Verhindern Sie, dass Benutzer doppelte Datensätze erstellen

Wenn Vertriebsmitarbeiter Datensätze erstellen oder bearbeiten, sollten Sie sie warnen, dass die eingegebenen Daten einen vorhandenen Datensatz duplizieren. Oder blockieren Sie Vertriebsmitarbeiter daran, doppelte Datensätze vollständig zu erstellen, unabhängig davon, ob sie Zugriff auf den vorhandenen Datensatz haben oder nicht. Aktivieren Sie Duplikatsregeln und passen Sie die Einstellungen an.

Erforderliche Editionen

Verfügbarkeit: Lightning Experience und Salesforce Classic

Verfügbarkeit: Essentials, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited und Developer Edition

Erforderliche Benutzerberechtigungen
Anzeigen von Duplikats- und Abgleichsregeln:	Setup und Konfiguration anzeigen
Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Aktivieren und Deaktivieren von Duplikats- und Abgleichsregeln:	Anwendung anpassen

Standardmäßige Duplikatsregeln sind für Geschäftsaccounts, Kontakte und Leads standardmäßig aktiviert. Wenn Ihre Organisation vor der Version Summer ’17 erstellt wurde, wurden die Regeln für Sie aktiviert. Wenn Sie Duplikatsregeln für Personenaccounts verwenden möchten, aktivieren Sie zunächst Personenaccounts und dann unter "Setup" den Abgleich und die Duplikatsregeln für Personenaccounts.

Im Folgenden finden Sie drei Möglichkeiten, eine Duplikatsregel zum Verarbeiten von Duplikaten zu verwenden, am Beispiel von Leads.

Warnen Sie Vertriebsmitarbeiter, wenn sie einen doppelten Lead erstellen.
Verwenden Sie unter "Setup" das Feld "Schnellsuche", um nach Duplikatsregeln zu suchen. Stellen Sie sicher, dass die Standard-Duplikatsregel für Leads so festgelegt ist, dass die Benachrichtigung angezeigt wird.

Wenn die Standard-Duplikatsregel für Leads aktiviert ist, nehmen wir an, ein Vertriebsmitarbeiter beginnt mit der Erstellung eines Leads. Der Mitarbeiter gibt eine Telefonnummer ein, die mit der Telefonnummer eines bereits in Salesforce vorhandenen Leads übereinstimmt. Die Regel erkennt das Duplikat und warnt den Mitarbeiter. Der Mitarbeiter kann den Lead speichern, da die Regel so festgelegt ist, dass eine Benachrichtigung angezeigt wird, jedoch keine Duplikate blockiert werden. Alternativ kann der Mitarbeiter auf Duplikate anzeigen klicken, um stattdessen vorhandene Datensätze anzuzeigen.
In diesem Beispiel ist der Lead, den der Mitarbeiter erstellt hat, ein Duplikat aus zwei anderen Leads und einem Kontakt. Lightning Experience zeigt bis zu 15 doppelte Datensätze an.
Hinweis Wenn Benutzer in Salesforce Classic Accounts mithilfe einer Schnellaktion erstellen, können sie keine doppelten Datensätze anzeigen oder den neuen Datensatz speichern, wenn es sich um ein Duplikat handelt. Diese Bedingung gilt auch dann, wenn Sie Aktion beim Erstellen auf Zulassen festgelegt haben.
Blockieren Sie, dass Vertriebsmitarbeiter doppelte Leads erstellen können.
Wählen Sie in der Standard-Duplikatsregel für Leads Blockieren statt Zulassen aus.

Wenn die Standard-Duplikatsregel für Leads auf "Duplikate blockieren" festgelegt ist, kann ein Mitarbeiter auf klicken, um Duplikate von Leads anzuzeigen, aber keinen neuen Lead speichern.
Verhindern Sie, dass Mitarbeiter Duplikate von Datensätzen erstellen, zu deren Anzeige sie nicht berechtigt sind.
Ändern Sie in der Duplikatsregel Freigaberegeln erzwingen zu Freigaberegeln umgehen.

Wenn die Duplikatsregel so festgelegt ist, dass Freigaberegeln umgangen werden, funktioniert sie unabhängig von der Inhaberschaft für alle potenziellen Duplikate. Angenommen, ein Mitarbeiter beginnt mit der Erstellung eines Datensatzes, der einen Datensatz dupliziert, auf den der Mitarbeiter keinen Zugriff hat. Salesforce benachrichtigt den Mitarbeiter und lässt das Duplikat entsprechend Ihrer Einstellung "Aktion beim Erstellen" zu oder blockiert es. Salesforce zeigt jedoch nicht den Datensatz an, auf den der Mitarbeiter keinen Zugriff hat.