ユーザーによる重複レコードの作成の防止

営業担当がレコードの作成または編集を行っているとき、入力されたデータが既存のレコードと重複する場合にアラートを表示します。または、営業担当が既存のレコードへのアクセス権を持っているかどうかに関係なく、重複レコードの作成を完全にブロックします。重複ルールを有効化して、設定をカスタマイズします。

必要なエディション

使用可能なインターフェース: Lightning Experience および Salesforce Classic

使用可能なエディション: Essentials Edition、Professional Edition、Enterprise Edition、Performance Edition、Unlimited Edition、および Developer Edition

必要なユーザー権限
重複ルールおよび一致ルールを表示する	「設定・定義を参照する」
重複ルールおよび一致ルールを作成、編集、削除、有効化、無効化する	「アプリケーションのカスタマイズ」

法人取引先、取引先責任者、リードでは、標準重複ルールがデフォルトで有効になります。Summer '17 より前に作成された組織の場合、ルールは初めから有効になっています。個人取引先の重複ルールを使用するには、まず個人取引先を有効にしてから、[設定] で個人取引先の一致ルールと重複ルールを有効化します。

次に、重複ルールを使用して重複を処理する 3 つの方法を、リードを例に説明します。

営業担当が重複するリードを作成し始めたときにアラートを表示する。
[設定] で、[クイック検索] ボックスを使用して [重複ルール] を検索します。[Standard Lead Duplicate Rule (標準リード重複ルール)] がアラートを表示するように設定されていることを確認します。

リードの標準重複ルールが有効になった状態で、営業担当がリードの作成を開始したとします。営業担当によって入力された電話番号が Salesforce にすでに存在するリードの電話番号と一致すると、ルールによって重複が検出され、営業担当にアラートが表示されます。ルールはアラートを表示するように設定されているが、重複をブロックするようには設定されていないため、営業担当はリードを保存することもできます。または、[View Duplicates (重複の参照)] をクリックして、代わりに既存のレコードを表示できます。
この例では、営業担当が作成を開始したリードは、他の 2 つのリードと 1 つの取引先責任者の複製です。Lightning Experience には最大 15 件の重複レコードが表示されます。
メモ Salesforce Classic では、ユーザーがクイックアクションを使用して取引先を作成した場合には、重複レコードを表示したり、重複している新規レコードを保存したりすることはできません。この条件は、[作成時のアクション] を [許可] に設定してある場合でも適用されます。
営業担当による重複するリードの作成をブロックする。
[リードの標準重複ルール] で、[許可] ではなく [ブロック] を選択します。

リードの標準重複ルールが重複をブロックするように設定されている場合、営業担当はクリックによってリードの重複を表示することはできますが、新しいリードを保存することはできません。
参照する権限のないレコードの重複を営業担当が作成できないようにする。
重複ルールで、[共有ルールを適用] を [共有ルールをスキップ] に変更します。

共有ルールをスキップするように重複ルールが設定されていると、所有権に関係なく、すべての重複候補が対象となります。営業担当がレコードの作成を開始し、そのレコードが営業担当のアクセス権が及ばないレコードと重複するとします。この場合、営業担当にアラートが表示され、[作成時のアクション] 設定に応じて重複が許可またはブロックされます。ただし、営業担当がアクセス権を持たないレコードは表示されません。