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ゲストユーザーのファイルのベストプラクティスと考慮事項
Experience Cloud サイトユーザーがレコード上のファイルを表示するには、そのレコードへのアクセス権が必要であり、レコードファイルの表示設定でサイトユーザーが許可されている必要があります。ファイルの共有詳細ページの [顧客アクセス] スイッチを使用して、レコード上の個々のファイルの表示を顧客に許可できます。ユーザー、Chatter グループ、およびトピックと共有されたファイルは、そのファイルの共有元オブジェクトと同じ共有モデルに従います。ライブラリ内のファイルをサイトユーザーに公開できますが、そのユーザーをライブラリのメンバーとして追加する必要があります。
Experience Cloud サイトユーザーとファイルを共有するロジックは、ゲストユーザーにも適用されます。ゲストユーザーがオブジェクトにアクセスできる場合、ファイルの表示設定でサイトユーザーが許可されていれば、ゲストユーザーはそのオブジェクトと共有されているファイルにアクセスできます。
ファイルへのアクセス権をゲストユーザーに付与するには、このサイトの設定「Chatter での公開 API 要求へのアクセスを許可」を使用します。
メモ
- ゲストユーザーは、メモと添付ファイルを表示できますが、[ファイル] 関連リストは表示できません。([メモと添付ファイル] 関連リストには Salesforce ファイルが表示されます)。
- ゲストユーザーがアップロードしたファイルには、「閲覧者」アクセス権のみを設定できます。
- ゲストユーザーは、ファイル (自分が所有するファイルを含む) を削除できません。
- コンテンツ配信と公開リンクを作成できるユーザーの権限を確認し、ビジネスニーズを満たしていることを確認します。
- ライブラリのメンバーシップと権限を確認し、ビジネスニーズを満たしていることを確認します。
- ユーザーと公開グループの両方をコンテンツライブラリのメンバーとして追加できます。公開グループは、アクセスを許可するユーザーの範囲外にアクセス権が拡大されるリスクがあります。
- 誰がライブラリ管理者かを確認する。システム管理者は、ライブラリメンバーをさらに追加することができます。
- 誰がグループに属し、将来追加されるメンバーの種別がわかっている場合以外は、ライブラリに公開グループを追加しない。
- コンテンツ配信の作成が許可されるライブラリ権限 (「コンテンツの配信」権限) を確認する。
- ゲストユーザーがライブラリのファイルを表示できるようにするには、そのライブラリに関連付けられた公開グループにゲストユーザーを追加します。
- アセットファイルをフォルダーが含まれないアセットライブラリに追加し、アセットライブラリがゲストユーザーに表示されるように設定します。メモ アセットライブラリのコンテンツフォルダーにアクセスできるのは Salesforce CRM Content ユーザーのみです。
- 意図しないファイルが公開されていないことを確認します。
- レコードのファイル表示設定を監査します。
- ContentVersion をエクスポートして組織内のすべてのファイルのリストを取得します。ContentDocumentLink をエクスポートして、ファイルが共有されているすべてのレコードと、レコードへの共有に対するファイルの表示設定を確認します。メモ ファイルごとに、所有者に対する 1 つの共有や異なるレコードに対する複数の共有など、複数の共有が表示されます。所有者に対する共有などの一部の行では、表示を AllUsers に設定できますが、この設定ではサイトユーザーにアクセス権が付与されません。表示が AllUsers に設定されているレコードのみに対する共有は、そのレコードにアクセスできるサイトユーザーがその関連ファイルにアクセスできることを意味します。
- Salesforce では、アップロードされた画像から地理位置情報は削除されません。
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