Einstein 活動キャプチャを使用したイベント出席者の同期方法

被招集者が同期するとき

イベント被招集者の詳細が同期されるタイミング:

• イベント主催者は、イベントを Einstein 活動キャプチャと同期するように設定されている Salesforce ユーザーです。
• イベント被招集者が Salesforce ユーザー、取引先責任者、またはリードである。

たとえば、行動主催者が Salesforce で行動を作成するときに、Salesforce ユーザー、取引先責任者、またはリードである被招集者を招待できます。被招集者項目が同期されます。Salesforce レコードと一致しない被招集者は外部被招集者であり、主催者の外部 Microsoft または Google カレンダーから行動に招待されている必要があります。この場合、Salesforce では一致するものがないため、被招集者項目は Salesforce に同期されません。

Einstein活動キャプチャでは、イベントごとに最大50人の被招集者が同期されます。

重要

Chatter Free ユーザーは、イベントの被招集者になることはできません。Chatter Free ライセンスは、Salesforce ライセンスを所有していないが、Chatter にアクセスする必要があるユーザー向けです。これらのユーザーは、ユーザー、プロファイル、グループ、およびファイルなどの Chatter の標準項目にアクセスできますが、Salesforce オブジェクトやデータにはセキュリティ上の理由でアクセスできません。

主催者と出席者の行動の同期方法

Salesforce では、イベントの主催者と参加者で同じイベントでも環境が異なります。

• 行動は、行動主催者の同期方向に従って同期されます。そのため、システム管理者は個人ではなくチーム全体で行動同期を設定することをお勧めします。そうしないと、行動を同期するように設定されていない行動主催者が、行動を同期するように設定されている被招集者を招待したときに、その被招集者に予期しない同期動作が発生します。たとえば、ミーティング主催者が Exchange または Google で行動を作成したが、行動の受信を同期するように設定されていないとします。主催者がユーザーをイベントの被招集者として招待する。被招集者は、行動のスタンドアロンバージョンをカレンダーに表示できます。
• イベント主催者は、任意のイベント項目を表示および編集できます。主催者が行動に加えた変更は、出席者に表示されます。
• 行動主催者が被招集者の Microsoft カレンダーから行動を削除しても、その行動の相手方は被招集者の Salesforce カレンダーから削除されません。
• 被招集者は行動の詳細を表示したり、行動のリマインダーを編集したり、行動を非公開としてマークしたりできます。
• 被招集者が Salesforce カレンダーから行動を削除すると、行動は被招集者の Salesforce カレンダーからのみ削除されます。被招集者の名前は行動の [作成者] 項目と [最終更新者] 項目に保存されます。

主催者が同期設定にない場合のイベントの同期方法

行動主催者が行動を同期するように設定されていない場合、被招集者が行動を同期するように設定されていると、被招集者に予期しない同期動作が発生します。

• 行動主催者が Salesforce で行動を作成すると、同期参加者の Salesforce カレンダーに行動のスタンドアロンバージョンが表示されます。行動は Salesforce から参加者の外部カレンダーには同期されません。
• 主催者が外部カレンダーで行動を作成すると、行動は外部カレンダーから出席者の Salesforce カレンダーに同期されます。Salesforce では、各被招集者はイベントの主催者であり、他の被招集者は表示されません。被招集者は行動項目を編集できますが、その編集内容は外部カレンダーに同期されません。主催者が外部カレンダーから行動を更新すると、主催者の編集によって被招集者の編集が上書きされ、Salesforce に同期されます。これにより、被招集者に最新のミーティングの詳細が表示されます。

イベント同期を使用してイベントオーガナイザーを設定に追加した場合の動作

• イベント主催者が同期するように設定されると、新しい同期イベントが作成されます。イベント主催者に新しい同期イベントが表示されます。重複を避けるため、イベントのスタンドアロンバージョンを使用している出席者には同期イベントは表示されません。主催者が新しい同期行動に新しい参加者を追加すると、スタンドアロン行動の参加者に重複が表示されます。すべてのミーティング参加者が外部カレンダーの行動に表示されます。
• システム管理者がイベント主催者と参加者の同期をリセットした後に、Salesforce に重複が表示されることがあります。

被招集者への招待の送信方法

Lightning Experience または Salesforce モバイル アプリケーションで作成されたイベントの場合、イベントの招待とキャンセルは、メール アプリケーションから参加者にメールで送信されます。Salesforce Classic で作成された行動の場合、Salesforce は招待とキャンセルを送信します。

行動への招待への参加者の回答は、Salesforce から外部カレンダーには同期されません。被招集者は、Lightning Experience および Salesforce モバイルアプリケーションでイベント招待に応答できません。Salesforce Classic で出席状況が上書きされないようにするには、「Microsoft または Google カレンダーからのイベント招待に応答する方法」を参照してください。

被招集者としてのイベント被招集者の Salesforce レコードとの照合方法

同期された受信イベントの被招集者のメールアドレスは、ユーザー、取引先責任者、リードレコードの順序で照合されます。ユーザーレコードと取引先責任者レコードでは、項目レベルの暗号化は、メールアドレスの標準項目とカスタム項目のどちらをオンにするかに影響します。

ユーザーレコードまたは取引先責任者レコードの標準メールアドレス項目で項目レベルの暗号化が有効になっている場合、標準メール項目とカスタムメール項目が被招集者と一致するかどうかがチェックされます。

標準メールアドレス項目の暗号化が無効になっている場合、標準メール項目のみがユーザーレコードと取引先責任者レコードで一致がチェックされます。カスタムメール項目はチェックされません。

リードレコードでは、標準項目とカスタム項目は常に被招集者メール一致のチェックに含まれます。

同期イベントから被招集者を削除した場合の動作

次のシナリオでは、意図せずに行動の同期から被招集者が削除される可能性があります。

• オーガナイザーが [双方向]、[Exchange から Salesforce]、または [Google から Salesforce] のいずれかの同期方向で設定され、ユーザーが Salesforce ユーザーアカウント、取引先責任者、またはリードから一致するメールアドレスを変更するか削除する。
• Salesforce ユーザーがプライマリ (別名) 以外のメールアドレスを使用して設定されている。

ただし、元の被招集者は、これらの両方の条件が true の場合に意図的に削除されたにもかかわらず、同期イベントに招待されたままでいられます。

• 主催者が Microsoft または Google イベントのメールアドレスを、元の Salesforce ユーザー、取引先責任者、リードと一致しないアドレスに置き換えます。
• ユーザーが Microsoft または Google のイベントでメールアドレスを追加し、そのメールアドレスがカスタムメール項目に元の被招集者のメールアドレスがあるレコードと一致する。