テンプレートと動的項目
テンプレートを利用することで、コピーと貼り付けの時間を節約し、ビジネスプラクティスを標準化して、Salesforce データを最大限に活用できるようになります。Salesforce テンプレートデータメンションまたは差し込み印刷構文を使用することで、埋め込まれているテンプレートに Salesforce レコードのデータを自動的に入力できます。
必要なエディション
| 使用可能なインターフェース: Lightning Experience |
Salesforce テンプレートデータメンションとは
Salesforce テンプレートデータメンションを使用すると、オブジェクトマネージャーに移動してオブジェクトの項目名を探すことなく、テンプレートの Salesforce レコード項目のプレースホルダーをテンプレートに配置できます。Salesforce テンプレートデータメンションは、シンプルな選択リストを使用して、テンプレートから使用できる項目を示します。ユーザーが埋め込まれたテンプレートから文書を作成すると、Salesforce データメンションによってレコードのデータが自動的に入力され、最新の状態に保たれます。
差し込み印刷構文とは
差し込み印刷テンプレートには、作成された文書に、取引先責任者の名前や住所など、自分の Salesforce レコードのデータを表示する差し込み項目と呼ばれる変数があります。ユーザーが埋め込まれたテンプレートから文書を作成すると、現在の Salesforce データが入力されますが、入力されたデータが動的に更新されることはありません。Quip では、Salesforce レコードからデータを自動入力するための基本的な差し込み印刷構文をサポートしています。この構文は、Salesforce オブジェクトに直接含まれる標準項目とカスタム項目をサポートし、1 レベルまで参照項目をサポートします。使用できる差し込み印刷項目は、オブジェクトマネージャーのオブジェクトの項目名の下に表示されています。
Salesforce テンプレートデータメンション機能と差し込み印刷機能
| Salesforce テンプレートデータメンション | 差し込み印刷構文 | |
|---|---|---|
| テンプレートの作成中に Salesforce レコード項目を表示する |
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| 標準項目とカスタム項目をサポートする |
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| テンプレートの作成中に Salesforce 項目名を検索できる |
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| テンプレートあたり最大 250 件の項目と最大 20 件の参照項目をサポートする |
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| 項目をテンプレートに追加するときに、使用できる項目を特定の Salesforce 組織から取得して使用する* |
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| Salesforce で文書を作成すると Salesforce レコード項目データが自動入力される |
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| レコードのデータを使用できない場合は Salesforce データを入力しない |
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| 画像を入力できる |
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| レコードでデータが使用できない場合のカスタムメッセージを追加できる |
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| テンプレートと文書の両方で機能する** |
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| Salesforce データを継続的に更新して文書を最新に保つ |
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| Salesforce データを含むタイトルを Quip で検索できる |
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| Salesforce データを含むタイトルを関連文書コンポーネントとファイルコンポーネントに表示する |
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| Salesforce データを認識できるように個別にスタイルを設定する |
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| Salesforce データにマウスポインターを置いたときにレコードの詳細を表示する |
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| 文書で Salesforce を更新すると、変更内容が自動的に Salesforce に同期する |
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| ミラー化された Salesforce 権限が有効になっている場合、ユーザーが Salesforce でアクセスできるデータのみを表示する |
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*テンプレートデータメンションをテンプレートに追加するときに、データメンションがデータを取得する元となる Salesforce 組織を選択します。そのテンプレートを別の Salesforce 組織のレコードに埋め込むと、データメンションは Salesforce 組織を認識できず、エンドユーザーにはエラーが返されます。
**Salesforce テンプレートデータメンションは、テンプレートでのみ機能します。差し込み印刷構文と通常の Salesforce データメンションは、テンプレート、文書、スプレッドシートで使用できます。
データメンションまたは差し込み印刷を選ぶ場合の考慮事項
一般には、Salesforce テンプレートデータメンションを使用してビジネスプロセスを合理化することをお勧めします。次の場合には、差し込み印刷構文の使用を検討してください。
- テンプレートを Sandbox でテストしてから本番 Salesforce 組織に移行したい場合。Salesforce テンプレートデータメンションを使用したテンプレートは、作成された組織に固定されます。
- ユーザーに入力済みの項目を文書内から更新させたくない場合。
- テンプレートから作成した文書に作成時のデータのみを反映させ、最新の Salesforce データで更新したくない場合。
- ミラー化された Salesforce 権限が有効になっていても、Quip ではユーザーが Salesforce 内でアクセス権を持たない Salesforce データにもアクセスできるようにしたい場合。
- テンプレートではなく文書またはスプレッドシートを埋め込みたい場合。Salesforce テンプレートデータメンションは、テンプレートとしてマークされている文書でのみ機能します。
- Salesforce リストライブアプリケーションのような Salesforce ライブアプリケーションや Salesforce レポートでテンプレートモードを使用したい場合。Template Mode は差し込み印刷構文のみをサポートし、データメンションはサポートしません。
