フィールドサービスレコードへのアクセスの制限
Field Service 管理パッケージをインストールすると、作業指示、作業指示品目、サービス予定オブジェクトの組織の共有設定が [公開/参照・更新可能] に設定されます。そのため、他のユーザーが所有するレコードであっても、すべてのユーザーがこれらのレコードを表示および更新できます。ただし、ほとんどの Field Service ユーザーは、これらのレコードへのアクセスを制限して、チームメンバーに自分に関連するレコードのみが表示されるようにします。たとえば、管理するサービステリトリーのサービス予定にのみアクセスできる派遣担当者などです。
必要なエディション
| 使用可能なインターフェース: Salesforce Classic (一部の組織で使用可能) および Lightning Experience の両方 |
| Agentforce Field Service および Operations のコア機能、管理パッケージ、モバイルアプリケーションは、Enterprise Edition、Unlimited Edition、および Developer Edition で使用できます。 |
| 必要なユーザー権限 | |
|---|---|
| フィールドサービスレコードへのアクセスを制限する | Field Service のシステム管理者権限 |
これは Field Service 管理パッケージの機能です。
Field Service オブジェクトへのデフォルトのアクセス権の制限
コア Field Service オブジェクト (作業指示、作業指示品目、サービス予定、サービスリソース、サービステリトリー) へのデフォルトのアクセス権を制限します。
- [設定] から、[クイック検索] ボックスに「共有設定」と入力し、[共有設定] を選択します。
- [編集] をクリックします。
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[デフォルトの内部アクセス権] 列で、アクセスを制限するオブジェクトに [非公開] を選択します。
[デフォルトの内部アクセス権] が [非公開] または [公開/参照のみ] であるときに、割り当て済みサービス予定を Experience Cloud サイトユーザーと共有する場合は、[デフォルトの外部アクセス権] も [非公開] または [公開/参照のみ] に設定します。[デフォルトの内部アクセス権] 設定が [公開/参照・更新可能] である場合、Experience Cloud サイトユーザーに割り当て済み予定が表示されるのは、外部設定が [公開/参照・更新可能] で、リソースへの共有割り当てが有効である場合に限られます。
- 変更を保存します。
公開グループとの Field Service オブジェクトレコードの共有
サービス予定、作業指示、サービステリトリー、サービスリソースを公開グループと共有するための機能を設定します。サービスリソース、サービステリトリー、サービス予定、作業指示、作業指示品目オブジェクトで非公開共有モデルを使用する場合、派遣担当者またはコールセンター担当者は、管理テリトリー内のサービスリソースとサービス予定のレコードにアクセスできる必要があります。
- [Field Service 設定] で、[共有] を選択し、[スケジュール済みジョブ] を選択します。
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[Enable User Territories Sharing (ユーザーテリトリー共有の有効化)] を選択します。
サービステリトリーが作成されると、[設定] でその名前で公開グループが作成され、サービステリトリーは公開グループと共有されます。また、サービステリトリーが定義されたサービス予定が作成されると、予定に関連付けられたサービステリトリーと予定を共有する共有ルールが作成されます。この共有プロセスにより、テリトリーの公開グループのメンバーであるユーザーは、共有されているレコードにアクセスできます。
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[Share parent Work Order when Service Appointment is shared (サービス予定を共有するときに親作業指示を共有)] を選択します。
このオプションにより、作業指示が前のステップで作成した [サービステリトリー公開] グループと共有されます。
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[Automatically populate user groups based on User Territory (ユーザーテリトリーに基づいてユーザーグループを自動入力)] を選択します。
ユーザーテリトリーレコードが作成されると、レコードで定義されたユーザー (通常は特定のテリトリーを管理するコールセンター担当者または派遣担当者) が、レコードで定義されたテリトリーに対応する公開グループに追加されます。このプロセスでは、そのサービステリトリーの公開グループと共有されているすべてのレコードへのアクセス権をユーザーに付与します。
ユーザーテリトリージョブの設定
