行では、実行する承認ステップごとに承認作業項目が作成されます。
フロー承認プロセスでは、承認ステップによって呼び出される画面フローに approvalDecision という名前のテキスト出力変数を含める必要があります。「承認ステップで実行するアクションの選択」を参照してください。
承認ステップの割り当て済みユーザーの [ユーザー] 項目には、内部ユーザーとログイン情報のある Experience Cloud サイト訪問者が含まれます。承認ステップをユーザーまたはログイン情報サイト訪問者に割り当てる場合、レビュー中のレコードへの必要なアクセス権が訪問者にあることを確認します。
『オーケストレーション作業ガイド』の承認ステップを完了するには、内部ユーザーがレビュー中のレコードの内部 Salesforce Lightning レコードページにアクセスする必要があります。同様に、ログイン情報のある Experience Cloud サイト訪問者は、Aura サイトまたは LWR サイトでレビュー中のレコードのオブジェクト詳細ページにアクセスする必要があります。
フロー承認プロセスでオムニチャネルルーティングを使用するには、オムニチャネルを設定し、少なくとも 1 つのキューを承認作業項目オブジェクトに関連付けます。次に、承認ステップをそのキューに割り当てて、オムニチャネルウィジェットで承認者に通知します。
承認ステップでコールする画面フローを作成、テスト、有効化します。評価フローを使用してステップの開始または完了を制御する場合は、評価フローの作成、テスト、有効化も行います。
親承認申請に関連付けられたオーケストレーションの実行が実行され、承認ステップが開始されると、承認作業項目が作成されます。承認作業項目が作成されると、割り当てられた承認者と代理承認者にデフォルトのメール通知が送信されます。関連付けられた承認ステップを設定するときに、メール通知をカスタマイズできます。承認者とその代理人が通知メールを受信できるようにするには、[承認者への承認作業項目割り当てメールの送信] を有効にします。「承認メール通知の管理」を参照してください。
- 承認ステップを追加するフェーズを決定します。
- フェーズ要素で、[+ ステップを追加] をクリックし、[承認ステップ] を選択します。
- 表示ラベル、API 参照名、説明を入力します。
-
(省略可能) [ステップを開始するタイミングを選択] で、条件を選択します。
- フェーズの開始時にステップを自動的に開始するには、[フェーズの開始時にステップを開始します] を選択します。
- 別のステップが完了した後にステップを開始するには、[別のステップが [完了] とマークされたら、ステップが開始します] を選択します。次に、最初に完了するステップの名前を入力します。
- ステップを開始する前に満たすべき要件を最大 10 個指定するには、[指定された要件が満たされたら、ステップを開始します] を選択します。次に、要件を設定します。
- 複雑な要件を使用してステップの開始時期を決定するには、[指定された評価フローが True を返した場合、ステップが開始します] を選択します。次に、有効な評価フローを選択します。
-
[実行するアクションを選択] で、ステップで実行する
approvalDecisionという名前のテキスト出力変数を含む有効な画面フローを選択します。選択したフローの必須入力の値またはリソースの API 参照名を指定します。「承認ステップで実行するアクションの選択」を参照してください。
ヒント 承認者は、関連付けられた画面フローを実行せずに承認作業項目を承認または却下できます。画面フローが実行されない可能性があるため、承認の決定に必要な情報のみを含めます。他のアクションを実行するには、承認ステップの後にバックグラウンドステップを使用します。 -
[承認者を選択] で、割り当て種別を選択します。
- ユーザーを指定するには、[ユーザー] を選択します。
- 通常の公開グループを指定するには、[グループ] を選択します。
- キューであるグループを指定するには、[キュー] を選択します。
- 承認申請に関連付けられたオーケストレーションの実行時にユーザーのユーザー名、グループの API 参照名、またはキューの API 参照名を含むリソースを指定するには、[リソース] を選択します。
-
割り当てられたユーザー、グループ、またはキューを指定します。
- [ユーザー] を選択した場合は、内部ユーザーまたはログイン情報のある Experience Cloud サイト訪問者の名前を検索し、リストから選択します。
- [グループ] を選択した場合は、グループの表示ラベルを検索してリストから選択します。
- [キュー] を選択した場合は、キューの表示ラベルを検索してリストから選択します。
- [リソース] を選択した場合は、承認申請に関連付けられたオーケストレーションの実行時に、割り当て先のユーザー名、グループの API 参照名、またはキューの API 参照名が含まれる変数の API 参照名を選択します。
重要 [リソース] で [$User] を選択しないでください。$User グローバル変数は、フロー承認プロセスがシステムコンテキストで実行されているときにシステムユーザーに評価されます。承認ステップをシステムユーザーに割り当てることはできません。 - (省略可能) このステップの承認作業項目が作成されたときに承認者とその代理人にカスタムメール通知を送信するには、[通知メールのカスタマイズ] を選択します。パーソナライズされたメールの件名と本文のテキストテンプレートを作成し、件名と本文の API 参照名を入力します。または、メールの件名と本文のテキストを入力します。
-
(省略可能) 承認ステップをグループに割り当てた場合は、[全員一致の承認が必要] を選択して、すべてのグループメンバーがステップを承認することを要求します。
全員の承認がある場合、オーケストレーションの実行で各グループメンバーの子承認作業項目と親承認作業項目が作成されます。詳細は、「承認ステップでの承認ステップの割り当て種別」を参照してください。
-
[アクションを完了する場所を選択] で、承認するレコードの ID が含まれる変数の API 参照名を選択します。
- 承認申請に関連付けられたオーケストレーションの実行が実行され、承認ステップが開始されたときにレビュー中のレコードをロックするには、[レコードをロック] を選択します。承認者またはその代理人が承認ステップを完了すると、レコードは自動的にロック解除されます。
- ロックされたときに承認者が確認中のレコードを更新できるようにするには、［Allow approvalr to edit the locked record］ を選択します。
-
(省略可能) [ステップを完了するタイミングを選択] で、条件を選択します。
- 承認者またはその代理人が関連付けられた作業項目を完了したときにステップを完了するには、[割り当てられたユーザーが画面フローを完了したら、ステップは完了とマークされています] を選択します。
- ステップを完了する前に満たすべき要件を最大 10 個指定するには、[指定された要件が満たされたら、ステップは完了とマークされます] を選択します。次に、要件を設定します。
- 複雑な要件を使用してステップを完了する前に満たすには、[指定された評価フローが True を返すと、ステップは完了とマークされます] を選択します。次に、作成、テスト、有効化した評価フローを選択します。
- 作業内容を保存します。