サービスリソースは、テリトリー割り当て期間に基づいて公開グループに追加するか、公開グループから削除するかを決定するために、初期および定期的な評価が必要です。Field Service には、共有するサービス予定の評価を促進するユーザーテリトリージョブ機能があります。
- [ユーザーテリトリー] の横にある [+] アイコンをクリックして [ユーザーテリトリージョブ] メニューを展開し、[有効] が選択されていることを確認します。
- 共有を確認するテリトリーを選択します。各ジョブのテリトリーは 200 件を超えないように制限します。
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[Time Horizon (時間範囲)] の値を日数で選択します。
[Time Horizon in days (期間 (日数)] 項目では、リソースのテリトリーメンバーシップを、テリトリーに関連付けられた公開グループとどの程度事前に共有する必要があるかを決定します。そのため、その公開グループのメンバーであるユーザー (コールセンター担当者と派遣担当者) は、サービスリソースレコードにどの程度前からアクセスでき、Classic ディスパッチャーコンソールのガントチャートでリソースを確認できます。たとえば、派遣担当者が管理するテリトリーのテリトリーメンバーシップの 7 日前に派遣担当者とサービスリソースを共有するには、[7] を選択します。
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[Time Horizon (時間範囲)] の値 (日数 (過去)) を選択します。
[Time Horizon in days (Backwards) (期間 (日数 (過去))] 項目では、リソースのテリトリーメンバーシップの終了後、リソースをそのテリトリーに関連付けられた公開グループと共有する必要がある期間を決定します。たとえば、派遣担当者にガントチャート上の前週のスケジュールでのサービスリソースの作業が表示されるようにするには、[7] を選択します。8 日を過ぎると、派遣担当者にサービスリソースやそのスケジュールが表示されなくなります。
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ジョブの [頻度] 設定を定義します。
- ［Recurring］ を選択します。
- [月] セクションですべての月を選択します。
- [Specific Hour (特定時間)] を選択し、[Hour (時間)] 項目と [Minute (分)] 項目に値を入力してジョブを実行するタイミングを定義します。作業日中にレコードアクセス権が変更されないように、ジョブを作業時間外に実行することをお勧めします。たとえば、ジョブが午前 0 時に実行されるように、[時間] 項目に 0、[分] 項目に 0 を選択します。ジョブの実行頻度を定義するには、[繰り返し時間] を選択し、上下矢印を使用して間隔を選択します。
- ジョブを実行する頻度を設定します。サービステリトリーメンバーシップが頻繁に変更される場合は、[曜日] を選択し、各平日を選択してテリトリーメンバーシップを毎日評価します。サービステリトリーメンバーシップが頻繁に変更されない場合は、ジョブの実行頻度を減らすようにスケジュールできます。[日] を選択し、非稼働日 ([Sat (土曜日)] など) を選択して、30 日に 1 回ジョブを実行します。
- 変更を保存します。
- 必要に応じて、「今すぐ実行」をクリックして、公開グループとの間で送受信されるサービスリソースの共有レコードを再評価および更新します。
サービステリトリーの公開グループへの派遣担当者とコールセンター担当者の追加
コールセンターの担当者と派遣担当者に、管理するレコード (作業指示、作業指示品目、サービス予定、サービスリソース、サービステリトリー) へのアクセス権を付与します。
- アプリケーションランチャーで、[ユーザーテリトリー] を見つけて開きます。
- [新規] をクリックします。
- サービステリトリーを選択します。
- そのテリトリーの公開グループのメンバーとして追加するユーザーを選択します。
ユーザーはそのテリトリーの公開グループに追加され、公開グループと共有されているすべての作業指示、サービス予定、サービスリソース、その他のレコードにアクセスできます。
Field Service リソースの共有の設定
これらの設定によって、派遣担当者は予定とそれに関連する情報に対するアクセス権を、予定の詳細を最終決定するまで制御できます。
- [設定] から、[クイック検索] ボックスに「Field Service 設定」と入力し、[Field Service 設定] を選択します。
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次のいずれかのオプションを選択します。設定の情報アイコンにマウスポインターを置くと、詳細が表示されます。
- 割り当て済みサービス予定を割り当て済みリソースと共有する
- サービス予定の親作業指示を割り当て済みリソースと共有する
- サービスクルーメンバーにサービス予定の編集を許可
- 変更内容を保存します。
Field Service オブジェクトの共有に関する考慮事項
オブジェクトの共有を開始する前に、いくつかの考慮事項を確認してください。
一般的な考慮事項
- サービスリソースがサービス予定から削除されると、そのサービス予定のみについて共有が削除されます。親作業指示の共有は保持されます。
- カスタマイズされた共有ロジックを使用する場合、サービスリソースのスケジュールを編集できるように、すべての派遣担当者に各自のテリトリー内のすべてのサービス予定に対する「参照のみ」アクセス権だけでなく「参照・更新」アクセス権を付与する必要があります。
- 予定がキャンセルされると、そのサービス予定を表示できるのは、サービス予定の所有者と、ユーザーテリトリーオブジェクトに基づく関連派遣担当者のみです。
- 派遣担当者にレコードへのアクセス権を付与するために、テリトリー間で情報を共有したり、カレンダーを同期して不在などの行動を含めたりすることができます。
- 一部の Salesforce 組織では、Field Service Admin アプリケーションに同様の共有オプションがあります。アプリケーションの共有設定は無効にして [設定] の設定を使用することをお勧めします。
- 共有オブジェクトの所有者を変更すると、サービステリトリー公開グループのこのオブジェクトの共有が削除され、オブジェクトの [サービステリトリー] 項目を更新した場合にのみ再適用できます。サービス予定オブジェクトの場合、予定を別のリソースに再スケジュールすることもできます。
- [Field Service 設定] | [共有] | [スケジュール済みジョブ] | [ユーザーテリトリーの共有を有効化] または [Field Service 設定] | [派遣] | [スケジュール済みジョブ] | [サービス予定が派遣されたときに割り当てられたユーザーにメンション] のいずれかの設定が有効になっている場合、サービス予定の状況が変更されるたびに非同期共有ジョブを実行できます。
サービスリソース共有 (ユーザーテリトリージョブ) に関する考慮事項
- ユーザーテリトリー共有が有効で、[ユーザーのテリトリーに基づいてユーザーグループを自動入力] オプションが選択されている場合、ユーザーテリトリー Apex ルールによって次のアクションが実行されます。
- サービステリトリーを作成すると、同じ名前の公開グループが作成されます。公開グループは ServiceTerritoryShare オブジェクトに追加されます。
- ユーザーテリトリーレコードを作成すると、そのユーザーはそのサービステリトリーの公開グループに追加されます。
- そのサービステリトリーを使用したサービス予定を作成すると、レコードにアクセス権を付与するために ServiceAppointmentShare オブジェクトに公開グループが追加されます。
- そのテリトリーのサービス予定が共有されると、関連する親レコード (取引先、納入商品、商談、作業指示、および作業指示品目など) も共有されます。サービス予定レコードとその親レコードは、関連付けられた公開グループとそのユーザーで共有されます。予定の親レコードが作業指示品目の場合、関連付けられた作業指示も共有されます。必要に応じて、[共有] の [スケジュール済みジョブ] の [Field Service 設定] で、予定の共有時に共有される親オブジェクトを選択します。たとえば、作業指示を共有するが取引先は共有しない場合は、[サービス予定の共有時に親作業指示を共有する] をオンにし、[サービス予定の共有時に親取引先を共有する] をオフにします。
- ユーザーテリトリー共有が有効になっていない場合、またはサービステリトリーレコードを作成したときに共有設定が非公開でなかった場合は、手動で共有レコードを作成する必要があります。
- 公開グループ名は一意である必要があります。たとえば、公開グループのいずれかと同じ名前のキューがあると、ユーザーテリトリー共有は機能しません。
- サービス予定がユーザーテリトリーなしで作成されている場合、Field Service のデフォルトの公開グループに関連付けられます。このデフォルトのグループにより、ユーザーはテリトリーが関連付けられていなくてもサービス予定および作業指示にアクセスできます。Field Service はユーザーをこの公開グループのメンバーとしてすべてのユーザーテリトリーに追加します。派遣担当者は、ガントチャートを絞り込んだり、テリトリーに関連付けられていないサービス予定を表示したりできます。
- 派遣担当者がリソースのスケジュールを管理するためには、サービスリソースのプライマリサービステリトリーに対する共有設定が必要です。
John はニュージャージーのサービステリトリーの派遣担当者です。ユーザーテリトリーレコードでは、ニュージャージーのフィールドサービスレコードにアクセスできます。Madison はペンシルバニアサービステリトリーの派遣作業員ですが、8 月 1 日にニュージャージーテリトリーに異動します。
Madison の異動を反映するには、Madison のペンシルバニアサービステリトリーメンバーレコードに 7 月 31 日の終了日を追加します。次に、Madison のニュージャージーサービステリトリーメンバーレコードを作成し、開始日を 8 月 1 日とします。
ペンシルバニアやニュージャージーなど、すべてのサービステリトリーで毎日実行されるように設定されたユーザーテリトリー共有ジョブでは、ユーザーがアクセスする必要があるレコードを計算します。このジョブの逆方向の対象期間は 1 日に設定されているため、John は Madison がニュージャージーでの勤務を開始する 1 日前に Madison のフィールドサービスレコードにアクセスできるようになります。
